声像及实物档案管理制度

PAGE声像及实物档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司声像及实物档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在各项工作活动中形成的声像及实物档案的管理。（三）定义1.声像档案：指公司在各项工作活动中形成的，以声音、图像为载体的，具有保存价值的文件材料，包括照片、录音带、录像带、影片等。2.实物档案：指公司在各项工作活动中形成的，具有保存价值的实物，包括奖杯、奖牌、证书、印章、题词、字画、票据、票证、徽章、模型等。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善声像及实物档案管理制度，并组织实施。负责声像及实物档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。负责建立声像及实物档案目录数据库，提供档案查阅、利用服务。指导和监督各部门及所属单位的声像及实物档案管理工作。2.各部门及所属单位负责本部门及所属单位声像及实物档案的收集、整理、移交等工作，并指定专人负责。协助档案管理部门做好声像及实物档案的鉴定、销毁等工作。按照规定及时向档案管理部门移交应归档的声像及实物档案。二、声像档案管理（一）收集1.各部门及所属单位应指定专人负责收集本部门及所属单位在各项工作活动中形成的声像档案，并按照档案管理部门的要求及时移交。2.声像档案的收集范围包括：公司重要会议、重大活动、重要工程建设等形成的声像资料。公司领导及员工参加重要会议、重大活动、重要工程建设等形成的声像资料。公司对外宣传、交流、合作等活动中形成的声像资料。公司产品研发、生产、销售等过程中形成的声像资料。公司设备、仪器、工具等的购置、安装、调试、运行等过程中形成的声像资料。公司员工培训、考核、竞赛等活动中形成的声像资料。其他具有保存价值的声像资料。3.声像档案的收集要求：照片应主题明确，图像清晰，画面完整，具有一定的代表性和历史价值。照片应附有文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、事件等。录音带、录像带、影片等应内容完整，声音清晰，图像稳定，具有一定的保存价值。录音带、录像带、影片等应附有文字说明，包括录制时间、地点、人物、事件等。声像档案的收集应及时、完整，不得遗漏。（二）整理1.档案管理部门应按照声像档案的形成规律和特点，对收集到的声像档案进行分类整理。2.声像档案的分类方法：按照年度分类，将声像档案分为不同年度。按照类别分类，将声像档案分为照片、录音带、录像带、影片等类别。按照保管期限分类，将声像档案分为永久、长期、短期等保管期限。3.声像档案的整理要求：照片应按照拍摄时间顺序排列，并编号。照片编号应具有唯一性，便于查找和管理。录音带、录像带、影片等应按照录制时间顺序排列，并编号。录音带、录像带、影片等编号应具有唯一性，便于查找和管理。声像档案应附有文字说明，文字说明应准确、详细，包括拍摄时间、地点、人物、事件等。声像档案应装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案编号、类别、保管期限等信息。（三）归档1.档案管理部门应按照声像档案的分类整理结果，将声像档案及时归档。2.声像档案的归档要求：声像档案应按照年度、类别、保管期限等顺序排列，并装入档案柜或档案架。声像档案应建立档案目录数据库，档案目录数据库应包括档案编号、类别、保管期限、题名、拍摄时间、地点、人物、事件等信息。声像档案应定期进行清点和核对，确保档案的完整、准确、系统和安全。（四）保管1.档案管理部门应按照声像档案的保管要求，对声像档案进行妥善保管。2.声像档案的保管要求：声像档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。声像档案应分类存放，并按照保管期限排列。声像档案应定期进行检查和维护，发现问题及时处理。声像档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般分为永久、长期、短期等保管期限。声像档案的销毁应按照国家有关规定执行，严禁擅自销毁声像档案。（五）鉴定1.档案管理部门应定期对声像档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁意见。2.声像档案的鉴定方法：档案管理部门应组织有关人员对声像档案进行鉴定，并形成鉴定意见。声像档案的鉴定意见应包括档案的内容、价值、保管期限等信息。声像档案的鉴定意见应经公司领导批准后执行。3.声像档案的鉴定要求：声像档案的鉴定应遵循全面、客观、公正的原则，确保档案的真实、准确、完整。声像档案的鉴定应按照国家有关规定执行，确保档案的保管期限和销毁意见符合国家有关要求。（六）销毁1.档案管理部门应按照声像档案的鉴定意见，对已到保管期限或失去保存价值的声像档案进行销毁。2.声像档案的销毁方法：声像档案的销毁应填写《声像档案销毁清册》，并经公司领导批准后执行。声像档案的销毁应采用焚烧、粉碎等方法进行，确保档案的彻底销毁。