消防巡查电子档案管理制度

PAGE消防巡查电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司消防巡查电子档案管理，规范消防巡查工作记录，确保消防设施设备完好有效，预防火灾事故发生，保障公司员工生命财产安全，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有办公区域、生产车间、仓库、宿舍等场所的消防巡查电子档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：消防巡查电子档案应如实记录巡查过程中发现的问题、处理情况及相关信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：档案应涵盖消防巡查工作的各个环节，包括巡查计划、巡查记录、问题整改跟踪等，保证档案资料完整无缺。3.规范性原则：严格按照国家法律法规、行业标准及公司内部规定进行档案管理，确保档案格式统一、内容规范。4.保密性原则：涉及公司商业机密、消防安全敏感信息等应严格保密，防止信息泄露。（四）引用法律法规及行业标准1.《中华人民共和国消防法》2.《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》3.《消防给水及消火栓系统技术规范》GB509744.《火灾自动报警系统设计规范》GB501165.《消防应急照明和疏散指示系统技术标准》GB51309等相关标准规范二、消防巡查电子档案管理职责（一）消防安全管理部门职责1.负责制定和完善消防巡查电子档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门开展消防巡查工作，审核巡查电子档案内容。3.定期对消防巡查电子档案进行整理、归档和保管，确保档案的完整性和规范性。4.分析消防巡查数据，总结消防安全状况，为公司消防安全决策提供依据。5.负责与外部消防部门进行沟通协调，配合消防检查，提供相关电子档案资料。（二）各部门职责1.负责本部门区域内的消防巡查工作，指定专人负责填写消防巡查电子档案。2.按照公司消防巡查计划和要求，认真组织实施巡查，及时发现并记录消防设施设备存在的问题。3.对巡查中发现的问题及时进行整改，并将整改情况反馈至消防安全管理部门。4.协助消防安全管理部门做好消防巡查电子档案的整理、归档等工作。（三）巡查人员职责1.熟悉消防法律法规、公司消防管理制度及消防设施设备的性能和操作方法。2.按照规定的巡查路线和内容，认真开展巡查工作，如实记录巡查情况。3.及时发现消防设施设备故障、安全隐患等问题，并准确填写在巡查电子档案中。4.对巡查中发现的问题及时报告本部门负责人，并跟踪整改情况。三、消防巡查电子档案内容及格式（一）巡查计划1.年度巡查计划明确本年度消防巡查工作的总体目标、任务和要求。制定详细的年度巡查时间表，包括每月、每季度的巡查安排。确定巡查人员分组及职责分工。2.月度巡查计划根据年度巡查计划，细化每月的巡查区域、内容和重点部位。明确每次巡查的具体日期和时间。（二）巡查记录1.基本信息巡查日期、巡查人员姓名、所在部门。巡查区域（具体到楼层、房间号等）。2.消防设施设备巡查情况消防栓系统：检查消防栓箱内设备是否齐全（消防水带、水枪、消防栓阀门等），有无损坏、漏水现象；消防栓阀门开启是否灵活，水压是否正常。自动喷水灭火系统：喷头外观是否完好，有无被遮挡、损坏；报警阀组是否正常工作，有无渗漏；末端试水装置压力、流量是否符合要求。火灾自动报警系统：探测器、手动报警按钮等设备外观是否正常，有无故障报警；火灾报警控制器运行是否稳定，显示信息是否准确。消防应急照明和疏散指示系统：应急灯具是否完好，能否正常点亮；疏散指示标志是否清晰，指向是否正确。灭火器：检查灭火器的压力是否在正常范围内，外观有无损坏、腐蚀，喷管、喷嘴是否畅通。3.消防安全管理情况巡查是否存在占用、堵塞消防通道、安全出口现象。电气线路敷设是否符合规定，有无私拉乱接电线、违规使用大功率电器等情况。消防设施设备周围是否堆放杂物，影响正常使用。员工对消防安全知识的掌握情况，是否会正确使用消防器材等。4.问题记录详细记录巡查过程中发现的消防设施设备故障、安全隐患等问题。对问题进行简要描述，注明问题所在位置、严重程度等。（三）问题整改跟踪记录1.问题登记将巡查记录中发现的问题进行逐一登记，建立问题台账。记录问题编号、发现日期、问题描述、责任部门、责任人等信息。