工程部档案管理制度范本

PAGE工程部档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强工程部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工程部在工程建设、维护、管理等活动中形成的各类档案资料的管理。（三）档案定义本制度所指档案是工程部在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：工程部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映工程部各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集工程部工作中产生的各类档案，保证档案资料的齐全。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程部档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理工程部各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，便于档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的安全保管工作，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。6.组织开展档案的开发利用工作，为工程部各项工作提供档案信息支持。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等。3.做好档案的借阅登记、归还检查等工作，确保档案的安全。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。5.积极参与档案的开发利用工作，为利用者提供优质服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.工程设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更等相关图纸、文件。3.工程施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、施工日志等。4.工程监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件：竣工验收报告、竣工备案表、工程质量保修书等。6.工程合同文件：工程承包合同、分包合同、采购合同、租赁合同等。7.工程往来文件：工程联系单、工作函件、会议纪要等。8.其他与工程相关的文件资料，如工程照片、录像、音频资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案资料应进行初步整理，按照类别和时间顺序排列，便于后续的集中整理。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容、来源等进行分类，可分为工程前期类、工程设计类、工程施工类等等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。3.装订：对纸张较小、零散的文件进行装订，保持文件的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，便于查阅。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映工程部主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映工程部一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为10年至50年。3.短期保管：凡是反映工程部短期工作活动，在较短时间内对本公司有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为1年至5年。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门（窗）、窗帘、吸尘器等。3.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。（三）档案的存放1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放。2.同一类档案应按照编号顺序依次排列，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全。（四）档案的清查1.定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对清查结果应进行记录，形成清查报告，报档案管理部门负责人审核。五、档案的借阅与利用（一）借阅范围1.因工作需要查阅工程部档案的公司内部人员。2.经公司批准，因业务往来等需要查阅工程部档案的外部单位人员。（二）借阅手续1.内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位人员借阅档案，需持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经公司相关部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。3.档案管理人员对借阅申请进行审核后，发放《档案借阅证》，借阅人员凭《档案借阅证》到档案库房借阅档案。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案或涉及机密的档案，借阅期限根据具体情况确定，一般不超过[X]个工作日。（四）借阅要求1.借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。2.借阅人员应在指定地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。3.如需复印档案，应经档案管理部门负责人同意，并在档案管理人员的监督下进行复印。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（五）档案利用1.档案管理部门应积极开展档案的开发利用工作，为工程部各项工作提供档案信息支持。2.根据工作需要，档案管理部门可编制档案资料汇编、专题索引等，提高档案的利用效率。3.鼓励员工利用档案资料进行业务研究和工作创新，对在档案利用方面取得显著成果的员工给予表彰和奖励。六、档案的鉴定与销毁判断行业领域从标题“工程部档案管理制度范本”可以判断，该文档适用于工程建设、施工、管理等相关行业领域。鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，对档案进行科学、准确的鉴定。2.从工程部工作的实际需要出发，全面分析档案的现实价值和历史价值。3.坚持全面的、历史的、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、形式等因素。鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和处置意见。鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和价值，确定保管期限。2.综合分析法：综合考虑档案的形成背景、历史联系、现实利用需求等因素，对档案进行全面评估。销毁程序1.档案鉴定小组对已到保管期限且无保存价值的档案提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司领