设备仪器档案存放管理制度

PAGE设备仪器档案存放管理制度一、总则（一）目的为加强公司设备仪器档案的管理，确保设备仪器档案的完整性、准确性和安全性，便于设备仪器的维护、维修、更新以及技术资料的查询和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有设备仪器档案的存放管理，包括但不限于生产设备、检测设备、科研仪器、办公设备等。（三）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善设备仪器档案存放管理制度；指导和监督各部门设备仪器档案的收集、整理、归档工作；集中保管设备仪器档案，并提供查阅、借阅等服务。2.设备仪器使用部门负责本部门设备仪器档案的收集、整理和初步审核；指定专人负责设备仪器档案的日常管理，并及时将档案移交至档案管理部门。3.设备仪器采购部门负责在设备仪器采购过程中收集相关技术资料，并及时移交至设备仪器使用部门。4.设备仪器维修部门负责在设备仪器维修过程中形成的各类资料的收集和整理，并移交至设备仪器使用部门。二、设备仪器档案的内容（一）设备仪器基本信息1.设备仪器名称、型号、规格、编号。2.生产厂家、购置日期、购置价格。3.技术参数、性能指标。（二）设备仪器安装调试资料1.设备仪器安装位置图、布局图。2.安装调试记录、验收报告。（三）设备仪器操作手册1.设备仪器操作说明书、使用指南。2.操作规程、维护保养规程。（四）设备仪器维修资料1.维修记录、维修报告、故障分析报告。2.维修更换的零部件清单、维修费用明细。（五）设备仪器运行记录1.运行日志、运行参数记录。2.定期巡检记录、校验记录。（六）设备仪器技术改造资料1.技术改造方案、技术改造记录。2.技术改造后的验收报告。（七）设备仪器报废资料1.报废申请、报废审批文件。2.报废鉴定报告、报废处理记录。三、设备仪器档案的收集与整理（一）收集要求1.设备仪器采购部门应在设备仪器到货后，及时收集设备仪器的技术资料，并移交至设备仪器使用部门。2.设备仪器使用部门应在设备仪器安装调试完毕后，及时收集安装调试资料、操作手册等，并进行初步整理。3.设备仪器在运行过程中，使用部门应指定专人负责记录运行日志、维修记录等，并定期进行整理。4.设备仪器维修部门应在维修工作完成后，及时整理维修资料，并移交至设备仪器使用部门。5.设备仪器技术改造完成后，相关部门应及时整理技术改造资料，并移交至设备仪器使用部门。6.设备仪器报废时，使用部门应按照规定提交报废申请，并整理报废资料。（二）整理方法1.设备仪器档案应按照类别进行分类整理，每类档案应建立相应的目录清单。2.每份档案应按照资料的形成时间顺序进行排列，并编写页码。3.对于同一设备仪器的不同资料，应进行关联整理，确保资料的完整性和系统性。4.整理后的设备仪器档案应进行装订或装盒，并在封面或盒面上注明档案名称、编号、日期等信息。四、设备仪器档案的归档（一）归档时间设备仪器使用部门应在设备仪器档案整理完毕后，及时移交至档案管理部门进行归档。一般情况下，归档时间不得超过设备仪器验收合格后的[X]个工作日。（二）归档流程1.设备仪器使用部门填写《设备仪器档案归档申请表》，详细说明档案的名称、编号、数量、形成时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.档案管理部门收到《设备仪器档案归档申请表》后，对档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性等。3.审核通过后，档案管理部门对设备仪器档案进行编号、登记，并按照档案存放管理制度进行分类存放。4.档案管理部门应建立设备仪器档案归档台账，记录档案的归档时间、名称、编号、存放位置等信息。五、设备仪器档案的存放（一）存放地点公司应设立专门的设备仪器档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）存放方式1.设备仪器档案应按照类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜进行存放，并按照档案的厚度和重量合理安排存放位置。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储设备应与主存储设备分开存放，以防止数据丢失。4.对于重要的设备仪器档案，应进行专柜存放，并设置相应的标识和警示标志。（三）存放环境要求1.档案库房的温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。2.档案库房应配备温湿度监测设备，定期进行监测和记录，并采取相应的措施进行调节。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。4.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等，并定期进行检查和维护。六、设备仪器档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅设备仪器档案时，应填写《设备仪器档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，并经部门负责人签字同意。2.档案管理部门收到《设备仪器档案查阅申请表》后，对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、折叠、损坏等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅记录上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅设备仪器档案时，应填写《设备仪器档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息，并经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。2.档案管理部门收到《设备仪器档案借阅申请表》后，对借阅申请进行审核，审核通过后，办理借阅手续，并将档案交给借阅人员。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请。4.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在借阅记录上签字确认。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。七、设备仪器档案的保密与安全（一）保密措施1.设备仪器档案涉及公司的技术秘密和商业秘密，档案管理部门和相关人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.档案管理部门应与接触设备仪器档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.查阅和借阅设备仪器档案时，应严格控制查阅和借阅范围，防止档案信息泄露。4.对于涉及公司机密的设备仪器档案，应进行加密存储和传输，并采取相应的安全防护措施。（二）安全管理1.档案管理部门应加强设备仪器档案库房的安全管理，制定安全管理制度和应急预案，确保档案的安全。2.档案库房应安装监控设备，实时监控库房内的情况，并保存监控记录。3.档案管理部门应定期对设备仪器档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与档案台账一致。4.如发现设备仪器档案有损坏、丢失、被盗等情况，档案管理部门应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。八、设备仪器档案的销毁（一）销毁条件1.设备仪器已报废且不再具有使用价值和保存意义的。2.设备仪器档案已超过保管期限且无继续保存必要的。3.因其他原因需要销毁的设备仪器档案。（二）销毁流程1.设备仪器使用部门填写《设备仪器档案销毁申请表》，详细说明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经部门负责人签字确认。2.档案管理部门收到《设备仪器档案销毁申请表》后，对销毁申请进行审核，审核内容包括档案的真实性、完整性、合法性等。3.审核通过后，档案管理部门组织相关人员对拟销毁的设备仪器档案进行清点和核对，并填写《设备仪器档案销毁清单》。4.《设备仪器档案销毁清单》经档案管理部门负责人、设备仪器使用部门负责人和公司领导签字确认后，档案管理部门安排专人进行销毁。5.销毁过