档案资料出入库管理制度

PAGE档案资料出入库管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案资料的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，规范档案资料的出入库流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案资料的出入库管理，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、证照等各类纸质及电子档案资料。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案资料管理合法合规。2.遵循档案资料的真实性、完整性和保密性原则，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。3.实行集中统一管理，明确各部门职责，确保档案资料出入库流程顺畅、有序。二、档案资料入库管理（一）档案资料收集1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保各类档案资料及时、准确地集中到档案管理部门。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损毁或丢失。对于重要的档案资料，应进行备份保存。（二）档案资料整理1.档案管理部门收到档案资料后，应及时进行整理。按照档案资料的类别、年度、保管期限等进行分类编号，编制目录索引，确保档案资料便于查找和管理。2.对纸质档案资料，应进行装订、编页，去除金属物等；对电子档案资料，应进行格式转换、命名规范，并存储于安全可靠的存储设备中。（三）档案资料鉴定1.档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，根据国家相关规定和公司实际情况，确定档案资料的保管期限。2.对于保管期限已满或失去保存价值的档案资料，应填写《档案资料鉴定销毁申请表》，经相关部门审核、公司领导批准后进行销毁处理。（四）档案资料入库1.经过整理、鉴定后的档案资料，应及时办理入库手续。档案管理人员应按照档案资料的分类编号顺序，将档案资料存放在相应的档案柜或存储设备中，并做好入库登记。2.入库登记应详细记录档案资料的名称、数量、来源、入库时间、保管期限等信息，确保账物相符。三、档案资料出库管理（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案资料的部门或个人，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的名称、数量、用途、预计归还时间等信息。2.《档案资料借阅申请表》应经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《档案资料借阅申请表》后，应进行严格审核。对于涉及公司机密或重要信息的档案资料，需经公司分管领导审批同意后方可借阅。2.审核通过后，档案管理人员应在《档案资料借阅申请表》上签署意见，并注明借阅期限。（三）档案资料出库1.根据审批后的《档案资料借阅申请表》，档案管理人员按照规定的程序办理档案资料出库手续。2.档案资料出库时，档案管理人员应与借阅人当面核对档案资料的名称、数量、完整性等信息，并在《档案资料借阅登记簿》上进行详细登记，双方签字确认。（四）借阅期限1.档案资料的借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.借阅期限届满，借阅人应及时归还档案资料。如需继续借阅，应重新办理借阅手续。（五）归还验收1.借阅人归还档案资料时，档案管理人员应认真检查档案资料的完整性、准确性和保密性。如发现档案资料有损坏、丢失或泄露等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。2.经检查无误后，档案管理人员应在《档案资料借阅登记簿》上注明归还时间，并办理注销手续。四、档案资料查阅管理（一）查阅申请1.因工作需要查阅档案资料的部门或个人，应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅档案资料的名称、内容、用途等信息。2.《档案资料查阅申请表》应经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。（二）查阅审批1.档案管理部门收到《档案资料查阅申请表》后，应进行审核。对于涉及公司机密或重要信息的档案资料，需经公司分管领导审批同意后方可查阅。2.审核通过后，档案管理人员应在《档案资料查阅申请表》上签署意见，并安排查阅地点和时间。（三）查阅方式1.档案资料的查阅应在档案管理部门指定的查阅地点进行，查阅人不得擅自将档案资料带出查阅地点。2.查阅档案资料时，查阅人应遵守档案管理部门的相关规定，不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换或损坏。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理手续。（四）查阅记录1.档案管理人员应对查阅过程进行记录，包括查阅时间、查阅人、查阅档案资料的名称、内容等信息。查阅记录应妥善保存，以备查阅。2.查阅结束后，档案管理人员应及时将档案资料归还原位，并整理好查阅现场。五、档案资料保管与保护（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保档案资料存放环境安全、整洁、通风良好。档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。2.档案库房的温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。（二）档案资料保管1.档案管理人员应定期对档案资料进行检查和清点，确保档案资料的安全和完整。如发现档案资料有损坏、丢失或霉变等情况，应及时采取措施进行处理。2.对电子档案资料，应定期进行备份，并存储于不同的存储设备中，分别存放于不同的地点。同时，应定期对电子档案资料进行杀毒、维护，确保数据的安全性和可用性。（三）档案资料保护1.严格遵守档案资料的保密规定，未经公司领导批准，任何人不得擅自对外提供、泄露档案资料的内容。2.档案管理人员应加强对档案资料的保护意识，在档案资料的整理、保管、查阅等过程中，采取必要的防护措施，防止档案资料受到损坏或丢失。六、档案资料信息化管理（一）信息化建设1.公司应加强档案资料信息化建设，建立完善的档案管理信息系统，实现档案资料的电子化管理。2.档案管理信息系统应具备档案资料的录入、存储、查询、借阅、统计等功能，提高档案资料管理的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案资料的分类编号顺序，将档案资料的相关信息准确录入档案管理信息系统中，确保数据的完整性和准确性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，及时删除已过期或无效的档案资料信息，保证系统数据的时效性。（三）信息安全1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，确保只有授权人员才能访问和操作档案资料信息。2.定期对档案管理信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。同时，做好数据备份工作，防止数据丢失。七、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对档案资料出入库管理情况进行监督检查，确保各项制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案资料的收集、整理、鉴定、入库、出库、查阅、保管等环节，以及档案管理信息系统的运行情况。（二）考核评价1.建立档案资料出入库管理考核评价机制，对各部门和档案管理人员的工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案资料的完整性、准确性、保密性、时效性等方面，以及档案管理工作的效率和服务质量。（三）奖惩措施1.对在档案资料出入库管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.对违反档案资料出入库管理制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教