关于敬老院档案管理制度

PAGE关于敬老院档案管理制度一、总则（一）目的为加强敬老院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在敬老院管理、服务、决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于敬老院全体工作人员及入住老人相关档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：敬老院档案由专门的档案管理部门或专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映敬老院的各项工作和活动，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理办公室，负责敬老院档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立档案检索体系。4.定期对档案进行检查、清点和统计，确保档案的安全和完整。5.负责向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。6.对破损、褪色等不符合保管要求的档案及时进行修复和复制。7.参与档案信息化建设，将重要档案进行数字化处理，提高档案管理效率。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括敬老院的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、大事记等。2.人事管理类：工作人员的招聘、录用、考核、培训、奖惩、工资福利、劳动合同等档案。3.财务管理类：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等档案。4.服务管理类：入住老人的档案，包括基本信息、健康状况、护理记录、服务需求等；服务流程、服务标准、服务质量评估等档案。5.安全管理类：安全制度、安全检查记录、应急预案、事故处理报告等档案。6.设施设备管理类：敬老院的房屋、设施设备的购置、维修、保养等档案。7.文化活动类：组织开展的各类文化、娱乐、体育活动的计划、方案、照片、录像等档案。（二）档案编号对每一类档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法如下：1.行政管理类：XZ年份流水号2.人事管理类：RS年份流水号3.财务管理类：CW年份流水号4.服务管理类：FW年份流水号5.安全管理类：AQ年份流水号6.设施设备管理类：SS年份流水号7.文化活动类：WH年份流水号例如，行政管理类2023年第5份文件的编号为XZ2023005。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.敬老院在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.工作人员在履行职责过程中产生的文件、记录、报告等。3.入住老人及家属提供的与老人相关的各类材料。（二）收集要求1.各部门和工作人员应及时将办理完毕的文件材料移交档案管理部门，不得积压或自行留存。2.收集的档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对重要的文件材料应收集原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.对每一类档案进行排序，同一类档案应按照时间顺序或重要程度排列。3.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录卡片或电子目录。4.对破损、褪色的档案材料进行修复和复制，并与原件一同归档。5.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档完毕。2.其他专门档案应在相关工作结束后及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，分类准确，排列有序，编目清晰。2.归档的档案应编制归档说明，对档案的形成过程、主要内容、保管期限等进行简要说明。3.归档的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）保管期限1.永久保管：反映敬老院主要职能活动和历史面貌的，对敬老院工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，如重要的规章制度、重大事件记录、机构沿革等。2.定期保管：分为30年和10年。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，如一般的工作计划、总结、报告等保管30年；对短期具有查考利用价值的档案，如临时性的通知、便函等保管10年。（四）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全。3.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅档案。3.入住老人及家属因特殊情况查阅与老人相关档案。（二）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人提供相应的档案，并做好查阅登记工作。（三）借阅程序1.因工作需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为借阅人办理借阅手续，借阅人应在借阅期限内归还档案。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（四）查阅与借阅限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和借阅。2.重要档案的查阅和借阅应经敬老院主要领导批准。3.档案查阅和借阅应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限规定为依据，对档案进行鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、形式等方面综合分析判断档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.定期对已到保管期限的档案进行全面清查，逐卷逐件地分析档案的价值。2.根据档案的保管期限规定和实际利用情况，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、类别、年度、保管期限、数量等信息。（四）销毁程序1.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核，报敬老院主要领导批准。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。3.监销人员应在销毁现场认真核对档案，确保销毁的档案与《档案销毁清册》一致，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时清理，销毁清册应永久保存。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，统计报表应按时报送有关部门和领导。（二）移交工作1.敬老院因机构撤销、合并等原因，需要进行档案移交