学校棋艺室档案管理制度

PAGE学校棋艺室档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校棋艺室档案管理，确保棋艺室档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校棋艺室内所有与棋艺活动相关的档案资料管理，包括但不限于棋谱、赛事记录、学员信息、设备清单等。（三）基本原则1.集中统一原则：棋艺室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映棋艺室的工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）棋艺室负责人职责1.全面负责棋艺室档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。2.监督档案管理人员的工作，确保档案管理工作的规范执行。3.审核重要档案资料，对档案的利用和处置提出意见。（二）档案管理人员职责1.负责棋艺室档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立档案目录和索引，方便档案的查阅和利用。3.定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。4.按照规定办理档案的借阅、归还手续，做好借阅记录。5.对档案管理工作中发现的问题及时向棋艺室负责人汇报，并提出改进建议。三、档案收集（一）收集范围1.棋艺室举办的各类棋艺赛事的相关资料，包括赛事通知、报名表、赛程安排、比赛成绩、获奖名单等。2.棋艺教学资料，如教学大纲、教案、教材、课件等。3.学员信息档案，包括学员基本资料、学习记录、参赛记录等。4.棋艺室设备清单及维护记录，包括棋具、桌椅、电脑等设备的购置、维修、报废等情况。5.与棋艺室相关的对外交流活动资料，如邀请函、交流成果等。6.其他与棋艺室工作相关的重要文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将产生的档案资料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子档案，应确保数据的准确性和可读性，并进行备份存储。四、档案整理（一）分类标准1.赛事档案类：按照赛事名称、年份进行分类。2.教学档案类：分为教学大纲、教案、教材、课件等类别。3.学员档案类：以学员姓名为单位进行分类。4.设备档案类：按照设备名称、型号进行分类。5.其他档案类：根据文件性质和内容进行分类。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类，剔除重复、无效的资料。2.按照分类标准对档案进行编号，编制档案目录。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。4.对电子档案进行命名规范，建立文件夹结构，便于查找和管理。五、档案归档（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，确保档案的准确性和完整性。2.将审核通过的档案按照分类顺序放入档案柜或存储设备中，并在档案目录中注明存放位置。3.定期对归档的档案进行盘点，核对档案数量和存放位置是否正确。（二）归档时间1.每月末对当月产生的档案进行集中归档。2.重大赛事或活动结束后，应及时将相关档案进行归档。六、档案保管（一）保管环境1.棋艺室应设置专门的档案保管场所，保持环境整洁、干燥、通风，温度和湿度适宜。2.档案保管场所应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。（二）保管方式1.纸质档案应存放在档案柜中，按照分类顺序排列，便于查找和取用。2.电子档案应存储在专用的存储设备中，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对珍贵的棋谱、赛事奖杯等实物档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、定期检查等。（三）保管期限1.赛事档案类：长期保存。2.教学档案类：根据教学需要确定保管期限，一般不少于[X]年。3.学员档案类：自学员毕业或结业后保存[X]年。4.设备档案类：设备报废后保存[X]年。5.其他档案类：根据文件性质和重要程度确定保管期限。七、档案查阅（一）查阅权限1.棋艺室工作人员因工作需要可查阅相关档案。2.外单位人员查阅档案需经棋艺室负责人批准，并办理查阅手续。3.学员及其家长查阅学员档案需经棋艺室负责人同意，并在规定时间和地点进行查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和查阅时间。2.申请表经棋艺室负责人审批后交档案管理人员。3.档案管理人员根据申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复制手续。5.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员核对无误后在查阅记录上签字。八、档案借阅（一）借阅权限1.棋艺室工作人员因工作需要可借阅相关档案，但必须在规定时间内归还。2.外单位人员借阅档案需经棋艺室负责人批准，并签订《档案借阅协议》。3.学员及其家长一般不得借阅档案，如有特殊情况需经棋艺室负责人同意。（二）借阅流程1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称和借阅期限。2.申请表经棋艺室负责人审批后交档案管理人员。3.档案管理人员根据申请表提供档案，并与借阅人员签订《档案借阅协议》。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。5.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员检查档案无损坏后办理归还手续。九、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.档案保管场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对涉及机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。（二）保密责任1.所有接触档案的人员都有保密义务，如因工作失误导致档案信息泄露，应承担相应责任。2.对违反保密制度的行为，应视情节轻重给予批评教育、纪律处分或法律追究。十、档案统计与报表（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案利用情况统计，如查阅次数、借阅次数等。3.档案保管期限统计，对即将到期的档案进行提醒。（二）报表编制1.档案管理人员应定期编制档案统计报表，向棋艺室负责人汇报档案管理工作情况。2.统计报表应数据准确、内容完整，报表格式应规范统一。十一、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可考虑销毁。3.对涉及重要历史事件、人物等具有永久保存价值的档案，应继续妥善保管。（二）销毁流程1.档案管理人员提出档案销毁清单，经棋艺室负责人审核批准。2.对批准销毁的档案，应进