银行档案室制度范本模板

PAGE银行档案室制度范本模板一、总则（一）目的为加强银行档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行内部各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映银行业务活动和历史面貌。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案资料，确保无遗漏。3.保密性原则：对涉及银行机密和敏感信息的档案严格保密。4.规范性原则：按照统一的标准和流程进行档案管理操作。5.便利性原则：便于档案的查阅、使用和保管。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理银行各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等日常管理工作。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行安全检查，确保档案的安全保管。6.负责档案的鉴定、销毁等工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和移交工作。2.明确专人负责档案管理，确保档案资料的及时归档和妥善保管。3.配合档案室做好档案的查询、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行岗位职责。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理工作。3.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。4.定期对档案管理工作进行总结和汇报，提出改进建议。三、档案分类与编号（一）档案分类1.业务档案：包括各类银行业务办理过程中形成的文件资料，如贷款合同、存款凭证、结算单据等。2.人事档案：员工个人基本信息、工作经历、考核记录等相关资料。3.财务档案：财务报表、会计凭证、审计报告等。4.行政档案：银行行政事务管理中产生的文件，如会议纪要、工作计划、规章制度等。5.科技档案：涉及银行信息技术、系统开发、设备维护等方面的资料。6.声像档案：照片、录音、录像等资料。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，按照档案类别、年度、保管期限等进行编号。2.业务档案编号格式为：业务类别代码+年份+流水号。例如：贷款业务档案编号为DK+2023+001。3.人事档案编号格式为：RS+年份+员工编号。如：RS+2023+0001。4.财务档案编号格式为：CW+年份+凭证类别+流水号。如：CW+2023+记+001。5.行政档案编号格式为：XZ+年份+文件类别+流水号。如：XZ+2023+会议纪要+001。6.科技档案编号格式为：KJ+年份+项目名称代码+流水号。如：KJ+2023+系统升级+001。7.声像档案编号格式为：SX+年份+拍摄日期+顺序号。如：SX+2023+20230501+001。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案资料收集齐全，不得积压或遗漏。2.收集的档案资料应保持原始性和完整性，不得随意涂改、伪造。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子版本，确保信息的一致性。（二）整理流程1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.编号：为每份档案赋予唯一的编号。3.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注档案编号、名称等信息。五、档案归档与移交（一）归档时间1.业务档案应在业务办理完毕后的[X]个工作日内归档。2.人事档案应在员工入职、离职、晋升等变动后的[X]个工作日内归档。3.财务档案应在会计年度终了后的[X]个月内归档。4.行政档案应在文件形成后的[X]个工作日内归档。5.科技档案应在项目结束后的[X]个工作日内归档。6.声像档案应在拍摄或录制完成后的[X]个工作日内归档。（二）移交程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案填写《档案移交清单》，一式两份。2.双方核对无误后，在《档案移交清单》上签字确认。3.档案室接收档案后，将其中一份《档案移交清单》留存，另一份返还给移交部门。六、档案保管（一）保管环境1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。3.档案室应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案存储1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，并按照编号顺序排列。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。3.声像档案应采用光盘、磁带等介质存储，并注明相关信息。（三）档案盘点1.档案室应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。2.盘点内容包括档案数量、编号、存储位置等，确保账实相符。3.对盘点中发现的问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.银行内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.涉及银行机密和敏感信息的档案，查阅权限应严格按照银行保密制度执行，经相关领导审批后方可查阅。（二）借阅程序1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.经所在部门负责人和档案室负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅和借阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。3.查阅和借阅结束后，应及时将档案归还档案室，并办理注销手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要性，定期对档案进行鉴定。2.保管期限已满且无继续保存价值的档案，可予以鉴定销毁。3.涉及银行机密和敏感信息的档案，销毁前应进行严格的审核。（二）鉴定程序1.档案室组织成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、业务部门代表等。2.鉴定小组对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见经档案室负责人审核后，报银行领导审批。（三）销毁流程1.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、数量等信息。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将清单存档。九、档案信息化管理（一）系统建设1.建立银行档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。2.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能。3.系统应与银行其他业务系统进行数据对接，实现信息共享。（二）数据录入1.档案管理人员应及时将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案管理信息系统。2.录入的数据应准确、完整，确保与档案原件一致。（三）系统维护1.定期对档案管理信息系统进行