农村档案资料室管理制度

PAGE农村档案资料室管理制度一、总则（一）目的为加强农村档案资料室的规范化管理，有效保护和利用档案资料，为农村各项工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于农村档案资料室的档案资料收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：农村档案资料室对各类档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映农村工作的实际情况，保证档案资料的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保护措施，确保档案资料不丢失、不损坏、不泄密。4.方便利用原则：优化档案资料的管理流程，提高档案资料的利用效率，方便农村工作人员和群众查阅利用。二、档案资料收集（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖农村行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度等文件。3.经济发展类：有关农村经济规划、产业发展、农业生产、农村企业管理等方面的资料。4.社会事务类：涉及农村教育、卫生、文化、社会保障、民政事务等方面的档案。5.农业科技类：农业技术推广、新品种引进、病虫害防治等相关资料。6.重点项目类：农村基础设施建设、扶贫开发、生态环保等重点项目的文件材料。7.其他类：与农村工作相关的其他有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料移交档案资料室。2.移交的档案资料应齐全完整、字迹清晰、签署完备，符合档案整理要求。3.对重要的电子文件，应同时移交纸质文件，并确保电子文件与纸质文件内容一致，且电子文件应进行规范的格式转换和存储。（三）收集渠道1.内部形成：由农村各部门在工作过程中直接产生并向档案资料室移交。2.外部接收：包括上级部门下发的文件、下级单位报送的材料、相关单位和个人提供的与农村工作有关的资料等。三、档案资料整理（一）分类标准1.按照档案资料的来源、时间、内容和形式等特征，进行科学分类。2.一般分为党群工作、行政管理、经济发展、社会事务、农业科技、重点项目等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。（二）整理方法1.文书档案：按照年度机构保管期限进行整理，将同一年度、同一机构形成的文件材料，按照永久、长期、短期的保管期限分别整理。2.科技档案：按照项目阶段保管期限进行整理，将一个项目从立项到验收全过程形成的文件材料集中整理。3.会计档案：按照会计年度类别进行整理，分为会计凭证、会计账簿、财务报告等类别。4.声像档案：按照载体形式时间内容进行整理，如照片档案按照拍摄时间、主题分类，录音录像档案按照录制时间、内容主题分类。（三）编号与编目1.对整理好的档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。文书档案一般采用年度流水号，科技档案采用项目编号，会计档案采用类别编号等。2.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查找和利用。四、档案资料保管（一）保管场所1.档案资料室应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为保管场所。2.保管场所应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持清洁卫生。（二）保管要求1.按照档案资料的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要的档案资料应采取备份措施，如电子档案进行异地存储，纸质档案进行复印件留存等。3.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案资料的安全完整。（三）保护措施1.防火：档案资料室内应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并严禁在室内吸烟和使用明火。2.防潮：保持室内湿度适宜，可采用除湿设备，防止档案资料受潮发霉。3.防虫：定期对档案资料进行检查，发现虫害及时采取防治措施，可放置防虫药品。4.防盗：安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范。五、档案资料利用（一）利用范围1.农村工作人员因工作需要查阅档案资料，以了解相关政策、工作情况、历史资料等。2.村民因涉及个人权益、了解村情村务等合理需求，经批准后可查阅相关档案资料。（二）利用手续1.农村工作人员查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案资料室查阅。2.村民查阅档案资料，应持有效身份证件，向档案资料室提出申请，说明查阅事由，经档案资料室负责人审核批准后，方可查阅。3.查阅档案资料时，应在档案资料室内进行，不得擅自将档案资料带出室外。如需复印或摘录，应经档案资料室负责人同意，并登记复印或摘录的内容。（三）利用监督1.档案资料室工作人员应监督查阅人员的行为，确保档案资料的安全和完整。2.对违反档案资料利用规定的行为，应及时制止并进行处理。六、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合农村工作实际，对档案资料进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案资料室负责人、相关业务人员等组成，对档案资料进行逐卷审查。2.根据档案资料的内容、来源、时间等因素，判断其是否具有保存价值，确定保管期限。（三）销毁程序1.对失去保存价值的档案资料，经鉴定小组审核同意后，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，并经档案资料室负责人、分管领导签字确认。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案资料室工作人员和监销人员共同实施，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案资料统计（一）统计内容1.档案资料的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案资料的数量、种类、保管期限等基本信息。（二）统计方法与要求1.档案资料室应建立档案统计台账，定期对档案资料的各项数据进行统计。2.统计数据应真实准确，统计报表应及时报送档案资料室负责人和相关部门。八、档案资料信息化管理（一）信息化建设目标1.建立农村档案资料数据库，实现档案资料的数字化存储和管理。2.开发档案资料信息管理系统，提高档案资料的检索、利用效率。（二）数字化处理1.对纸质档案资料进行扫描，形成电子档案，扫描分辨率应符合档案管理要求。2.对电子档案进行格式转换、数据挂接等处理，确保电子档案的规范性和可用性。（三）信息管理系统应用1.利用档案资料信息管理系统，实现档案资料的录入、检索、借阅、统计等功能。2.加强系统安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。九、人员职责（一）档案资料室负责人职责1.全面负责档案资料室的管理工作，制定工作计划和规章制度。2.组织档案资料的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料的安全完整。3.协调与各部门的关系，指导和监督档案资料管理人员的工作。4.定期对档案资料室的工作进行总结和汇报，提出改进意见和建议。（二）档案资料管理人员职责1.负责档案资料的日常收集、整理、保管、统计等工作。2.按照档案管理规定，对档案资料进行分类、编号、编目等整理工作。3.做好档案资料的保管工作，确保档案资料的安全，定期检查档案资料的状况。4.为利用者提供档案资料查阅、借阅等服务，做好利用登记工作。5.协助档案鉴定小组做好档案资料的鉴定和销毁工作。（三）各部门兼职