2.整改措施责任部门针对问题制定具体的整改措施，明确整改期限、整改责任人。整改措施应具有可操作性，能够有效解决问题。3.整改过程记录跟踪整改措施的执行情况，记录整改过程中的关键节点和进展情况。如整改过程中遇到困难或需要协调其他部门，应详细记录相关情况。4.整改结果验收整改完成后，由消防安全管理部门组织相关人员对整改结果进行验收。验收合格的，在问题台账中注明验收日期、验收人员，并将问题销号；验收不合格的，责令责任部门重新整改，直至合格。（四）档案格式要求1.消防巡查电子档案应采用电子表格（Excel）或数据库形式进行记录，确保数据的规范性和可编辑性。2.巡查计划、巡查记录、问题整改跟踪记录等应分别建立独立的工作表或数据表。3.表格应设置清晰的表头，注明各项内容的名称、格式要求等。4.数据录入应准确无误，不得随意涂改。如需修改，应注明修改日期和修改人。5.档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应妥善保管，异地存放。四、消防巡查电子档案管理流程（一）巡查计划制定与发布1.消防安全管理部门每年年初根据公司实际情况和相关法律法规要求，制定年度消防巡查计划。2.年度巡查计划经公司消防安全责任人审批后发布至各部门。3.各部门根据年度巡查计划，结合本部门工作安排，制定月度巡查计划，并报消防安全管理部门备案。（二）巡查实施1.巡查人员按照巡查计划和规定的巡查内容、路线，对责任区域进行巡查。2.在巡查过程中，巡查人员应认真填写消防巡查电子档案，如实记录巡查情况。3.如发现问题，应及时拍照或录像留存证据，并在档案中详细记录问题情况。（三）问题上报与处理1.巡查人员发现问题后，应立即报告本部门负责人。2.部门负责人根据问题的严重程度，及时组织整改。对于能够立即整改的问题，应立即安排人员进行整改；对于需要一定时间和资源才能整改的问题，应制定整改措施和期限，并明确整改责任人。3.整改责任人按照整改措施进行整改，并定期向部门负责人汇报整改进展情况。4.部门负责人将整改情况及时反馈至消防安全管理部门。（四）档案整理与归档1.每日巡查工作结束后，巡查人员应将当天的巡查电子档案提交至本部门负责人进行初步审核。2.部门负责人审核无误后，将档案统一汇总至消防安全管理部门。3.消防安全管理部门对各部门提交的巡查电子档案进行再次审核，确保档案内容完整、准确。4.审核通过的档案按照年度、月度进行分类整理，建立电子档案库，并进行归档存储。（五）档案查阅与使用1.公司内部人员因工作需要查阅消防巡查电子档案的，应填写《消防巡查电子档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到消防安全管理部门查阅。2.消防安全管理部门应指定专人负责档案查阅工作，按照申请表的要求提供相关档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容等信息。3.查阅人员不得擅自修改、删除档案内容，如需复印或拷贝档案资料，应经消防安全管理部门负责人批准。4.外部单位（如消防部门、上级主管部门等）因工作需要查阅公司消防巡查电子档案的，应出具正式函件，经公司消防安全责任人审批后，由消防安全管理部门按照规定提供相关档案资料，并做好登记备案工作。（六）档案保管与维护1.消防安全管理部门应指定专人负责消防巡查电子档案的保管工作，确保档案存储设备安全可靠。2.定期对档案存储设备进行检查、维护，防止数据丢失或损坏。如发现存储设备出现故障，应及时采取措施进行修复或更换，并对档案数据进行备份恢复。3.消防巡查电子档案应按照规定的保管期限进行保存，一般不少于[X]年。保管期限届满后，经公司消防安全责任人批准，方可进行销毁。4.档案销毁应制定详细的销毁清单，注明档案名称、编号、销毁日期等信息，并由专人负责监销。销毁清单应永久保存。五、监督与考核（一）监督检查1.消防安全管理部门定期对各部门消防巡查电子档案管理工作进行监督检查，检查内容包括巡查计划执行情况、巡查记录填写质量、问题整改跟踪情况等。2.监督检查可采取现场查阅档案、实地查看巡查区域等方式进行。对于发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。（二）考核评价1.公司将消防巡查电子档案管理工作纳入年度消防安全考核内容，对各部门的档案管理工作进行量化考核评价。2.考核指标包括巡查计划完成率、巡查记录准确率、问题整改及时率等。3.根据考核结