档案数字化载体管理制度

PAGE档案数字化载体管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案数字化载体的管理，确保档案信息的安全、完整和有效利用，根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有档案数字化载体的管理，包括但不限于纸质档案数字化形成的电子文件、存储介质等。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案数字化载体所记录的信息与原始档案一致，真实可靠。2.完整性原则：保证档案数字化载体的内容完整无缺，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保护档案数字化载体的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.规范性原则：遵循国家和行业有关档案数字化的标准和规范，确保管理工作的规范化、标准化。二、档案数字化载体的收集与整理（一）收集要求1.明确档案数字化的范围，按照公司档案管理规定，确定需要进行数字化处理的档案类别和年度。2.档案部门应定期对拟数字化的档案进行清查核对，确保档案的准确性和完整性。3.收集的档案应保持清洁、整齐，无破损、霉变等情况，对于不符合要求的档案，应进行必要的修复和整理。（二）整理规范1.按照档案的形成规律和内在联系，对收集的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.建立档案数字化目录数据库，准确记录档案的题名、年度、保管期限、密级等信息，便于检索和查询。3.对档案数字化过程中产生的相关文件，如数字化工作方案、质量检测报告等，应一并整理归档，作为档案数字化载体管理的重要组成部分。三、档案数字化载体的数字化处理（一）数字化设备与软件1.配备符合档案数字化要求的设备，如扫描仪、服务器、存储设备等，并定期进行维护和检查，确保设备正常运行。2.选用经过国家相关部门认证的档案数字化软件，保证软件功能满足档案数字化处理的需求，并定期进行升级和更新。（二）数字化流程1.扫描根据档案的纸张类型、幅面大小等因素，选择合适的扫描分辨率和扫描模式，确保扫描图像清晰可读。对扫描图像进行去噪、去污、纠偏等预处理，提高图像质量。扫描过程中应建立日志记录，详细记录扫描的档案名称、数量、日期等信息。2.图像处理对扫描图像进行色彩调整、裁剪、拼接等处理，使其符合档案数字化的标准要求。对图像进行加密存储，防止图像信息泄露。3.数据挂接将处理后的图像数据与档案数字化目录数据库进行准确挂接，确保图像与档案信息的一一对应。对挂接后的图像数据进行完整性检查，发现问题及时处理。（三）质量控制1.建立档案数字化质量检测机制，对数字化过程中的各个环节进行质量抽检。2.质量检测内容包括图像清晰度、色彩准确性、数据挂接准确性等，抽检比例应不低于数字化档案总量的[X]%。3.对质量检测不合格的档案，应及时进行返工处理，直至达到质量要求。四、档案数字化载体的存储与保管（一）存储介质选择1.根据档案数字化载体的存储期限和存储要求，选择合适的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等。2.优先选用耐久性好、存储容量大、安全性高的存储介质，并确保存储介质的质量符合国家相关标准。（二）存储环境要求1.建立专门的档案数字化载体存储库，存储库应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等功能。2.控制存储库的温度、湿度等环境条件，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。3.定期对存储库进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对存储介质造成损害。（三）存储方式与管理1.采用分级存储方式，将档案数字化载体按照重要程度、使用频率等因素进行分类存储。2.建立存储介质标识制度，对每一份存储介质进行编号、标注，注明存储的档案内容、存储日期、保管期限等信息。3.定期对存储介质进行盘点和检查，核对存储介质的数量、存储内容等信息，确保存储介质的安全和完整。五、档案数字化载体的利用与传输（一）利用权限管理1.根据公司档案保密规定，明确不同人员对档案数字化载体的利用权限，严格限制非授权人员的访问。2.建立档案数字化载体利用审批制度，使用人员需填写利用申请表，经相关部门负责人审批后，方可查阅、下载、打印档案数字化载体。3.对涉及公司机密的档案数字化载体，应采取加密、水印等技术手段进行保护，防止信息泄露。（二）利用流程1.使用人员在档案管理部门指定的场所利用档案数字化载体，不得擅自将载体带出指定场所。2.利用过程中应遵守档案管理规定，爱护档案数字化载体，不得对载体进行涂改、损坏等操作。3.使用完毕后，应及时归还档案数字化载体，并办理归还手续。（三）传输管理1.如需传输档案数字化载体，应采用安全可靠的传输方式，如加密网络传输、移动存储介质拷贝等。2.在传输过程中，应对载体进行加密处理，确保传输信息的安全。3.对传输的档案数字化载体进行备份，防止传输过程中出现数据丢失等问题。六、档案数字化载体的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，定期对档案数字化载体进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定流程1.档案管理部门组织相关人员成立鉴定小组，对档案数字化载体进行逐份鉴定。2.鉴定小组根据档案的内容和价值，确定档案数字化载体的存毁意见，并填写鉴定登记表。3.对拟销毁的档案数字化载体，应进行二次审核，确保销毁意见的准确性。（三）销毁处理1.经鉴定确需销毁的档案数字化载体，应按照公司档案销毁制度进行处理。2.销毁过程应进行详细记录，包括销毁的档案名称、数量、日期、销毁方式等信息。3.销毁工作应在档案管理部门和相关监督部门的监督下进行，确保销毁工作的彻底性和安全性。七、档案数字化载体的安全管理（一）安全制度建设1.建立健全档案数字化载体安全管理制度，明确安全管理职责和工作流程。2.制定安全应急预案，应对可能出现的安全事故，如火灾、水灾、网络攻击等。（二）人员安全管理1.加强对档案数字化载体管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.对涉及档案数字化载体管理的人员进行背景审查，签订保密协议，防止内部人员泄露信息。（三）技术安全措施1.采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等技术手段，保障档案数字化载体存储和传输环境的安全。2.定期对档案数字化载体进行安全检查和风险评估，及时发现和排除安全隐患。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案数字化载体管理监督小组，定期对档案数字化载体的管理工作进行监督检查。2.监督小组应检查档案数字化载体的收集、整理、存储、利用、鉴定、销毁等环节是否符合本制度要求。（二）检查内容与方式1.检查内容包括档案数字化载体的数量、质量、存储环境、利用情况等。2.检查方式可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等多种形式。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改