人事档案保管与保密制度

PAGE人事档案保管与保密制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司人事档案的保管与保密工作，确保人事档案的安全、完整和保密性，维护公司和员工的合法权益，为公司的人力资源管理提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、传递等环节。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保人事档案管理工作合法合规。保密性原则：对人事档案中的各类信息严格保密，防止信息泄露。完整性原则：保证人事档案内容的完整，不得擅自涂改、销毁档案材料。准确性原则：确保人事档案信息的真实、准确，如实记录员工的工作经历、业绩等情况。二、人事档案的收集与整理1.档案材料的来源员工入职时提交的材料：包括个人简历、身份证、学历证书、学位证书、资格证书、劳动合同等。员工在职期间产生的材料：如绩效考核表、培训记录、奖惩决定、调薪记录、晋升文件等。员工离职时提交的材料：离职申请、离职交接清单等。2.档案材料的收集要求及时收集：各部门应指定专人负责及时收集本部门员工的档案材料，并定期移交至人力资源部。真实完整：收集的档案材料应真实、准确、完整，不得弄虚作假或遗漏重要信息。规范整理：对收集到的档案材料进行分类、编号、装订，确保档案的整齐有序。3.档案整理的方法分类：按照档案内容的性质和用途，分为员工基本信息类、工作经历类、培训与发展类、绩效考核类、薪酬福利类、奖惩类等类别。编号：为每一份档案材料编制唯一的编号，以便于查询和管理。装订：将同类档案材料按照编号顺序装订成册，并在每册档案首页编制目录。三、人事档案的保管1.保管机构公司设立专门的人事档案保管室，由人力资源部指定专人负责档案的日常保管工作。2.保管环境要求安全防火：档案保管室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。温度湿度适宜：保持室内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。清洁卫生：定期对档案保管室进行清洁，保持室内整洁。3.档案保管方式纸质档案保管：将整理好的纸质档案存放在档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。电子档案保管：建立电子人事档案管理系统，将员工的档案材料进行电子化存储，并定期进行备份，防止数据丢失。4.档案保管期限永久保管：员工的重要人事档案材料，如劳动合同、学历证书、学位证书等，应永久保管。定期保管：其他档案材料根据其重要性和时效性，确定保管期限，一般为5年、10年、15年等。保管期满后，经鉴定确无保存价值的，可按照规定进行销毁。四、人事档案的查阅1.查阅权限人力资源部：人力资源部工作人员因工作需要可查阅员工的人事档案。公司领导：公司领导因工作需要可查阅员工的人事档案，但需经人力资源部负责人批准。其他部门：其他部门因工作需要查阅员工人事档案的须经人力资源部负责人批准，并在人力资源部工作人员的陪同下查阅。2.查阅程序申请：查阅人需填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人签字同意。审批：申请表经人力资源部负责人审批后，方可进行查阅。查阅：查阅人应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。查阅过程中，应爱护档案材料，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。登记：查阅完毕后，查阅人应在《人事档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。五、人事档案的借阅1.借阅权限人力资源部：人力资源部工作人员因工作需要可借阅员工的人事档案，但需经人力资源部负责人批准。公司外部单位：因工作需要确需借阅公司员工人事档案的外部单位，须经公司领导批准，并与公司签订保密协议后，方可借阅。2.借阅程序申请：借阅人需填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并提交所在部门负责人签字同意。审批：申请表经人力资源部负责人审核后，报公司领导审批。借阅：借阅人凭审批通过的申请表到人力资源部办理借阅手续，领取档案。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。归还：借阅人应在规定的归还时间内将档案归还至人力资源部，并办理归还手续。如因特殊原因需要延期归还的，须提前向人力资源部申请并获得批准。六、人事档案的传递1.传递范围人事档案的传递主要包括员工内部调动、离职、退休等情况下档案的转移。2.传递程序内部调动：员工在公司内部调动时，调出部门应在员工办理调动手续前，将其人事档案整理好，并填写《人事档案传递清单》，移交至调入部门。调入部门在收到档案后，应及时核对档案内容，并在清单上签字确认。离职：员工离职时，人力资源部应在员工办理离职手续时，收回其人事档案，并填写《人事档案传递清单》，注明档案去向。如员工档案需转至其他单位或部门的，人力资源部应按照规定办理档案转递手续。退休：员工退休时，人力资源部应按照规定将其人事档案整理好，并移交至当地社保部门或相关档案管理机构。七、人事档案的保密措施1.保密责任人力资源部：人力资源部应加强对人事档案保密工作的管理，制定保密制度，明确保密责任，对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识。档案管理人员：档案管理人员应严格遵守保密制度，妥善保管人事档案，不得泄露档案内容。如因工作需要查阅档案的，应按照规定程序进行操作，并做好查阅记录。其他人员：公司其他员工在接触人事档案时，应严格遵守保密规定，不得私自查阅、复印、传播档案内容。2.保密制度档案查阅室管理：档案查阅室应设置门禁系统，限制无关人员进入。查阅室内不得存放与查阅无关的物品，查阅完毕后应及时清理。档案存储设备管理：电子人事档案存储设备应设置密码保护，并定期进行数据备份。存储设备应存放在安全可靠的地方，防止数据丢失或泄露。档案传递管理：在人事档案传递过程中，应采取必要的保密措施，确保档案安全。如通过机要交通或专人送达等方式传递档案，不得通过普通邮寄或电子邮件等方式传递涉及员工隐私的档案信息。3.保密监督与检查定期检查：人力资源部应定期对人事档案的保管和保密情况进行检查，发现问题及时整改。违规处理：对违反人事档案保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。如因违反保密制度给公司或员工造成损失的，应依法承担赔偿责任。八、人事档案的鉴定与销毁1.鉴定工作定期鉴定：人力资源部应定期对人事档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作应由人力资源部负责人牵头，组织相关人员组成鉴定小组进行。鉴定标准：根据档案内容的重要性、时效性、完整性等因素，确定档案的保存价值。对保存价值较低的档案，可提出销毁意见。2.销毁程序申请：经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理人员填写《人事档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，并提交人力资源部负责人审核。审批：申请表经公司领导审批后，方可进行销毁。销毁：销毁工作应在公司指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同负责。销毁过程中，应确保档案内容无法恢复，并做好销毁记录。备案：销毁工作完成后