员工档案整套管理制度汇编

PAGE员工档案整套管理制度汇编一、总则（一）目的为加强公司员工档案管理，确保员工档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥员工档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本管理制度。本制度适用于公司全体员工，旨在规范员工档案的建立、整理、保管、查阅、借阅和转递等工作流程，保障员工合法权益，促进公司人力资源管理的规范化和科学化。（二）适用范围本管理制度适用于公司各部门及全体在职员工、离职员工的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：员工档案内容必须真实可靠，如实反映员工的个人信息、工作经历、培训情况、考核结果等。2.完整性原则：全面收集员工在各个阶段形成的各类资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保密员工档案内容，防止档案信息泄露，维护员工的隐私和公司利益。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，确保档案管理的科学性和系统性。（四）职责分工1.人力资源部门负责制定和完善员工档案管理制度，并组织实施。负责员工档案的集中管理，包括档案的建立、整理、保管、查阅、借阅和转递等工作。定期对员工档案进行检查和清理，确保档案的质量和安全。为公司各部门提供员工档案信息查询服务，并根据需要提供相关档案资料。2.各部门负责本部门员工档案材料的收集、整理和移交工作，并确保材料的真实性和完整性。配合人力资源部门做好员工档案的查阅、借阅等相关工作。在员工岗位变动、离职等情况下，及时通知人力资源部门办理档案相关手续。二、员工档案内容（一）个人基本信息1.简历：包括个人基本情况、教育背景、工作经历等。2.身份证复印件：清晰反映员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码等基本信息。3.学历证书复印件：涵盖最高学历及相关专业证书，证明员工的教育程度。4.学位证书复印件：如有学位，提供相应的学位证书复印件。5.照片：近期免冠一寸照片，用于档案标识。（二）入职材料1.入职登记表：详细记录员工入职时填写的个人信息、工作经历、求职意向等内容。2.劳动合同：明确员工与公司签订的劳动合同条款，包括工作岗位、工作地点、薪酬待遇、合同期限等。3.入职体检报告：确保员工身体健康，符合公司岗位要求。（三）培训与发展1.培训记录：包括参加公司内部培训、外部培训、在线学习等的培训课程名称、培训时间、培训成绩等信息。2.职业资格证书复印件：员工取得的各类职业资格证书，如专业技术资格证书、职业技能等级证书等。3.学历提升证明材料：如参加学历继续教育取得的相关证书或证明。（四）绩效考核1.年度绩效考核表：记录员工每年的绩效考核结果，包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面的评价。2.月度绩效考核表：如有月度考核，保存相应的考核记录。3.绩效改进计划：针对绩效考核结果不理想的员工，制定的绩效改进计划及实施情况记录。（五）薪酬福利1.工资条：定期保存员工的工资发放记录，包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴、补贴等项目。2.福利申请与发放记录：如社保、公积金缴纳记录，以及其他福利申请和发放的相关凭证。（六）奖惩情况1.奖励记录：公司颁发的各类奖励，如优秀员工奖、创新奖、团队协作奖等，记录奖励名称、奖励时间、奖励原因等。2.惩罚记录：对员工违反公司规章制度的处罚记录，包括警告、罚款、降职、辞退等处罚情况及原因。（七）岗位变动1.岗位调动申请表：员工岗位变动时填写的申请表，说明岗位变动原因、新岗位信息等。2.岗位变动审批文件：记录岗位变动的审批过程和结果。（八）离职手续1.离职申请表：员工离职时提交的申请表，注明离职原因、预计离职时间等。2.离职审批文件：经过各级审批的离职批准文件。3.工作交接清单：员工离职时与接手人员办理工作交接的清单，明确交接的工作内容、文件资料、资产设备等。（九）其他材料1.员工职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划及调整记录。2.员工个人总结：员工定期提交的个人工作总结，反映工作进展、自我评估及未来计划。3.其他与员工工作相关的重要材料：如先进事迹材料、特殊贡献证明等。三、员工档案建立（一）档案建立流程1.新员工入职时，人力资源部门向其发放《员工档案信息登记表》，员工应如实填写个人基本信息、教育背景、工作经历等内容，并签字确认。2.员工所在部门负责收集：员工填写完成后，由所在部门负责收集员工的身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、照片等相关材料，并进行初步审核，确保材料真实、完整。3.材料移交：部门审核无误后，将收集到的材料移交至人力资源部门。人力资源部门对移交的材料进行再次审核，并按照档案内容分类整理，建立员工个人档案。4.档案编号：人力资源部门为每位员工的档案分配唯一的编号，编号应遵循一定的规则，便于管理和查询。1.档案建立时间：新员工档案应在入职后[X]个工作日内建立完成。2.档案内容补充：员工在工作过程中如有新的材料产生，如培训证书、绩效考核结果、奖惩记录等，应及时提交至所在部门，部门审核后移交人力资源部门补充至员工档案。四、员工档案整理（一）整理原则1.分类清晰原则：按照档案内容进行分类，如个人基本信息、入职材料、培训与发展、绩效考核、薪酬福利、奖惩情况、岗位变动、离职手续等类别，确保档案资料有序存放。2.顺序规范原则：每个类别内的档案材料按照时间顺序或重要程度排列，便于查阅和管理。3.材料齐全原则：检查每份档案材料是否完整，如有缺失应及时补充或说明原因。（二）整理方法1.装订成册：对于纸张较多的类别，如绩效考核表、培训记录等，应进行装订成册，并在每册首页编制目录，注明材料名称、日期、页码等信息。2.