船舶设计院档案管理制度

PAGE船舶设计院档案管理制度一、总则（一）目的为加强船舶设计院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在船舶设计、科研、生产及管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于船舶设计院各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是船舶设计院在船舶设计、科研、生产、经营、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则船舶设计院档案工作实行集中统一管理，由院综合档案室负责全院档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保全院档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映船舶设计院各项工作的实际情况，归档的文件材料必须真实、准确、完整，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集和整理船舶设计院在各个历史时期形成的各类档案，保持档案的有机联系，保证档案的完整性。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的利用效率，为船舶设计院的各项工作提供优质服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施船舶设计院档案管理制度。2.负责全院档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.参与船舶设计院重大项目和重要活动的文件材料收集、整理和归档工作。5.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和网络化查询利用。6.定期对档案进行清理和鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。7.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为船舶设计院的决策和管理提供依据。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查询、借阅等利用工作。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.接受综合档案室的业务指导和监督，参加档案业务培训，提高档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）分类船舶设计院档案分为以下十大类：1.综合管理类包括党、政、工、团等方面的文件材料，如上级文件、院发文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.船舶设计类涵盖船舶设计项目的各类文件，如设计任务书、设计图纸、计算书、技术说明书、设计评审文件等。3.船舶科研类有关船舶科研项目的文件，包括科研立项报告、研究方案、实验数据、科研成果鉴定文件等。4.生产管理类涉及船舶生产过程中的文件，如生产计划、工艺流程、质量控制文件、生产调度记录等。5.经营管理类包含船舶设计院经营活动中的文件，如市场调研报告、合同协议、招投标文件、财务报表等。6.人事档案类员工的个人档案，包括履历表、学历学位证书、职称评定文件、奖惩记录等。7.设备仪器类关于船舶设计院设备仪器的文件，如设备购置合同、设备台账、设备维护保养记录等。8.基本建设类船舶设计院基本建设项目的文件，如项目可行性研究报告、初步设计文件（含概算）、施工图设计文件、工程竣工验收文件等。9.声像档案类以照片、录音、录像等形式记录船舶设计院重要活动、项目进展等情况的文件。10.电子档案类以电子数据形式存在的各类文件，包括设计图纸的电子版本、办公自动化文件、电子邮件等。（二）编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.年度：用公元纪年全称表示，如“2023”。3.类别：按照上述档案分类的十大类，分别用两位数字表示，如“01”表示综合管理类，“02”表示船舶设计类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。5.例如，2023年形成的第5份船舶设计类档案的编号为“202302005”。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门日常文件材料的收集工作。兼职档案员要及时收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表等，确保档案的齐全、完整。2.对于船舶设计、科研、生产等项目，项目负责人应在项目启动时，制定文件材料归档计划，明确各阶段应归档的文件内容和时间要求，并督促项目组成员及时整理和移交文件。3.综合档案室应定期对全院各部门的文件材料收集情况进行检查和指导，发现问题及时督促整改。4.对于外来文件，如上级主管部门的文件、合作单位的信函等，由院办公室统一签收、登记后，按照文件内容和性质及时分发给相关部门，并做好文件的跟踪和催办工作，确保文件得到妥善处理和归档。（二）整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.整理归档文件时，应按照分类方案和编号方法，对每份文件进行编号，并编制归档文件目录。归档文件目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数备注等项目。4.对于声像档案，应按照形成时间、内容等进行分类整理，同时注明拍摄（录制）时间、地点、人物、事由等信息，并编制声像档案目录。5.电子档案应按照电子文件的类别和存储格式进行分类整理，建立电子文件数据库，并确保电子文件的元数据完整、准确。电子文件的整理应遵循国家有关电子文件管理的标准和规范。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、装订机等，以便进行档案的整理、编目、查询等工作。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具进行存放，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换。（三）档案保管期限1.船舶设计院档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：院重要会议记录、决议、决定等文件。船舶设计、科研等重大项目的全套文件材料。涉及院重大权益、重要资产的文件材料。上级主管部门颁发的重要文件等。3.长期保管的档案保管期限为30年，主要包括：船舶设计、科研等项目的阶段性文件材料。院一般性会议记录、工作计划与总结等文件。人事档案中的部分重要材料等。4.短期保管的档案保管期限为10年，主要包括：日常工作中形成的一般性文件材料。临时性项目的文件材料等。（四）档案清点与核对1.综合档案室应定期对档案进行清点和核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量准确、存放位置正确、保管状况良好。2.在清点核对过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应填写档案清点核对记录，对发现的问题进行详细记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门代表和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案的存毁。3.鉴定档案时，应重点审查档案的内容是否涉及院重大权益、重要资产、科研成果等方面，是否对院的工作和发展具有参考价值。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，详细注明档案的名称、编号、年度、类别、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册应经档案鉴定小组组长审核签字，并报院主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。档案销毁清册应作为档案管理工作的重要资料进行保存，保存期限与被销毁档案的保管期限相同。七、档案的利用（一）利用范围1.船舶设计院员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.外单位因工作需要查阅我院档案的，须经我院相关部门负责人同意，并办理查阅手续。涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅，须经院主管领导批准。（二）利用方式1.查阅员工查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称及编号等信息。查阅登记后，由档案管理人员提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅完毕后，应及时归还档案，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损。2.借阅借阅档案须填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报综合档案室审批。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理人员应认真检查档案的归还情况。（三）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称及编号、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的船舶设计院档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、网络化查询利用和自动化管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应满足档案查阅和利用的要求，一般不低于300dpi。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，确保图像清晰、完整，无黑边、白边、偏色等现象。3.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子文件数据库。（三）信息系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的信息化流程。2.系统应设置用户权限管理功能，根据不同用户的工作职责和权限，分配相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。3.系统应具备数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。同时，应制定数据恢复应急预案，确保在数据出现问题时能够及时恢复。（四）数据安全与保密