声像档案的销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。3.声像档案的销毁要求：声像档案的销毁应严格按照国家有关规定执行，严禁擅自销毁声像档案。声像档案的销毁应确保档案的安全，防止档案信息的泄露。三、实物档案管理（一）收集1.各部门及所属单位应指定专人负责收集本部门及所属单位在各项工作活动中形成的实物档案，并按照档案管理部门的要求及时移交。2.实物档案的收集范围包括：公司获得的奖杯、奖牌、证书、荣誉称号等。公司领导及员工获得的奖杯、奖牌、证书、荣誉称号等。公司重要会议、重大活动、重要工程建设等形成的题词、字画等。公司对外宣传、交流、合作等活动中形成的礼品、纪念品等。公司产品研发、生产、销售等过程中形成的样品、模型等。公司设备、仪器、工具等的购置、安装、调试、运行等过程中形成的说明书、合格证、保修卡等。公司员工培训、考核、竞赛等活动中形成的奖品、纪念品等。其他具有保存价值的实物。3.实物档案的收集要求：实物档案应保持完整、清洁、无损，具有一定的代表性和历史价值。实物档案应附有文字说明，包括获得时间、地点、人物、事件等。实物档案的收集应及时、完整，不得遗漏。（二）整理1.档案管理部门应按照实物档案的形成规律和特点，对收集到的实物档案进行分类整理。2.实物档案的分类方法：按照年度分类，将实物档案分为不同年度。按照类别分类，将实物档案分为奖杯、奖牌、证书、题词、字画、礼品、纪念品、样品、模型、说明书、合格证、保修卡等类别。按照保管期限分类，将实物档案分为永久、长期、短期等保管期限。3.实物档案的整理要求：实物档案应按照类别、保管期限等顺序排列，并装入档案盒或档案袋。实物档案应在档案盒或档案袋上标明档案编号、类别、保管期限等信息。实物档案应附有文字说明，文字说明应准确、详细，包括获得时间、地点、人物、事件等。实物档案应定期进行清点和核对，确保档案的完整、准确、系统和安全。（三）归档1.档案管理部门应按照实物档案的分类整理结果，将实物档案及时归档。2.实物档案的归档要求：实物档案应按照年度、类别、保管期限等顺序排列，并装入档案柜或档案架。实物档案应建立档案目录数据库，档案目录数据库应包括档案编号、类别、保管期限、题名、获得时间、地点、人物、事件等信息。实物档案应定期进行清点和核对，确保档案的完整、准确、系统和安全。（四）保管1.档案管理部门应按照实物档案的保管要求，对实物档案进行妥善保管。2.实物档案的保管要求：实物档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。实物档案应分类存放，并按照保管期限排列。实物档案应定期进行检查和维护，发现问题及时处理。实物档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般分为永久、长期、短期等保管期限。实物档案的销毁应按照国家有关规定执行，严禁擅自销毁实物档案。（五）鉴定1.档案管理部门应定期对实物档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁意见。2.实物档案的鉴定方法：档案管理部门应组织有关人员对实物档案进行鉴定，并形成鉴定意见。实物档案的鉴定意见应包括档案的内容、价值、保管期限等信息。实物档案的鉴定意见应经公司领导批准后执行。3.实物档案的鉴定要求：实物档案的鉴定应遵循全面、客观、公正的原则，确保档案的真实、准确、完整。实物档案的鉴定应按照国家有关规定执行，确保档案的保管期限和销毁意见符合国家有关要求。（六）销毁1.档案管理部门应按照实物档案的鉴定意见，对已到保管期限或失去保存价值的实物档案进行销毁。2.实物档案的销毁方法：实物档案的销毁应填写《实物档案销毁清册》，并经公司领导批准后执行。实物档案的销毁应采用粉碎、焚烧等方法进行，确保档案的彻底销毁。实物档案的销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。3.实物档案的销毁要求：实物档案的销毁应严格按照国家有关规定执行，严禁擅自销毁实物档案。实物档案的销毁应确保档案的安全，防止档案信息的泄露。四、档案查阅与利用（一）查阅范围公司员工因工作需要，可以查阅本部门及所属单位的声像及实物档案。公司外单位因工作需要查阅公司声像及实物档案的，应经公司领导批准。（二）查阅手续1.公司员工查阅声像及实物档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、类别、保管期限等信息，并经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.公司外单位查阅声像及实物档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、类别、保管期限等信息，并经公司领导批准后，到档案管理部门查阅。3.档案管理部门应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅档案的名称、类别、保管期限等信息。（三）利用规定1.查阅声像及实物档案时，查阅人应爱护档案