筹建处工程档案管理制度

PAGE筹建处工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强筹建处工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、竣工验收、后期维护及管理等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于筹建处负责的所有工程项目档案管理工作，包括但不限于新建、改建、扩建等各类工程项目。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则筹建处设立专门的档案管理机构，负责统筹工程档案管理工作，各部门按照职责分工，负责本部门工程档案的收集、整理、归档等工作，并接受档案管理机构的监督和指导。2.完整准确原则工程档案应全面反映工程建设全过程，包括从项目前期规划、设计、施工到竣工验收等各个环节的文件资料，确保档案内容真实、准确、完整。3.同步管理原则工程档案管理工作应与工程建设进度同步，在工程建设过程中及时收集、整理和归档相关文件资料，避免出现事后补档或档案缺失等情况。4.便于利用原则工程档案的整理和保管应便于查阅和利用，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案利用效率，满足工程建设及管理工作的实际需求。二、管理职责（一）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关工程档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本筹建处工程档案管理制度。2.负责统筹规划和组织协调筹建处工程档案管理工作，对各部门工程档案管理工作进行监督、检查和指导。3.负责集中统一管理筹建处工程档案，包括接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。4.组织开展工程档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。5.参与工程建设项目的竣工验收，对工程档案的完整性、准确性进行审核，并出具档案验收意见。（二）各部门职责1.负责本部门在工程建设过程中形成的文件资料的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理机构移交。2.明确本部门档案管理人员，负责具体的档案管理工作，确保档案资料的及时收集、整理和妥善保管。3.在工程建设过程中，配合档案管理机构做好工程档案的同步管理工作，按照档案管理要求及时提供相关文件资料。4.协助档案管理机构开展工程档案的鉴定、统计等工作，提供必要的信息和数据支持。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理法律法规和本筹建处工程档案管理制度，负责具体工程档案管理工作。2.负责工程档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常工作，确保档案资料的规范、有序管理。3.建立工程档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管工作，确保档案不受损坏、丢失和泄密。5.定期对工程档案进行清查、核对，对破损、褪色等不符合保管要求的档案及时进行修复和复制。6.积极为工程建设及管理工作提供档案信息服务，根据利用需求及时提供档案资料，并做好利用登记工作。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。项目规划设计文件，包括选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。工程勘察、设计文件，如地质勘察报告、初步设计、施工图设计等。2.工程建设过程文件工程招投标文件，包括招标文件（含工程量清单、技术规范等）、投标文件、中标通知书等。工程合同文件，如建设工程施工合同、监理合同、材料设备采购合同等。工程施工过程中的各类技术文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、工程联系单等。工程质量控制文件，包括原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。工程安全与文明施工文件，如安全专项方案、安全检查记录、文明施工措施等。工程进度文件，如工程进度计划、进度报表、工程延误及处理记录等。工程监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单等。3.工程竣工验收文件工程竣工验收报告、竣工图（包括建筑、结构、电气、给排水等专业竣工图）。工程质量保修书、使用说明书等。工程竣工结算文件，如结算书、审核报告等。工程竣工验收备案文件，包括竣工验收备案表、备案机关要求提供的其他文件。4.其他相关文件工程建设过程中的照片、录像、录音等声像资料，反映工程建设各个阶段的实际情况。工程建设过程中形成的电子文件，如电子图纸、文档、数据等，应与纸质文件同步归档，并确保其真实性、完整性和可读性。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责工程文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、准确收集。2.收集的文件资料应真实、有效，具有法律效力，严禁伪造、篡改档案资料。3.文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，符合档案保管要求。4.对于电子文件，应按照相关标准和规范进行收集和整理，确保其格式统一、存储介质可靠，并做好备份工作。5.声像资料应主题明确、图像清晰、声音清楚，注明拍摄时间、地点、人物等信息，并进行分类整理和编目。（三）收集时间1.项目前期文件应在文件形成后及时收集，并在项目立项后一个月内归档至档案管理机构。2.工程建设过程中形成的文件资料应随工程进度同步收集，各部门应在每月末将当月形成的文件资料整理后移交档案管理机构。3.工程竣工验收文件应在竣工验收后十五个工作日内收集齐全，并归档至档案管理机构。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件形成规律按照工程建设项目的不同阶段、不同专业、不同类别，对文件资料进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.保持文件之间的历史联系按照文件的来源、时间、内容等因素，对文件进行系统排列，便于反映工程建设的全过程和内在逻辑关系。3.便于保管和利用根据文件的数量、载体形式等特点，选择合适的整理方法和保管方式，确保档案便于查阅、检索和利用。