餐饮部文件档案管理制度

PAGE餐饮部文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强餐饮部文件档案管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于餐饮部所有文件档案的管理，包括但不限于行政文件、业务文件、财务文件、人事文件、客户资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：餐饮部文件档案由专人负责集中管理，确保文件档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：根据文件档案的性质和用途，进行分类管理，便于查找和使用。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保文件档案的安全和保密。4.方便利用原则：建立健全文件档案检索系统，提高文件档案的利用效率，为餐饮部各项工作提供有力支持。二、文件档案管理职责（一）餐饮部经理1.负责制定和修订餐饮部文件档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.负责审批重要文件档案的借阅、使用和销毁。3.定期检查餐饮部文件档案管理工作，提出改进意见和建议。（二）文件档案管理员1.负责餐饮部文件档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.建立健全文件档案检索系统，编制文件档案目录和索引，方便查找和使用。3.严格遵守文件档案管理制度，确保文件档案的安全和保密。4.定期对文件档案进行清理和鉴定，对过期、无用的文件档案进行销毁。（三）各部门负责人1.负责本部门文件档案的收集、整理和移交工作，并确保文件档案的完整性和准确性。2.按照规定的时间和要求，将本部门的文件档案移交文件档案管理员。3.负责本部门文件档案的借阅、使用和归还工作，并在规定的时间内归还。（四）其他人员1.严格遵守文件档案管理制度，不得擅自查阅、复印、传播文件档案。2.在工作中需要使用文件档案时，应按照规定的程序办理借阅手续，并妥善保管，不得丢失、损坏或擅自涂改。三、文件档案的收集与整理（一）收集范围1.餐饮部内部形成的文件，包括通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.餐饮部与外部单位往来的文件，包括合同、协议、信函、传真等。3.餐饮部员工的个人资料，包括简历、培训记录、考核记录、奖惩记录等。4.餐饮部的财务文件，包括发票、收据、账本、报表等。5.餐饮部的人事文件，包括员工档案、劳动合同、工资表等。6.餐饮部的业务文件，包括菜单、食谱、订单、客户资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件的收集工作，确保文件的及时、完整收集。2.收集的文件应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于文件的查找和使用。（四）整理方法1.分类：按照文件的性质和用途，将文件分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件、客户资料等类别。2.编号：为每一份文件编制唯一的编号，便于管理和查找。3.编目：编制文件目录，包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对于纸张较多的文件，应进行装订，确保文件的整齐和牢固。四、文件档案的归档与保管（一）归档要求1.文件档案管理员应及时对收集整理好的文件进行归档，确保文件的及时入库。2.归档的文件应齐全、完整、准确，符合整理要求。3.归档的文件应按照分类编号顺序排列，便于查找和使用。（二）保管期限1.餐饮部文件档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的文件档案包括餐饮部的重要规章制度、合同协议、财务报表、人事档案等。3.长期保管的文件档案包括餐饮部的一般规章制度、业务文件、客户资料等，保管期限为10年至30年。4.短期保管的文件档案包括餐饮部的临时性文件、一般性通知等，保管期限为1年至5年。（三）保管方式1.文件档案应存放在专门的档案柜中，按照分类编号顺序排列，便于查找和使用。2.档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止文件档案受潮、发霉、虫蛀等。3.对于电子文件档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中，防止数据丢失。（四）档案库房管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。2.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。3.档案库房应定期进行检查和维护，确保安全设施的正常运行。五、文件档案的借阅与使用（一）借阅范围1.因工作需要，餐饮部内部人员可以借阅本部门的文件档案。2.因工作需要，餐饮部外部人员可以借阅餐饮部与本单位相关的文件档案，但必须经过餐饮部经理批准。（二）借阅手续1.借阅人应填写《文件档案借阅申请表》，注明借阅文件档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息。2.文件档案管理员应根据借阅申请表，对借阅人进行资格审查，并办理借阅手续。3.借阅人应在规定的时间内归还借阅的文件档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。（三）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的文件档案，不得擅自涂改、复印、传播或转借他人。2.借阅人在使用文件档案过程中，如发现文件档案有损坏、丢失等情况，应及时向文件档案管理员报告，并承担相应的责任。3.借阅人使用完毕后，应及时将文件档案归还文件档案管理员，并办理归还手续。六、文件档案的保密与安全（一）保密措施1.餐饮部应加强文件档案的保密工作，制定保密制度，明确保密责任。2.文件档案管理员应严格遵守保密制度，对涉及餐饮部商业秘密、客户信息等敏感文件档案进行严格管理。3.借阅人应严格遵守保密制度，不得擅自泄露借阅文件档案的内容。（二）安全管理1.餐饮部应加强文件档案的安全管理，制定安全制度，明确安全责任。2.文件档案管理员应定期对文件档案进行检查和维护，确保文件档案的安全。3.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保文件档案的安全。（三）应急处置1.餐饮部应制定文件档案应急处置预案，明确应急处置流程和责任。2.如发生文件档案丢失、损坏、泄露等情况，应立即采取措施进行处理，并及时向上级领导报告。七、文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照文件档案的保管期限和价值，定期对文件档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定方法1.文件档案管理员应根据文件档案的保管期限和价值，对文件档案进行初步鉴定。2.组织相关人员对初步鉴定结果进行审核，形成鉴定意见。3.根据鉴定意见，对需要销毁的文件档案进行登记造册。（三）销毁程序1.填写《文件档案销毁申请表》，注明销毁文件档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.报餐饮部经理审批。3.经批准后，由文件档案管理员