校报记者团档案管理制度

PAGE校报记者团档案管理制度一、总则（一）目的为加强校报记者团档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在记者团工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校报记者团全体成员及与记者团工作相关的各类档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：校报记者团档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映记者团的工作实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及敏感信息的档案进行妥善保管。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责校报记者团档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作规范化、标准化。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定向学校档案管理部门移交档案。（二）记者团成员职责1.积极参加档案管理培训，了解档案管理的重要性和基本要求。2.在工作中及时将形成的文件材料整理好，移交档案管理人员归档。3.遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案材料。三、档案类别及归档范围（一）行政管理类1.记者团年度工作计划、总结、报告等。2.记者团会议记录、纪要。3.记者团成员名单、联系方式、考核记录等。4.记者团规章制度、办法、细则等。5.记者团与校内外其他组织的合作协议、合同等。（二）采编业务类1.校报选题策划、采访提纲、稿件初稿、修改稿、定稿等。2.图片、音频、视频等新闻素材。3.校报排版小样、清样、样报等。4.新闻作品获奖证书、荣誉证书等。（三）活动组织类1.记者团组织的各类采访活动、专题报道活动、征文比赛等策划方案、活动总结。2.活动现场照片、视频、新闻报道等资料。3.活动参与人员名单、签到表、活动经费预算及报销凭证等。（四）其他类1.上级部门对记者团工作的批示、指示、表扬信等。2.记者团收到的社会捐赠、赞助等相关材料。3.具有保存价值的其他文件材料。四、档案收集与整理（一）收集1.档案管理人员应定期向记者团成员收集各类文件材料，明确收集范围和时间要求。2.记者团成员应主动将工作中形成的文件材料及时整理好，移交档案管理人员。3.对于重要活动、紧急事件等形成的文件材料，档案管理人员应及时跟踪收集。（二）整理1.档案管理人员按照档案类别和归档范围，对收集到的文件材料进行分类。2.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制文件材料目录，包括文件题名、编号、日期、来源等信息。4.对文件材料进行装订、编页，确保文件的整齐、牢固。五、档案归档与保管（一）归档1.档案管理人员按照整理好的档案分类，将文件材料依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.将档案盒存放在档案柜中，按照档案类别和保管期限进行排列。3.建立档案台账，记录档案的编号、题名、日期、存放位置等信息，便于查询和管理。（二）保管1.档案保管应具备适宜的环境条件，保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案柜应坚固耐用，具有防火、防潮、防虫、防盗功能。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.记者团成员因工作需要查阅档案的，可直接向档案管理人员提出申请。2.校外单位或个人查阅档案的，须经记者团负责人批准，并办理查阅登记手续。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息。2.档案管理人员根据查阅权限进行审核，批准后提供档案查阅服务。3.查阅人应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。4.查阅人如需复印、摘抄档案内容的，须经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈与跟踪1.档案管理人员应跟踪档案的利用情况，了解查阅人对档案的使用效果。2.查阅人在利用档案过程中发现问题或有意见建议的，应及时向档案管理人员反馈。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理人员定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由记者团负责人、档案管理人员及相关业务人员参加。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，确定保管期限。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后进行销毁。2.档案销毁应填写《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应有专人监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案统计与移交（一）统计1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应真实、准确、完整，及时上报相关部门。（二）移交1.按照学校档案管理部门的要求，定期将校报记者团档案移交学校档案馆。2.移交档案时，应编制