起重机档案管理制度

PAGE起重机档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司起重机设备的档案管理，确保起重机设备档案的完整性、准确性和系统性，为起重机设备的选型、采购、安装、调试、使用、维护、检修、改造、报废等全过程管理提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有起重机设备档案的管理，包括桥式起重机、门式起重机、塔式起重机、流动式起重机等各类起重机。（三）管理职责1.设备管理部门负责起重机设备档案管理工作的组织、协调和指导。负责建立和完善起重机设备档案管理体系，制定档案管理制度和流程。负责收集、整理、审核、归档起重机设备的各类档案资料。负责起重机设备档案的保管、借阅、查阅等日常管理工作。负责定期对起重机设备档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。2.使用部门负责本部门起重机设备档案资料的收集、整理，并及时移交设备管理部门归档。负责配合设备管理部门做好起重机设备档案的查阅、借阅等工作。负责按照档案管理制度的要求，正确使用和保管起重机设备档案。3.档案管理部门负责对起重机设备档案管理工作进行监督和检查。负责提供档案管理的技术支持和培训。负责按照国家有关档案管理的法律法规和标准，对起重机设备档案进行规范化管理。二、档案内容（一）设备基本信息档案1.设备台账记录起重机设备的型号、规格、制造厂家、出厂日期、出厂编号、购置日期、购置价格等基本信息。按照设备类别、型号、使用部门等进行分类管理，便于查询和统计。2.设备技术参数包括起重机的额定起重量、起升高度、跨度、工作级别、运行速度、起升速度、变幅速度、回转速度等技术参数。技术参数应与设备实际情况相符，并注明参数的来源依据。3.设备安装验收资料设备安装合同、安装方案、安装图纸、安装记录等。安装验收报告，包括安装质量验收、安全性能验收等内容，验收人员签字确认。（二）设备运行档案1.运行记录记录起重机设备每天的运行时间、运行工况、起吊次数、货物重量等运行数据。运行记录应真实、准确、完整，由操作人员签字确认。2.维护保养记录设备维护保养计划，包括维护保养周期、内容、责任人等。维护保养记录，记录每次维护保养的时间、内容、更换的零部件等，维护保养人员签字确认。3.故障维修记录设备故障发生的时间、现象、原因分析、维修过程、维修结果等。故障维修记录应详细记录，维修人员签字确认，并注明维修费用。（三）设备安全档案1.安全检查记录定期安全检查记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等。专项安全检查记录，如季节性安全检查、节假日安全检查等。2.安全培训记录起重机操作人员、维修人员、管理人员等的安全培训计划、培训记录、考核成绩等。培训内容应包括起重机安全操作规程、安全法规、事故案例分析等。3.安全事故档案安全事故发生的时间、地点、经过、原因分析、处理结果等。事故报告应按照国家有关规定及时上报，并附事故现场照片、事故调查资料等。（四）设备技术改造与更新档案1.技术改造与更新计划根据起重机设备的使用情况、技术状况、安全性能等，制定技术改造与更新计划。计划应包括改造与更新的内容、目标、时间安排、费用预算等。2.技术改造与更新方案详细的技术改造与更新方案，包括改造与更新的技术路线、技术措施、设备选型、施工图纸等。方案应经过论证和审批，确保改造与更新的可行性和安全性。3.技术改造与更新实施记录技术改造与更新项目的实施过程记录，包括施工进度、质量控制、安全管理等。改造与更新后的验收报告，包括技术性能验收、安全性能验收等内容。（五）设备报废档案1.报废申请使用部门或设备管理部门提出起重机设备报废申请，说明报废原因、设备现状等。申请应附设备报废鉴定报告，由专业技术人员对设备进行鉴定，确认是否符合报废条件。2.报废审批报废申请经设备管理部门审核后，报公司主管领导审批。审批通过后，下达设备报废通知。3.报废处理记录设备报废后的处理方式，如出售、拆解、报废等。处理过程记录，包括处理时间、处理单位（人员）、处理价格等。三、档案管理流程（一）档案收集1.设备管理部门负责制定档案收集计划，明确档案收集的范围、内容、时间要求等。2.使用部门按照档案收集计划，及时收集本部门起重机设备的各类档案资料，并移交设备管理部门。3.设备管理部门对收集到的档案资料进行审核，确保资料的完整性、准确性和规范性。（二）档案整理1.设备管理部门按照档案分类标准，对审核后的档案资料进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号、编目，建立档案目录索引，便于查询和管理。3.对档案资料进行装订、归档，确保档案的整齐、美观。（三）档案保管1.设备管理部门设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关标准要求。3.对档案资料进行定期清查、盘点，确保档案的安全和完整。发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应的措施。（四）档案借阅1.因工作需要借阅起重机设备档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间等。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报设备管理部门负责人审批。3.设备管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，借阅人应在规定时间内归还档案。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、复印、涂改、丢失档案。如需复印档案，应经设备管理部门负责人同意，并注明复印用途。（五）档案查阅1.因工作需要查阅起重机设备档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报设备管理部门负责人审批。3.设备管理部门根据审批意见，安排专人负责档案查阅工作，查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人应遵守档案查阅规定，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损档案。查阅完毕后，应及时归还档案。（六）档案销毁1.对已失去保存价值的起重机设备档案，由设备管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.《档案销毁申请表》经设备管理部门负责人审核后，报公司主管领导审批。3.审批通过后，设备管理部门会同档案管理部门等相关人员，对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清单上签字确认。销毁清单应永久保存。四、档案信息化管理（一）建立档案信息管理系统1.公司应建立起重机设备档案信息管理系统，实现档案资料的电子化管理。2.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、审批、销毁等功能，方便档案管理人员和使用人员操作。（二）档案数据录入1.设备管理部门应安排专人负责档案数据的录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.录入的档案数据应与纸质档案一致，包括设备基本信息、运行记录、维护保养记录、故障维修记录、安全档案、技术改造与更新档案、报废档案等。（三）档案信息安全管理1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对档案信息管理系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.对档案信息管理系统的操作人员进行安全培训，提高操作人员的安全意识和操作技能。五、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对起重机设备档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案资料的完整性和准确性、档案保管和借阅情况等。2.设备管理部门应定期对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。3.档案管理部门应加强对起重机设备档案管理工作的日常监督指导，确保档案管理工作规范、有序进行。（二）考核评价1