海南省档案管理制度规范

PAGE海南省档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强海南省档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为各项工作提供有力支持，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于海南省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称“单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对本单位的各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映单位各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便单位内部及社会各界依法依规利用档案。二、档案管理机构及人员（一）机构设置1.各单位应根据工作需要，设立独立的档案管理机构，如档案科、档案室等，负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.对于档案数量较少、不具备单独设立档案管理机构条件的单位，应指定内部机构或专人负责档案管理工作，并明确其职责和权限。（二）人员配备1.档案管理机构应配备与工作任务相适应的档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.档案管理人员应保持相对稳定，确因工作需要变动时，应做好档案管理工作的交接手续。（三）职责分工1.档案管理机构负责人职责全面负责本单位档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。协调本单位各部门之间的档案管理工作，确保档案管理工作与各项业务工作紧密结合。负责档案管理机构人员的配备、培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。定期对本单位档案管理工作进行检查和总结，及时发现问题并采取有效措施加以解决。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案的质量。做好档案的保管工作，维护档案的实体安全，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的真实性和完整性。建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。积极开展档案信息开发利用工作，为单位各项工作提供档案资料支持和服务。严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均应纳入档案收集范围。2.具体收集范围包括但不限于以下几类：党群工作类：党组织建设、党员管理教育、纪检监察、工会、共青团、妇联等方面的文件材料。行政管理类：单位设立、变更、撤销的文件材料，行政会议、工作计划、总结、统计报表、规章制度、人事任免、奖惩等方面的文件材料。业务工作类：本单位业务活动中形成的各类文件材料，如项目申报、审批、实施、验收等环节的文件，科研成果、技术资料、产品样本等。财务审计类：财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、审计报告等文件材料。声像档案类：反映单位重要活动、事件的照片、录音、录像等声像资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体和记录方式符合要求。3.对重要的、具有长期保存价值的档案材料，应同时收集电子版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。（三）整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案划分为不同的类别，如党群工作类、行政管理类、业务工作类等。编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理机构应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备与设施1.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等。2.对电子档案应配备专用的存储设备，并定期进行备份，确保电子档案的安全存储。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。2.各单位应根据国家有关规定和本单位实际情况，制定具体的档案保管期限表，并严格按照保管期限表对档案进行鉴定和保管。（四）档案保管要求1.建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责和工作流程，确保档案保管工作的规范有序。2.对档案进行科学分类存放，按照档案类别、保管期限、年度等顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行清点和检查，发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。4.对电子档案应进行加密存储，并定期进行杀毒和维护，确保电子档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组定期对已到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作应依据国家有关规定和本单位档案保管期限表进行。3.鉴定过程中，应逐卷逐件地审查档案内容，分析档案的现实利用价值和历史保存价值，确定档案的存毁。（二）销毁审批1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经档案鉴定小组组长审核签字，并报本单位主管领导审批。3.未经批准，任何单位和个人不得擅自销毁档案。（三）销毁方式与监督1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚毁、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期对档案统计数据进行汇总和分析，及时掌握档案管理工作的动态情况，为档案管理决策提供依据。3.档案统计报表应按照国家有关规定和本单位要求定期报送，确保统计数据的准确性和及时性。（二）利用服务1.制定档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序和审批权限等。2.积极开展档案利用服务工作，为单位内部各部门和社会各界提供档案查阅、借阅、复制等服务。3.档案管理人员应热情接待利用者，及时、准确地提供所需档案资料，并做好利用登记工作。4.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应严格按照保密规定进行审批和管理，确保档案信息安全。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各单位应将电子文件的收集纳入档案收集范围，确保电子文件的完整收集。2.电子文件的整理应遵循电子文件的形成规律和特点，按照分类、编号、编目等要求进行，确保电子文件的有序管理。3.对电子文件应进行元数据采集，详细记录电子文件的背景信息、结构信息、内容信息等，并与电子文件一并保存。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁带、磁盘、光盘等，并定期进行备份，确保电子档案的安全存储。2.电子档案的存储环境应符合国家有关标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。3.建立电子档案保管制度，明确电子档案保管人员的职责和工作流程，定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。（三）电子档案的数据安全1.采取有效的数据安全措施，如加密、身份认证、访问控制等，确保电子档案的数据安全。2.对电子档案的操作应进行严格的权限管理，防止未经授权的访问、修改和删除电子档案。3.定期对电子档案的数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（四）电子档案的利用与传输1.为利用者提供电子档案的在线查阅、下载等服务，方便利用者获取电子档案信息。2.在电子档案传输