供销社会计档案管理制度

PAGE供销社会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强供销社会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合供销社实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于供销社系统内各级单位，包括各级供销社机关及其所属企业、基层供销社等。（三）定义本制度所称会计档案，是指供销社在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映供销社经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。各级供销社应明确会计档案管理的分管领导和具体负责部门，确保会计档案管理工作有序开展。同时，应遵循依法管理、科学规范、安全保密、便于利用的原则，保证会计档案管理工作符合法律法规要求，管理方法科学合理，档案信息安全保密，能够满足供销社经济业务发展和财务管理的需要。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、入库单、出库单、报销单等各类经济业务发生时取得或填制的凭证。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要等内容。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿，总括反映供销社的资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等情况。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，详细反映各项经济业务的具体情况。3.日记账，包括现金日记账和银行存款日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记，反映现金和银行存款的收支情况。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等，用于记录特定资产或业务的详细信息。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表以及相关附表，反映供销社在一定时期内的财务状况、经营成果和现金流量情况。2.财务情况说明书，对供销社一定时期内财务、成本等情况进行分析总结的书面报告，包括财务状况、经营成果、利润实现和分配情况、资金增减和周转情况、对本期或下期财务状况发生重大影响的事项、资产负债表日后至报出财务报告前发生的对供销社财务状况变动有重大影响的事项以及需要说明的其他事项等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项，保证银行存款账实相符。2.银行对账单，银行定期向供销社提供的反映其银行账户收支情况的对账单。3.纳税申报表，供销社按照国家税收法规规定，定期向税务机关申报缴纳税款的报表。4.会计档案移交清册，记录会计档案从一个部门或人员移交至另一个部门或人员时的详细情况，包括档案名称、数量、移交时间、移交人、接收人等信息。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放地点等信息，便于对会计档案进行管理和清查。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁时的详细情况，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁原因、销毁人、监销人等信息。7.其他具有保存价值的会计核算专业资料，如会计电算化系统备份数据、会计软件升级记录文件等。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和岗位应按照职责分工，及时将办理完毕的会计资料移交至会计部门。会计部门应定期对各类会计资料进行收集、整理，确保会计档案的完整性。2.对于从外部取得的会计资料，如发票、收据、银行对账单等，应确保其真实性、合法性和完整性，并按照规定进行签收、登记。3.电子会计资料的收集应符合相关电子档案管理的要求，确保数据的准确性、完整性和可读性。（二）整理方法1.会计凭证的整理按照记账凭证的编号顺序，将原始凭证附在相应记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。对原始凭证进行分类整理，如按照业务类型、时间顺序等进行排列，确保同类业务的凭证集中在一起。对于纸张大小不一致的原始凭证，应进行折叠或粘贴，使其规格统一，便于装订。2.会计账簿的整理拆除账簿上的空白页，并在账簿启用表上加盖单位公章和相关人员印章。对账簿中的账页进行编号，确保账页顺序连续，无缺号、重号现象。检查账簿的内容是否完整，包括账页记录、摘要、金额计算等是否准确无误。3.财务会计报告的整理将月度、季度、年度财务报表按照时间顺序排列，并在报表上加盖单位公章和相关人员印章。对财务情况说明书进行整理，确保内容完整、逻辑清晰，与财务报表相互印证。4.其他会计资料的整理银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等应按照时间顺序整理成册，并加盖单位公章。会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等应按照规定格式填写，确保内容准确、完整。（三）装订要求1.会计凭证应使用专用的凭证装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。2.装订后的会计凭证应在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等信息，并由装订人员和会计主管人员在封面上签字或盖章。3.会计账簿、财务会计报告等较大的会计资料，可采用活页夹或档案盒进行装订或存放，并在封面上注明相关信息。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证的保管期限为30年。2.会计账簿的保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告的保管期限为年度财务会计报告永久保管，月度、季度财务会计报告保管期限为10年。4.其他会计资料的保管期限按照相关规定执行，如银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年等。（二）保管地点1.各级供销社应设置专门的会计档案保管库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件。2.会计档案保管库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等，以保证会计档案的妥善保管。3.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，按照保管期限和档案类别进行排列，便于查找和管理。2.建立会计档案保管台账，详细记录会计档案的入库时间、保管期限、存放位置、查阅记录等信息，确保会计档案的动态管理。3.定期对会计档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保会计档案的账实相符。如发现档案短缺、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。4.严格限制非档案管理人员进入会计档案保管库房，档案管理人员应妥善保管库房钥匙，不得随意转借他人。五、会计档案的利用（一）查阅权限1.供销社内部人员因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人和会计主管人员批准。2.外部单位因审计、税务检查等工作需要查阅会计档案时，应出具单位介绍信，并经供销社分管领导批准。查阅时，应有供销社相关人员在场陪同，不得将会计档案带离保管地点。（二）查阅程序1.查阅人员应按照批准的查阅范围和内容进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或篡改、抽取、撤换会计档案资料。2.查阅会计档案时，应在专门的查阅登记簿上进行登记，记录查阅日期、查阅人员姓名、单位、查阅内容、归还日期等信息。3.查阅结束后，查阅人员应及时将会计档案归还档案管理人员，并由档案管理人员对档案进行检查，确保档案资料完整无损。（三）复制规定1.因工作需要确需复制会计档案的，应经会计主管人员批准，并在《会计档案查阅申请表》中注明复制内容和用途。2.复制会计档案时，应使用复印机、打印机等设备进行复制，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖供销社公章，并注明“此件与原件一致”字样。3.复制后的会计档案应按照规定进行保管，其保管期限与原件相同。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期满，且该档案所涉及的经济业务事项已经结清，不再需要继续保存的，可以按照规定程序进行销毁。2.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的供销社所保管的会计档案，无论是否保管期满，均不得销毁，待项目建设结束后按规定进行销毁。（二）销毁程序1.由会计部门会同档案管理部门提出会计档案销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，详细列出拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》应经供销社分管领导审核，并报上级主管部门备案。3.销毁会计档案时，应由供销社档案管理部门、会计部门和审计部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告供销社分管领导。（三）特殊情况处理1.对于采用电子计算机进行会计核算形成的电子会计档案，在销毁前应进行数据备份，并确保备份数据能够真实、完整地反映原会计档案内容。同时，应对电子会计档案的存储介质进行格式化处理，防止数据恢复。2.对于已销毁的会计档案，应在会计档案销毁清册上注明“已销毁”字样，并将销毁清册永久保存。七、监督与检查（一）内部监督1.供销社应建立健全会计档案管理内部监督制度，定期对会计档案管理工作进行检查，确保会计档案管理工作符合本制度要求。2.会计部门和档案管理部门应定期核对会计档案的保管情况，发现问题及时整改，并向上级主管部门报告。（二）外