警察局内部档案管理制度

PAGE警察局内部档案管理制度一、总则（一）目的为加强警察局内部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在警务工作中的作用，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门及全体警务人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则全局档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映警务工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集、整理和保存各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、警务工作秘密等档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责全局档案的综合管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本局档案管理制度。2.制定和完善本局档案管理的各项规章制度，并组织实施。3.负责全局各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。4.建立档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。5.对档案的保管、利用情况进行监督检查，确保档案安全。6.组织开展档案鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理和处置。7.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和统计工作。8.开展档案业务培训和指导工作，提高全局警务人员的档案意识和业务水平。（二）各部门档案管理员各部门设立档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.定期将整理好的档案移交至局档案管理部门，并办理交接手续。3.协助局档案管理部门开展档案查阅、借阅等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全和完整。5.接受局档案管理部门的业务指导和监督，及时反馈本部门档案管理工作中存在的问题。三、档案的分类与编号（一）档案分类本局档案分为以下几大类：1.文书档案包括上级文件、本局文件、会议文件、工作计划与总结、请示与批复、报告、通知、通报等各类公文。2.业务档案涵盖刑事案件档案、治安案件档案、交通事故档案、出入境管理档案、户政管理档案等各类业务工作中形成的档案。3.人事档案包括全局警务人员的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利、教育培训等方面的档案材料。4.财务档案涉及本局财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务方面的档案。5.声像档案包括照片、录音、录像等反映本局重要活动、事件及工作场景的声像资料。6.电子档案以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表、数据库等档案信息。（二）编号规则1.文书档案编号采用年度保管期限流水号的方式进行编号。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文书档案。2.业务档案编号根据不同业务类型制定编号规则，一般采用业务类别代码年度流水号的形式。如刑事案件档案编号为：XSA2023001，其中XSA为刑事案件类别代码。3.人事档案编号按照人事管理部门规定的编号方式进行编号，确保一人一档，编号唯一。4.财务档案编号依据财务档案管理要求，采用年度档案类别流水号的方式编号。如：2023会计凭证001，表示2023年度的第1册会计凭证档案。5.声像档案编号按照形成时间顺序进行编号，如照片档案编号为：ZP2023001，录像档案编号为：LX2023001等。6.电子档案编号与相应纸质档案编号一致，同时在电子文件名中注明档案类别和年度等信息，便于识别和管理。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。具体收集范围如下：1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局办理的各类案件的相关材料，如立案报告、调查笔录、证据材料、处理决定等。5.本局开展的各项业务工作中形成的文件材料，如出入境审批表、户籍档案、交通管理记录等。6.本局人事管理工作中形成的档案材料，如人员招聘、考核、任免、奖惩等文件。7.本局财务工作中形成的各类凭证、账簿、报表、审计报告等。8.本局组织的各类活动、培训、调研等工作中形成的文件材料和声像资料。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门档案管理员应定期对本部门的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，电子文件应确保数据准确、格式通用、存储安全。3.对于重要文件材料和紧急事件形成的文件材料，应及时收集并优先整理归档。4.收集过程中要注意文件材料的真实性和原始性，不得擅自修改、涂抹或伪造文件内容。（三）整理方法1.文书档案整理按照文件的形成时间顺序进行排列，同一事由的文件集中在一起，按正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，印件在前、定稿在后的顺序排列。然后进行分类、编号、编目、装订等工作。2.业务档案整理根据不同业务类型的特点和要求，对各类业务档案进行分类整理。例如刑事案件档案，按照案件受理、立案、侦查、结案等环节进行整理，将相关的法律文书、证据材料等依次排列，并进行编号、编目、装订。3.人事档案整理按照人事档案管理规定，对个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等档案材料进行分类整理，确保档案材料的真实性、完整性和准确性。4.财务档案整理按照会计凭证、账簿、报表等不同类别，分别进行整理。会计凭证应按时间顺序装订成册，账簿应按年度整理归档，报表应分类存放并注明年度和期数。5.声像档案整理对照片、录音、录像等声像资料进行分类整理，注明拍摄或录制时间、地点、内容、人物等信息，并进行编号和编目。对于重要的声像资料，应制作文字说明，以便更好地保存和利用。6.电子档案整理对电子文件进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，按照档案编号规则进行命名，并确保电子文件的元数据完整准确。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案上架与存放1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。2.不同保管期限的档案应分开存放，永久保管的档案应单独存放，定期保管的档案应按照保管期限依次排列。3.对于体积较大或特殊规格的档案，应单独存放，并在档案架上标明。4.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份存储。备份设备应异地存放，以防止数据丢失。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。具体保管期限根据档案的重要程度、性质和法规要求确定。1.永久保管的档案凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如本局的重要法规、规章、政策文件，重大案件档案，重要人事任免文件，财务审计报告等。2.定期保管的档案凡是在一定时期内对本局工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。如一般性的业务文件、短期的工作计划与总结、一般案件档案等。（四）档案清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.在清点过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.同时，要对档案的保管环境进行检查，包括温湿度、防火防盗设施等，确保档案保管条件符合要求。六、档案的利用（一）查阅与借阅规定1.本局警务人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅本局档案的，须持有单位介绍信，注明查阅内容和目的，经本局分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。4.如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现有损坏或丢失情况，应追究借阅人员的责任。（二）档案利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、部门、查阅或借阅目的、档案名称及编号、归还日期等信息。登记册应妥善保管，以备查询。（三）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可进行复制。2.复制档案应使用符合档案保管要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。3.档案管理部门应对复制情况进行登记，记录复制日期、复制人姓名、部门、档案名称及编号、复制份数等信息。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，各相关业务部门负责人和档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行鉴定。具体鉴定标准如下：1.已过保管期限，且在今后工作中无查考利用价值的档案，可予以销毁。2.保管期限未满，但档案内容已失去真实性、完整性，或因其他原因确无保存必要的档案，经鉴定后可予以销毁。3.涉及国家秘密、警务工作秘密等不宜公开的档案，应按照保密规定进行保管，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