乡镇人大资料档案管理制度

PAGE乡镇人大资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇人大资料档案的管理，确保资料档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，充分发挥资料档案在乡镇人大工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇人大办公室及相关部门在工作中形成的各类资料档案，包括但不限于会议文件、代表活动记录、议案建议办理资料、选民信息等。（三）管理原则1.集中统一管理原则乡镇人大资料档案由专人负责集中管理，确保各类资料档案的完整性和系统性。2.真实准确原则资料档案应如实反映乡镇人大工作的实际情况，数据准确、内容真实。3.分类科学原则按照资料档案的来源、内容、形式等进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保资料档案的安全，防止泄露、丢失和损坏，对涉及国家机密和个人隐私的资料档案严格保密。二、资料档案的收集与整理（一）收集范围1.上级人大及相关部门下发的文件、通知、法规等。2.乡镇人大召开的各类会议文件、记录、纪要等。3.代表活动资料，包括代表视察、调研、走访选民等活动的记录、报告等。4.代表提出的议案、建议及办理情况资料。5.选民登记、选举工作相关资料。6.乡镇人大工作年度计划、总结、统计报表等。7.其他与乡镇人大工作有关的资料。（二）收集要求1.各部门应及时将工作中形成的资料档案移交至乡镇人大办公室，移交时应填写移交清单，注明资料档案的名称、数量、日期等。2.资料档案应字迹清晰、内容完整，如有破损、褪色等情况应及时修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并定期备份。（三）整理方法1.分类根据资料档案的性质和内容，分为综合类、会议类、代表工作类、选举工作类、议案建议类等类别。2.编号对每一类资料档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目编制资料档案目录，目录应包括资料档案的编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索。4.装订对纸质资料档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。三、资料档案的归档与保管（一）归档要求1.资料档案应定期归档，一般每年归档一次，确保资料档案的及时整理和保存。2.归档时应按照分类编号顺序进行排列，确保资料档案的系统性和完整性。3.对于重要资料档案应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式。（二）保管期限1.永久保管涉及乡镇人大工作重大决策、重要历史事件、具有长期查考利用价值的资料档案，应永久保管。2.定期保管其他资料档案根据其重要程度和查考利用价值，确定保管期限，一般分为30年、10年等。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥，防止受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。3.特殊载体档案对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照相关规定进行整理和保管，确保其质量和可读性。四、资料档案的查阅与利用（一）查阅权限1.乡镇人大工作人员因工作需要可查阅相关资料档案。2.其他部门或个人因工作需要查阅资料档案，应经乡镇人大办公室负责人批准，并填写查阅登记表。3.涉及国家机密和个人隐私的资料档案，未经批准不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人应提前向乡镇人大办公室提交查阅申请，注明查阅的资料档案名称、内容、目的等。2.乡镇人大办公室负责人对查阅申请进行审核，批准后安排专人负责提供查阅服务。3.查阅人应在指定地点查阅资料档案，不得擅自将资料档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护资料档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换等。4.查阅结束后，查阅人应及时归还资料档案，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用方式1.提供复印件对于需要利用资料档案的，可根据查阅人的需求提供复印件，但应注明出处和用途。2.提供电子文档对于电子档案，可根据查阅人的需求提供电子文档，但应确保电子文档的安全性和完整性。3.出具证明对于需要证明资料档案真实性和有效性的，可出具相关证明材料。五、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则乡镇人大办公室应定期对资料档案进行鉴定，确保资料档案的质量和价值。2.全面审查原则鉴定时应全面审查资料档案的内容、来源、保管期限等，确保鉴定结果的准确性。3.集体决策原则鉴定工作应由乡镇人大办公室负责人组织，相关人员参加，集体讨论决定鉴定结果。（二）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份资料档案进行直接审查，判断其是否具有保存价值。2.比较分析法将资料档案与同类资料档案进行比较分析，判断其价值大小。3.效益评估法评估资料档案的利用效益，判断其是否具有继续保存的必要。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的资料档案，应填写销毁清单，注明资料档案的名称、数量、日期等。2.销毁清单应经乡镇人大办公室负责人审核签字后，报乡镇人大主席批准。3.销毁资料档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁工作结束后，监销人应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。六、资料档案管理的监督与检查（一）监督检查职责1.乡镇人大办公室负责对资料档案管理工作进行日常监督检查，确保资料档案管理工作的规范运行。2.乡镇人大主席负责对资料档案管理工作进行定期检查，对发现的问题及时提出整改意见。（二）监督检查内容1.资料档案的收集、整理、归档、保管等工作是否符合本制度的要求。2.资料档案的查阅、利用、鉴定、销毁等工作是否规范有序。3.资料档案管理工作的设施设备是否完好，安全措施是否落实。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。2.整改部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，明确整改责任人，确保问题得到及时