编目编号：为每份档案材料编制编号，编号应与档案编号相对应，并在档案材料上加盖编号章或注明编号。同时，建立档案目录清单，详细记录每份档案材料的编号、名称、日期、存放位置等信息，方便查询。3.电子化管理：除纸质档案外，建立员工档案电子数据库，将档案内容录入系统，实现档案信息的电子化管理。电子档案应与纸质档案内容一致，并定期进行备份，确保数据安全。（三）整理周期1.定期整理：人力资源部门应每年对员工档案进行一次全面整理，确保档案资料的完整性和规范性。2.动态整理：在员工岗位变动、离职等情况下，及时对档案进行整理和更新，确保档案信息与员工实际情况相符。五、员工档案保管（一）保管要求1.安全保密：设立专门的档案保管室，确保档案存放环境安全，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案保管室应配备专人负责管理，严格限制无关人员进入。2.分类存放：按照档案类别和编号顺序，将员工档案分类存放在档案柜中，并在档案柜上标明档案类别和编号范围，便于查找。3.标识清晰：对每份档案材料进行清晰标识，注明员工姓名、档案编号、材料名称、日期等信息，方便快速定位和识别。（二）保管期限1.永久保管：员工的个人基本信息、劳动合同、学历证书、学位证书等重要文件应永久保管。2.定期保管：其他档案材料的保管期限根据其性质和重要程度确定，一般为[X]年至[X]年不等。具体保管期限如下：培训记录、绩效考核表、薪酬福利记录等保存[X]年。奖惩记录、岗位变动记录、离职手续等保存[X]年。（三）档案销毁1.销毁条件：档案保管期限届满后，由人力资源部门对需要销毁的数据进行鉴定，确认已无保存价值的档案材料，填写《员工档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.销毁方式：经批准后，由专人负责监督销毁档案材料。销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁记录：对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员和审批人员签字确认。销毁记录应长期保存。六、员工档案查阅（一）查阅权限1.人力资源部门：有权查阅员工的全部档案信息，以便进行人力资源管理工作，如招聘、培训、绩效考核、薪酬管理等。2.员工所在部门负责人：因工作需要，可查阅本部门员工的档案信息，但仅限于与工作相关的内容，如绩效考核结果、培训记录等。查阅前需填写《员工档案查阅申请表》，经人力资源部门负责人批准后方可查阅。公司领导：公司领导因决策、管理等工作需要，可查阅员工的档案信息。查阅前需填写《员工档案查阅申请表》，经人力资源部门负责人审核后，报公司总经理批准。（二）查阅流程1.申请：查阅人需填写《员工档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并签字确认。2.审批：申请表提交后，按照查阅权限进行审批。审批通过后，由人力资源部门通知档案管理人员准备档案。3.查阅：查阅人在档案管理人员的陪同下，在指定地点查阅档案。查阅过程中，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。如需复制档案材料，应经人力资源部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。4.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《员工档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（三）查阅记录1.建立查阅台账：人力资源部门应建立《员工档案查阅登记表》，详细记录每次查阅的申请人、查阅时间、查阅内容、审批情况等信息。2.查阅记录保存期限：查阅记录应保存[X]年，以便日后查询和审计。七、员工档案借阅（一）借阅权限1.因工作需要：公司内部其他部门因工作需要借阅员工档案的，需经本部门负责人和人力资源部门负责人批准。2.特殊情况：外部单位（如政府部门、审计机构等）因特殊原因需要借阅员工档案的，必须持有单位介绍信，并经公司总经理批准。（二）借阅流程1.申请：借阅人填写《员工档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间等信息，并签字确认。审批：申请表提交后，按照借阅权限进行审批。审批通过后，由人力资源部门通知档案管理人员准备档案。3.借阅：借阅人在档案管理人员的陪同下，办理档案借阅手续，领取档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向人力资源部门申请并获得批准。4.归还：借阅期限届满后，借阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《员工档案借阅登记表》上签字确认归还情况。（三）借阅记录1.建立借阅台账：人力资源部门应建立《员工档案借阅登记表》，详细记录每次借阅的申请人、借阅时间、借阅内容、审批情况、归还时间等信息。2.借阅记录保存期限：借阅记录应保存[X]年，以便日后查询和审计。八、员工档案转递（一）转递原因1.员工离职：员工与公司解除劳动关系后，其档案应按照规定转递至新的工作单位或档案管理机构。2.工作调动：员工在公司内部进行工作调动时，档案应随之转至新的工作部门。3.其他原因：因特殊情况需要将员工档案转至其他单位或机构的，如升学、参军等。（二）转递流程1.离职或调动通知：员工离职或工作调动时，所在部门应及时通知人力资源部门。人力资源部门根据员工的离职或调动情况，准备档案转递相关材料。2.档案整理：对员工档案进行整理，确保档案材料齐全、完整，并按照转递要求进行封装。3.转递手续办理：填写《员工档案转递通知单》，注明转递原因、转递单位、转递档案内容等信息，并加盖公司公章。将档案通过机要交通、专人送取等安全方式转递至接收单位，并要求接收单位在《员工档案转递回执》上签字确认。4.转递记录：人力资源部门建立《员工档案转递登记表》，详细记录档案转递的时间、原因、转递单位、接收单位、转递方式、回执情况等信息。转递记录应长期保存。（三