（二）分类方法1.工程项目分类按照筹建处负责的工程项目名称进行分类编号，每个工程项目作为一个独立的分类单元。2.文件类别分类在每个工程项目分类下，按照文件的性质和用途分为项目前期文件、工程建设过程文件、工程竣工验收文件等类别。3.专业分类对于工程建设过程文件，再按照建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业进行细分，便于同一专业文件的集中管理和查阅。（三）整理步骤1.装订对纸质文件进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保文件整齐、牢固。2.编页号对装订后的文件进行编页号，页号应编写在文件正面的右上角和背面的左上角，采用阿拉伯数字连续编号。3.编目编制卷内文件目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目，确保目录内容准确、完整。编制案卷目录，包括案卷号、题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等项目，对每个工程项目的档案进行总体登记。4.装盒将整理好的文件装入档案盒，在档案盒封面和脊背填写相关信息，包括工程项目名称、案卷号、题名、保管期限等，确保档案盒标识清晰、规范。五、档案归档（一）归档要求1.归档时间各部门应按照本制度规定的时间及时将整理好的工程档案移交档案管理机构归档，档案管理机构应在收到档案后及时进行审核和登记。2.归档手续档案移交时，移交部门应填写档案移交清单，注明移交档案的名称、数量、案卷号等信息，双方签字确认。档案管理机构应建立档案接收台账，对接收的档案进行详细记录。3.归档质量归档的工程档案应符合整理要求，文件资料齐全、完整，分类准确、编目规范，装订整齐、装盒有序，确保档案质量符合标准。（二）归档流程1.部门整理各部门按照档案整理要求，对本部门在工程建设过程中形成的文件资料进行整理，形成案卷。2.部门初审各部门对整理好的案卷进行自查，确保档案内容完整、整理规范，然后提交部门负责人审核签字。3.移交档案管理机构各部门将审核通过的案卷及档案移交清单一并移交档案管理机构，档案管理机构对移交的档案进行核对和验收。验收合格的档案，档案管理机构予以接收并办理归档手续；验收不合格的档案，档案管理机构应退回移交部门，要求其限期整改后重新移交。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理机构应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，满足档案保管的基本条件。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对不同保管期限、不同密级的档案应分别存放，并有明显标识。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、案卷号等信息，确保档案账实相符。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。2.严格控制库房温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.库房应配备专人管理，管理人员应熟悉档案保管业务，严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。4.档案库房应安装监控设备，对库房内的情况进行实时监控，确保档案安全。七、档案利用（一）利用范围1.工程建设及管理人员因工作需要查阅工程档案。2.工程竣工验收、审计、评估等相关部门查阅工程档案。3.其他经筹建处批准的单位或个人查阅工程档案。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理机构查阅纸质档案，档案管理人员应根据利用者的需求提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、利用者姓名、单位名称（或个人身份证号）、查阅档案名称及案卷号、查阅目的等。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，到档案管理机构办理借阅手续。档案管理人员应在借阅申请表上签字确认，并将档案资料交利用者签收。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，利用者应提前办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案资料，应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、数量、复制用途等信息，经部门负责人审批后，到档案管理机构办理复制手续。档案管理人员应按照利用者的要求进行复制，并对复制件进行核对和登记。复制件应加盖档案管理机构印章，注明“复制件”字样，与原件具有同等效力。（三）利用要求1.利用者应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等，严禁擅自将档案带出档案管理机构。2.利用者查阅、借阅档案后，应及时归还档案管理机构，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如发现档案有损坏或丢失等情况，应及时追究利用者的责任。3.档案管理机构应建立档案利用效果反馈机制，对利用档案解决实际问题的情况进行跟踪和反馈，不断改进档案利用服务工作。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案管理机构应定期对工程档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.价值鉴定原则根据工程档案的保存价值和现实利用需求，对档案进行价值评估，确定档案是否继续保存或销毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人、相关专业技术人员及业务部门代表组成。鉴定工作小组负责对工程档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性检查档案是否齐全，是否涵盖工程建设全过程的各个环节，有无缺漏。2.档案的准确性核实档案内容是否真实、准确，与工程实际情况是否相符，有无虚假或错误信息。3.档案的保存价值根据工程建设及管理工作的实际需求，评估档案对今后工作的参考作用和利用价值，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.编制销毁清册经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理机