文化传播图书档案管理制度

PAGE文化传播图书档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文化传播图书档案管理，确保图书档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与文化传播相关的图书档案管理工作，包括图书的采购、借阅、保管，档案的收集、整理、归档、查阅等环节。（三）基本原则1.真实性原则：图书档案应如实反映公司文化传播活动的实际情况。2.完整性原则：确保图书档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：对涉及公司机密的图书档案严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行图书档案管理工作。二、图书管理（一）采购1.需求调研每年定期开展图书采购需求调研，由各部门根据文化传播业务需要提出图书采购申请。调研内容包括但不限于行业动态、专业知识、文化经典等方面的图书需求。2.采购计划制定根据需求调研结果，由图书管理部门汇总编制年度图书采购计划。采购计划应明确图书的类别、数量、预算等信息，并报公司领导审批。3.供应商选择建立合格供应商名录，通过招标、询价、谈判比较推荐等方式选择优质供应商。对供应商的信誉、资质、服务质量等进行评估，确保所采购图书的质量。4.采购实施按照采购计划与选定的供应商签订采购合同，明确图书的品种、数量、价格、交货时间等条款。采购人员应及时跟踪图书采购进度，确保图书按时、按质到货。（二）验收1.验收标准依据采购合同和相关质量标准对到货图书进行验收。检查图书的数量、版本、装帧、内容完整性等是否符合要求。2.验收流程图书到货后，采购人员通知图书管理部门进行验收。图书管理部门组织相关人员对图书进行验收，填写验收记录。如发现图书存在质量问题，应及时与供应商沟通协商解决。（三）入库1.分类上架验收合格的图书按照分类标准进行分类，确定图书的类别、编号等信息。将图书上架存放，确保图书排列整齐、便于查找。2.库存管理建立图书库存台账，记录图书的入库、出库、库存数量等信息。定期对图书库存进行盘点，确保账实相符。（四）借阅1.借阅申请公司员工因工作需要借阅图书，应填写借阅申请表，注明借阅图书的名称、数量、借阅时间等信息。借阅申请表经所在部门负责人审批后，交图书管理部门办理借阅手续。2.借阅审批图书管理部门对借阅申请进行审核，根据图书的重要性、借阅期限等因素决定是否批准借阅。对于涉及公司机密或重要资料的图书，借阅审批应更加严格。3.借阅期限一般图书的借阅期限为[X]天，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。续借期限不得超过[X]天。特殊图书的借阅期限根据实际情况另行规定。4.借阅归还借阅人员应在规定的借阅期限内归还图书，如逾期未还，图书管理部门应及时催还。归还图书时，图书管理部门应检查图书是否完好无损，如有损坏或丢失，借阅人员应照价赔偿。（五）保管1.环境要求图书存放地点应保持干燥通风、温度适宜，避免图书受潮、发霉、虫蛀等。配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保图书安全。2.日常维护定期对图书进行清洁、整理，检查图书的装订、封面等是否完好。对破损、老化的图书及时进行修复或更换。三、档案管理（一）收集1.收集范围公司在文化传播活动中形成的各类文件、资料、记录等均属于档案收集范围，包括但不限于策划方案、活动照片、宣传资料、合同协议等。2.收集渠道各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，及时将本部门产生的档案资料移交至档案管理部门。档案管理部门可通过定期收集、专项收集、主动征集等方式，确保档案资料的全面收集。（二）整理1.分类标准根据档案的来源、时间、内容等因素，制定科学合理的分类标准。常见的分类类别包括活动策划档案、宣传推广档案、客户关系档案等。2.整理方法对收集到的档案资料进行分类、编号、编目等整理工作。去除重复、无效的档案资料，确保档案的精炼和有序。（三）归档1.归档要求按照分类标准将整理好的档案资料进行归档，确保档案资料的系统性和完整性。归档的档案资料应编制详细的目录，便于查找和利用。2.归档流程档案管理部门对归档的档案资料进行审核，审核通过后进行装订、装盒等归档操作。将归档后的档案资料存放在专门的档案库房，并建立档案存放索引。（四）查阅1.查阅申请公司员工因工作需要查阅档案，应填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、查阅目的等信息。查阅申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门办理查阅手续。2.查阅审批档案管理部门对查阅申请进行审核，根据档案的保密级别、查阅必要性等因素决定是否批准查阅。对于涉及公司机密或重要信息的档案，查阅审批应严格按照相关规定执行。3.查阅方式一般档案的查阅可在档案管理部门指定的查阅地点进行，查阅人员应在规定的时间内完成查阅。对于重要档案的查阅，档案管理部门可根据实际情况安排专人陪同查阅。4.查阅记录档案管理部门应对查阅情况进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅记录应妥善保存，以备查询。（五）保管1.档案库房管理档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合档案保管要求。2.档案保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期、短期，具体划分标准按照国家相关规定执行。3.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，对于已超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。档案销毁应填写销毁清单，经公司领导批准后，由专人负责实施销毁，并做好销毁记录。四、信息化管理（一）图书档案信息录入1.建立图书档案数据库将图书档案的基本信息、借阅记录、档案内容等录入数据库，实现图书档案信息的电子化管理。数据库应具备数据录入更新、查询统计、备份恢复等功能。2.数据录入要求数据录入人员应认真核对图书档案信息，确保录入数据的准确性和完整性。对录入的数据应进行定期审核，发现问题及时更正。（二）信息化系统使用与维护1.系统操作培训组织公司员工参加图书档案信息化系统操作培训，使员工熟悉系统的功能和使用方法。根据员工的岗位需求，提供个性化的系统操作指导。2.系统维护管理安排专人负责图书档案信息化系统的日常维护管理，确保系统的正常运行。定期对系统进行检查、升级，及时处理系统故障和安全隐患。五、监督与考核（一）监督检查1.定期检查图书管理部门和档案管理部门应定期对图书档案管理工作进行自查，及时发现问题并整改。公司内部审计部门应定期对图书档案管理情况进行审计监督，确保制度执行的有效性。2.不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要，对图书档案管理工作进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.考核指标制定图书档案管理工作考核指标，包括图书档案的完整性、准确性、安全性、利用效率等方面。考核指标应明确具体、可量化，便于考核评价。2.考核方式采用定期考核与不定期考核相结合的方式，对图书管理部门和档案管理部门