商务局行政执法档案制度

PAGE商务局行政执法档案制度一、总则（一）目的为加强商务局行政执法档案管理，规范行政执法行为，保障行政执法活动合法、公正、透明，提高行政执法水平，依据相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商务局在履行行政执法职责过程中形成的各类档案，包括行政处罚、行政许可、行政检查、行政强制等执法活动的相关文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映行政执法活动的全过程，确保档案信息的客观性和准确性。2.完整性原则：全面收集和整理行政执法过程中产生的各类文件、资料，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.规范性原则：档案的整理、归档、保管和利用应遵循统一的标准和规范，确保档案管理工作的科学性和系统性。4.保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善行政执法档案管理制度，并组织实施。2.指导各执法科室做好档案的收集、整理、归档工作，定期对档案管理情况进行检查和监督。3.负责行政执法档案的集中统一保管，建立档案目录索引，方便档案的查询和利用。4.按照规定向有关部门移交、报送档案资料，办理档案查阅、借阅等手续。（二）执法科室职责1.明确本科室档案管理人员，负责本科室行政执法档案的日常收集、整理和初步归档工作。2.在行政执法活动结束后，及时将相关文件、资料移交本科室档案管理人员，并确保档案材料的齐全、完整。3.配合综合管理部门做好档案的检查、整理、归档等工作，按照要求提供档案利用所需的相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政处罚档案：包括立案审批表、行政处罚决定书、调查笔录、证据材料、听证材料、送达回执等。2.行政许可档案：包括行政许可申请书、受理通知书、审查意见、许可证件等相关文件。3.行政检查档案：包括检查计划、检查记录、现场照片、检查报告等。4.行政强制档案：包括行政强制措施决定书、查封扣押清单、解除查封扣押决定书等。5.其他与行政执法活动相关的文件、资料，如案件讨论记录、行政复议和行政诉讼材料等。（二）收集要求1.各执法科室应在行政执法活动结束后[X]个工作日内，将相关档案材料移交本科室档案管理人员。2.档案管理人员应及时对收集到的档案材料进行核对，确保材料的真实性、完整性和准确性。对于不符合要求的材料，应及时通知相关人员补充或更正。（三）整理方法1.按照行政执法活动的类别和时间顺序，对档案材料进行分类整理。2.每份档案材料应编制页码，并在右上角加盖页码章。3.去除档案材料中的金属物，对破损或褪色的材料进行修补或复制。4.按照档案材料之间的内在联系，进行组卷排列，每卷厚度一般不超过[X]厘米。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，归档时应填写档案归档目录，注明档案的类别、年度、保管期限等信息。2.档案应按照保管期限进行分类存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：涉及重大行政处罚案件、行政复议和行政诉讼结果对本局行政执法工作有重大影响的档案等。2.长期保管：一般行政处罚案件、行政许可、行政检查等档案，保管期限为[X]年。3.短期保管：一些临时性、阶段性行政执法活动形成的档案，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和保管期限进行排列存放。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。同时，建立电子档案索引目录，方便查询和利用。3.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限与程序1.本局工作人员因工作需要查阅行政执法档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在科室负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。3.查阅涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定办理审批手续，并采取必要的保密措施。（二）借阅权限与程序1.外单位因工作需要借阅本局行政执法档案的，应出具单位介绍信，注明借阅目的、借阅内容等信息，经本局分管领导签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。六、档案的统计与销毁（一）统计1.综合管理部门应定期对行政执法档案的收进、移出及保管情况进行统计，填写档案统计报表，并向上级主管部门报送。2.统计内容包括档案的类别、数量、保管期限、查阅借阅情况等，确保档案信息的准确掌握。（二）销毁1.对已过保管期限且无保存价值的档案，由综合管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报本局分管领导审批。2.经批准后，由综合管理部门会同相关科室共同组织销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由参与销毁人员签字确认。3.严禁个人擅自销毁档案。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的行政执法档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.及时将纸质档案中的重要信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据与实际档案情况一致。（三）系统功能应用1.利用信息化管理系统实现档案的快速检索和查询，方便工作人员及时获取所需档案信息。2.通过系统对档案的借阅、查阅等利用情况进行记录和统计分析，为档案管理决策提供数据支持。八、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对各执法科室的档案管理情况进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅借阅等环节。2.对检查中发现问题的科室，及时下达整改通知书，要求限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将行政执法档案管理工作纳入本局年度绩效考核