工厂档案室管理规章制度

PAGE工厂档案室管理规章制度一、总则（一）目的为加强工厂档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于工厂内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、查阅、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工厂档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映工厂的生产经营活动和历史发展过程。3.完整性原则：全面收集和整理与工厂相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及工厂机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善工厂档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查阅利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。5.对档案的鉴定、销毁等工作进行审核和监督，确保档案的真实性和完整性。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记和统计工作。8.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全完整。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受档案室的业务指导和监督。3.按照档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交档案室统一保管。4.严格遵守档案查阅、借阅等规定，确保档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，不断提高业务水平。3.负责档案的日常管理工作，做好档案的收集、整理、编目、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。4.严格遵守档案保密制度，对档案内容严格保密，不得泄露档案机密信息。5.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。6.积极参与档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务质量。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工厂在生产经营活动中形成的各类文件材料，包括但不限于生产技术文件、质量管理文件、设备管理文件、物资采购文件、销售合同文件、财务会计文件、人力资源文件等。2.上级主管部门下发的与工厂相关的文件、通知、指示等。3.工厂对外签订的各类合同、协议、章程等文件。4.工厂内部会议记录、纪要、工作报告、总结等文件。5.工厂员工个人在工作中形成的重要文件材料，如科研成果、技术报告、业务总结等。6.其他与工厂生产经营活动相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案兼职管理员，负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案兼职管理员应定期对本部门形成文件材料进行清理和收集，按照档案分类标准进行整理，确保档案材料的准确性和规范性。3.对于重要文件材料，应实行纸质档案与电子档案同时收集，确保档案信息的一致性和完整性。4.档案收集过程中，应注意文件材料的真实性、完整性和有效性，对于不符合要求的文件材料应及时进行补充或修正。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类，如可分为党群工作类、行政管理类、生产技术类、经营管理类、财务管理类、人力资源类等。3.对每一类档案按照年度、保管期限等进行排列，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。5.建立档案盒，将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理归档完毕，并移交档案室统一保管。2.对于一些特殊项目或紧急文件材料，应在项目结束或文件办理完毕后及时归档。（二）归档程序1.各部门档案兼职管理员将整理好的档案编制档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案室。2.档案室接收档案时，应对档案的数量、质量、完整性等进行核对，核对无误后在档案移交清单上签字确认。3.档案室对接收的档案进行登记，建立档案台账，记录档案的编号、题名、日期、保管期限、来源等信息。4.将归档的档案按照分类标准进行上架存放，确保档案存放有序，便于查找和利用。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久保管、定期保管两种。定期保管期限分为30年、10年。2.确定档案保管期限应根据档案的重要程度、历史价值、现实利用需求等因素综合考虑，具体划分标准按照国家有关规定执行。3.对于保管期限已满且无继续保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）保管要求1.档案室应具备良好的档案保管条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案应存放在专门的档案库房内，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案进行分类存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查找。4.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、丢失等情况应及时报告并采取相应措施进行处理。5.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.工厂内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅工厂档案的，应持有单位介绍信，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息，经工厂主管领导批准后，方可到档案室查阅。3.涉及工厂机密的档案，未经工厂保密委员会批准，任何人不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表或单位介绍信，提交给档案室。2.档案室工作人员对查阅申请或介绍信进行审核，符合查阅条件的，按照查阅范围提供档案。3.查阅人在档案室指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案室的各项规章制度，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。4.查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案室，档案室工作人员对档案进行核对，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）借阅规定1.工厂内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、目的、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位人员借阅工厂档案的，应持有单位介绍信，注明借阅档案的名称、目的、期限等信息，经工厂主管领导批准后，方可到档案室办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。如因工作需要复制、摘抄档案的，应经档案室同意，并按照规定进行登记。5.借阅人归还档案时，应确保档案的完整、无损，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。（四）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）期限、归还日期等信息。3.定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案兼职管理员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，对保管期限已满的档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无查考利用价值的文件等进行鉴定。3.对涉及工厂机密且已解密的档案，按照规定进行鉴定，确定是否可以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行清理，确定需要鉴定的档案范围。2.对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.编制档案鉴定意见书，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限、鉴定意见等信息。4.将档案鉴定意见书提交工厂主管领导审批，经批准后生效。（四）销毁程序1.对经鉴定批准销毁的档案，应编制档案销毁清单，一式两份，一份留存档案室，一份交工厂保密委员会备案。2.档案销毁清单应包括档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为工厂生产经营活动提供更加便捷、高效的档案信息支持。3.推进档案信息资源共享，促进工厂内部各部门之间的信息交流和协同工作。（二）数字化档案采集1.对已有的纸质档案进行数字化扫描，扫描格式应符合档案信息化管理系统的要求，确保扫描图像清晰、完整。2.对电子档案进行规范整理，确保电子档案格式统一、命名规范、元数据完整。3.在数字化档案采集过程中，应做好数据备份工作，确保数据安全。（三）信息化系统管理1.建立档案信息化管理系统，对档案的录入、存储、检索、利用等进行全面管理。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，按照系统要求进行档案信息的录入、更新和维护。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。4.加强对档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。