银行档案管理法规制度

PAGE银行档案管理法规制度一、总则（一）目的为加强银行档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在银行各项业务活动中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，特制定本法规制度。（二）适用范围本制度适用于银行总行及各级分支机构的档案管理工作，涵盖各类业务档案、行政档案、财务档案、人事档案等所有与银行经营管理相关的档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则银行档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映银行各项业务活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.完整性原则全面收集与银行经营管理相关的各类档案，保证档案资料的齐全、完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及银行商业秘密、客户信息等敏感内容的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原则档案管理应便于查询、利用，提高工作效率，满足银行内部各部门及外部监管机构、客户等对档案信息的需求。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门1.设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责银行档案管理的日常工作。2.制定档案管理制度、工作流程和操作规范，并组织实施。3.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储和检索，提高档案管理的信息化水平。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。6.负责档案的借阅、查阅、复印等利用服务工作，按照规定办理相关手续，对利用情况进行登记和统计。7.开展档案管理培训工作，提高银行员工的档案管理意识和业务水平。（二）各部门职责1.各部门负责本部门业务档案的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集、分类整理，保证档案的质量。3.在业务活动中，严格按照档案管理要求，规范操作流程，形成真实、完整、准确的档案资料。4.配合档案管理部门做好档案的清查、盘点、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家档案管理法律法规和银行档案管理制度，履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等，确保档案工作的正常运转。3.对档案资料进行分类、编号、编目等，建立清晰的档案检索体系，方便查询和利用。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。5.做好档案的信息化管理工作，及时录入、更新档案信息，提高档案管理效率。6.严格遵守档案保密制度，对涉及银行机密的档案信息予以保密不得泄露。7.积极参加档案管理培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业务档案各类存贷款业务档案，包括客户开户资料、借款合同、抵押合同、担保合同、还款记录等。信用卡业务档案，涵盖申请表、审批记录、交易明细、客户信用评估资料等。支付结算业务档案，如票据、结算凭证、支付指令等相关资料。金融市场业务档案，包括债券交易、股票交易、外汇交易等业务的合同、协议、交易记录等。风险管理业务档案，如风险评估报告、风险监控记录、不良资产处置档案等。2.行政档案银行内部行政管理文件，如规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。对外发文、收文及函件往来档案，包括文件的起草、审核、签发、登记、传阅、归档等记录。印章管理档案，如印章启用、变更、停用记录及使用审批文件等。证照管理档案，包括营业执照、金融许可证、税务登记证及其他各类资质证书的申请、变更、年检等资料。3.财务档案会计凭证、账簿、报表等财务核算资料，包括原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账、财务报表等。财务预算、决算档案及财务分析报告等。税务申报、缴纳档案及涉税事项处理资料。固定资产管理档案，如固定资产购置、折旧、处置等相关文件和记录。4.人事档案员工个人基本信息档案，包括入职登记表、身份证复印件、学历证书、学位证书、职称证书等。员工考核、奖惩档案，如年度考核表、奖惩决定、荣誉证书等。员工薪酬福利档案，如工资发放记录、奖金分配方案、福利政策文件等。员工培训档案，包括培训计划、培训记录、培训证书等。员工劳动合同、离职手续档案等。（二）收集要求1.文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.按照业务流程和时间顺序，及时收集各类档案资料，确保档案的连续性和系统性。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或打印件，并确保两者内容一致。4.各部门在业务活动结束后，应在规定时间内将整理好的档案资料移交档案管理部门。（三）整理方法1.分类根据档案的来源、内容、形式等因素，将档案分为不同的类别，如业务档案类、行政档案类、财务档案类、人事档案类等，每类再进一步细分若干二级类目。2.编号为每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字编码、字母与数字组合等方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。档案目录应定期更新，确保与档案实际情况相符。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属钉或塑料夹。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保存。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，并定期进行维护和检查。3.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在适宜范围内（一般为温度14℃24℃，相对湿度45%60%）。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，并定期进行数据检查和恢复测试，确保数据的安全性和完整性。3.对于特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应按照相关规定进行整理、编目，并妥善保管，同时可进行数字化转换，以便长期保存和利用。（三）保管期限1.根据档案的重要程度、业务性质和法律法规要求，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年等。2.具体保管期限规定如下：涉及银行经营决策、重大业务事项、重要客户信息及具有法律效力的档案应永久保管。一般业务档案根据业务性质和风险程度确定保管期限，如存贷款业务档案保管期限为15年，信用卡业务档案保管期限为5年等。行政档案、财务档案、人事档案等按照相关规定确定保管期限，如行政公文保管期限为10年，会计凭证保管期限为15年等。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案清查与盘点1.定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案登记记录相符。2.清查和盘点内容包括档案的数量、编号、题名、日期、保管期限、存放位置等信息，检查档案是否有损坏、丢失、霉变等情况。3.对清查和盘点中发现的问题，应及时进行记录和处理，如补充缺失档案、修复损坏档案、调整档案存放位置等，并将清查和盘点结果形成报告，上报档案管理部门负责人。五、档案的利用（一）利用范围1.银行内部各部门因业务工作需要，可查阅、借阅相关档案资料，用于业务办理、决策支持、风险防控等工作。2.外部监管机构依法依规查阅银行档案，以监督银行合规经营情况。3.司法机关因办案需要查询银行档案时，银行应按照法律程序予以配合。4.银行客户在符合规定的情况下，可申请查阅与其相关的部分档案资料。（二）利用手续1.内部查阅银行内部人员查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门根据申请表提供档案查阅服务，并对查阅情况进行登记，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称及内容等。2.内部借阅如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。档案管理部门应对借阅情况进行跟踪和催还，确保档案按时归还。3.外部查询外部监管机构、司法机关等查询银行档案时，应出具正式的查询函件，注明查询内容、查询目的等信息。银行档案管理部门应按照相关法律法规和内部规定进行审核，经批准后提供查询服务，并做好查询记录。查询记录应包括查询机构名称、查询日期、查询人姓名、查询内容等。4.客户查阅银行客户申请查阅与其相关的档案资料时，应提交有效身份证件和相关证明文件，填写《客户档案查阅申请表》，说明查阅事项。银行根据客户申请，经审核批准后，为客户提供查阅服务，并对查阅情况进行登记。客户查阅档案应在银行指定场所进行，不得擅自复印、拍照或带出档案。（三）利用限制1.涉及银行商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，未经授权不得对外提供或公开披露。2.档案利用应遵循保密原则，利用人员不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。3.档案原件一般不得外借，确因工作需要外借的，应严格履行审批手续，并采取必要的保护措施，确保档案安全。4.利用档案时，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门专家、财务人员、法律合规人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限规定，对到期档案进行逐一审查，判断其是否仍具有保存价值。2.审查档案的内容是否涉及银行重要业务、法律纠纷、历史资料等方面，对于具有重要价值的档案，应适当延长保管期限。3.考虑档案的完整性、准确性和系统性，对于不完整或存在问题的档案，应根据情况进行补充、修复或采取其他处理措施后再进行鉴定。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制《档案销毁清单》，详细列出档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、银行分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用