档案归档及移交管理制度

PAGE档案归档及移交管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案归档及移交过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和移交等工作。2.完整性原则：确保档案的形成过程完整，内容准确，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案内容应真实、准确地反映公司的各项工作活动。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。5.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案归档（一）归档范围1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各项管理制度、规定、办法及实施细则。3.公司年度工作计划、总结、报告及各类统计报表。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。5.公司内部文件，如请示、报告、通知、通报、会议纪要等。6.公司项目立项、可行性研究报告、项目计划、项目总结等。7.公司财务文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.公司人力资源文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核资料等。9.公司市场营销文件，如市场调研报告、销售合同、客户资料等。10.公司技术文件，如产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。11.公司行政文件，如办公用品采购记录、车辆使用记录、办公设备维护记录等。12.公司重要活动的照片、录像、录音等资料。13.其他具有保存价值的文件和资料。（二）归档要求1.文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.文件材料应按照形成时间顺序排列，同一事项的文件应集中在一起。3.归档的文件材料应使用A4纸打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，并与纸质文件一并归档。（三）归档流程1.文件形成部门或个人应在文件办理完毕后，及时将文件材料整理好，送交综合管理部档案管理人员。2.档案管理人员对送交的文件材料进行审核，检查文件材料是否齐全完整、符合归档要求。3.审核通过的文件材料，档案管理人员按照档案分类方案进行分类、编号，并录入档案管理系统。4.档案管理人员将分类编号后的文件材料装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案名称、编号、日期等信息。5.档案管理人员将整理好的档案存入档案库房，并按照档案存放位置进行排列上架。三、档案保管（一）档案库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，并定期进行检查和维护。3.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物。4.档案库房应设置专人负责管理，严格限制非档案管理人员进入库房。（二）档案存储方式1.档案应按照分类方案进行分类存储，同一类档案应集中存放在一个档案柜或档案架上。2.档案应按照编号顺序排列上架，便于查找和利用。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司年度工作计划、总结、报告及各类统计报表，公司与外部单位签订的重要合同、协议等。3.长期保管的档案主要包括公司各项管理制度、规定、办法及实施细则，公司内部文件，公司项目立项、可行性研究报告、项目计划、项目总结等。4.短期保管的档案主要包括公司行政文件，公司市场营销文件，公司技术文件中一般性的文件等。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行，具体保管期限见附件《档案保管期限表》。（四）档案定期清查1.综合管理部应定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量、质量和存储情况与档案管理系统记录一致。2.清查盘点工作应每年进行一次，由档案管理人员负责组织实施。3.清查盘点结束后，应形成清查报告，对清查中发现的问题及时进行处理。四、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到综合管理部查阅。2.公司外部人员查阅档案，应持有单位介绍信或其他有效证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，方可到综合管理部查阅。3.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经公司批准，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经相关负责人签字同意后，交综合管理部档案管理人员。3.档案管理人员根据《档案查阅申请表》，在档案管理系统中查询档案信息，并确定档案存放位置。4.档案管理人员将档案取出，交查阅人员在指定地点查阅。5.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅限制1.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅档案时，查阅人员不得将档案带出档案库房，如需复制档案，应按照规定办理复制手续。3.涉及公司机密的档案，查阅人员应在指定地点查阅，查阅过程中不得使用手机、相机等设备进行拍照、录像。五、档案移交（一）移交范围1.公司因机构调整、业务划转等原因，需要将档案移交给其他单位或部门的。2.公司保管期限已满，需要按照规定进行销毁或移交上级主管部门的档案。（二）移交要求1.档案移交应编制档案移交清单，详细列出移交档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.档案移交清单应一式两份，移交单位和接收单位各执一份。3.档案移交时，移交单位应确保档案的完整、准确、系统，接收单位应认真核对档案移交清单，确认无误后签字接收。（三）移交流程1.移交单位提出档案移交申请，经公司分管领导批准后，通知接收单位。2.移交单位按照档案移交清单，对档案进行整理、核对，确保档案符合移交要求。3.移交单位与接收单位办理档案移交手续，双方在档案移交清单上签字确认。4.接收单位将接收的档案按照规定进行整理、归档和保管。（四）档案销毁1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的档案，由综合管理部提出销毁申请，经公司分管领导批准后，按照规定进行销毁。2.档案销毁应编制档案销毁清单，详细列出销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。3.《档案销毁清单》应一式两份，一份留存