学校档案室管理责任制度

PAGE学校档案室管理责任制度一、总则（一）目的为加强学校档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门及全体教职工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则全面收集、整理学校在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责全校各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.对学校各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传工作。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。（二）各部门职责1.建立健全本部门档案管理工作机制，指定专人负责档案管理工作。2.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，按照学校档案管理规定定期移交档案室。3.配合档案室做好档案的鉴定、统计、编研和利用等工作，积极提供档案利用线索。4.加强对本部门兼职档案员的管理和培训，提高档案管理业务水平。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备良好的职业道德和业务素质。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等，确保档案的安全和完整。3.熟悉档案内容，掌握档案检索方法，为档案利用者提供高效、准确的服务。4.根据档案管理需要，开展档案编研工作，编写档案参考资料，为学校各项工作提供决策支持。5.做好档案信息化管理工作，负责档案数据的录入、维护和备份工作，确保档案信息系统的正常运行。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案收集范围包括党群工作、行政管理、教学科研、学生工作、后勤管理等各类文件材料。具体收集范围按照国家档案局和教育部联合发布的《高等学校档案管理办法》及相关行业标准执行。(二)收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.归档文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对具有保存价值的电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和检索利用。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群、行政、教学、科研、学生、基建、设备、出版、外事、财会等一级类目，在一级类目下再根据档案内容设置二级及以下类目。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应科学、规范、便于记忆和检索。档案编号应包括全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号等要素。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置，便于查找和利用。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关规定和学校实际情况，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案的真实性、完整性和安全性。（二）鉴定组织成立由档案室负责人、各部门档案管理人员和相关业务专家组成的档案鉴定小组，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.审查档案内容对档案的形成背景、来源、内容、价值等进行全面审查，判断档案是否具有保存价值。2.参考档案保管期限表依据国家档案局制定的档案保管期限表，结合学校实际情况，确定档案的保管期限。3.征求意见征求档案形成部门、相关业务部门和利用部门的意见，综合考虑各方面因素，确定档案的鉴定结论。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经学校分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在销毁现场认真核对档案内容与《档案销毁清册》一致后，方可销毁。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告学校档案室。五、档案的保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放整齐、有序。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案上架存放，便于查找和利用。2.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.做好档案的温湿度记录，根据温湿度变化情况，采取相应的调控措施，保持档案室适宜的温湿度环境。（三）档案信息化管理1.建立学校档案信息管理系统，将档案目录和全文数据录入系统，实现档案的数字化管理。2.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止档案信息泄露和丢失。3.定期对档案信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据的准确性。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理和利用。2.坚持方便利用原则，简化利用手续，提高利用效率，为学校各项工作提供优质的档案利用服务。（二）利用范围1.学校内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案。2.因教学、科研、管理等工作需要，经档案室负责人批准，可查阅、借阅相关档案。3.外单位因工作需要查阅学校档案的，须持单位介绍信，经学校分管领导批准后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的，须经学校主要领导批准。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人批准。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.查阅、借阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室负责人批准。4.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换和擅自销毁档案。（四）利用反馈1.利用档案后，利用者应及时将档案归还档案室，并填写《档案利用反馈表》，对档案利用情况进行评价。2.档案室应定期对档案利用情况进行统计和分析，根据利用反馈意见，不断改进档案管理工作，提高档案利用服务质量。七、监督与考核（一）监督检查1.学校档案室定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促各部门限期整改。整改情况纳入学校档案管理工作考核内容。（二）考核评价1.建立学校档案管理工作考核评价机制，对各部门档案管理工作进行年度考核评价。2.考核评价内容包括档案管理规章制度执行情况、档案工作组织建设、档案业务工作开展情况以及档案利用服务效果等方面。3.考核评价结果作为学校对各部门工作业绩考核的重要依据之一