档案制度合规性评价模板

PAGE档案制度合规性评价模板一、总则（一）目的本评价模板旨在确保公司/组织的档案制度符合相关法律法规及行业标准要求，规范档案管理行为，提高档案管理水平，保障档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为公司/组织的运营和发展提供有力支持。（二）适用范围本评价模板适用于公司/组织内部各部门、各分支机构以及全体员工涉及的各类档案管理活动，包括档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。（三）评价依据1.国家及地方有关档案管理的法律法规，如《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《企业档案管理规定》等。2.行业主管部门制定的档案管理规范和标准，如[具体行业标准名称]。3.公司/组织内部制定的档案管理制度、办法及相关规定。（四）评价原则1.合法性原则：评价过程严格遵循国家法律法规和行业标准，确保档案制度合法合规。2.全面性原则：涵盖档案管理的各个环节和各类档案，不留死角。3.客观性原则：以事实为依据，客观公正地进行评价，避免主观臆断。4.准确性原则：评价结果准确反映档案制度的合规状况，为改进提供可靠依据。二、档案管理机构与人员（一）机构设置1.是否设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作，机构设置是否符合公司/组织的规模和档案管理需求。2.档案管理部门的职责是否明确，与其他部门之间的工作衔接是否顺畅。（二）人员配备1.档案管理人员的数量是否满足工作需要，人员结构是否合理，包括具备档案专业知识和技能的人员比例。2.档案管理人员是否经过专业培训，熟悉档案管理业务流程和相关法律法规，是否取得相应的岗位资格证书。3.档案管理人员的岗位职责是否明确，工作考核机制是否健全。三、档案收集与整理（一）收集范围1.明确各类档案的收集范围，是否涵盖公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.收集范围是否符合国家法律法规和行业标准要求，是否与公司/组织的业务特点和发展需求相适应。（二）收集要求1.规定档案收集的时间要求，确保档案及时、完整地收集。2.明确档案收集的质量要求，如文件材料的齐全性、完整性、准确性、规范性等。3.档案收集过程中是否有相应的交接手续，交接记录是否完整。（三）整理原则1.遵循档案整理的基本原则，如来源原则、事由原则、形成时间原则等，确保档案分类科学、排列有序。2.档案整理方法是否符合国家和行业标准，是否便于保管和利用。（四）分类标准1.制定统一的档案分类方案，分类标准是否合理、清晰，是否涵盖公司/组织的各类档案。2.分类方案是否具有可操作性，是否便于档案的查找和管理。（五）编号规则1.建立规范的档案编号体系，编号是否科学、唯一，便于识别和管理。2.编号规则是否涵盖各类档案，是否与分类方案相匹配。四、档案保管（一）保管场所1.档案保管场所是否符合安全、防火、防潮、防虫、防盗等要求，是否具备必要的防护设施和设备。2.档案保管场所的面积是否满足档案存储需求，是否有合理的功能分区，如库房、阅览室、整理室等。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，设备是否完好、有效。2.档案保管设备的配置是否符合档案保管要求，是否定期进行维护和检查。（三）保管期限1.明确各类档案的保管期限，保管期限的划分是否合理，是否符合国家法律法规和行业标准要求。2.档案保管期限的确定是否有相应的依据和审批程序，是否定期对档案保管期限进行鉴定和调整。（四）档案安全1.建立健全档案安全管理制度，包括档案的实体安全、信息安全等方面的规定。2.采取有效的安全防护措施，如门禁系统、监控系统、数据备份与恢复系统等，确保档案的安全。3.制定档案应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力，保障档案的安全。五、档案利用（一）利用范围1.明确档案利用的范围，是否涵盖公司/组织内部各部门以及外部相关单位和个人。2.档案利用范围是否符合国家法律法规和公司/组织的相关规定，是否保障档案的安全和保密。（二）利用手续1.规定档案利用的申请、审批手续，申请人是否填写规范的利用申请表，经相关部门和领导审批后方可利用。2.档案利用过程中是否有严格的登记制度，记录利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。（三）利用方式1.提供多种档案利用方式，如查阅、借阅、复制等，满足利用者的不同需求。2.档案利用方式是否符合档案管理规定，是否保障档案的原始性和完整性。（四）利用监督1.建立档案利用监督机制，对档案利用过程进行全程监督，确保利用行为合法合规。2.定期对档案利用情况进行统计和分析，评估档案利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，成员是否包括档案管理部门、业务部门、财务部门等相关人员，职责是否明确。2.档案鉴定工作小组是否定期开展档案鉴定工作，鉴定工作是否有计划、有组织地进行。（二）鉴定标准1.制定科学合理的档案鉴定标准，明确档案鉴定的依据和方法，如档案的保存价值、保管期限届满情况、现实利用价值等。2.档案鉴定标准是否符合国家法律法规和行业标准要求，是否与公司/组织的发展战略和业务需求相适应。（三）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁，销毁程序是否严格、规范。2.档案销毁前是否进行登记造册，经相关部门和领导审批后，在指定地点进行销毁，并留存销毁记录。3.档案销毁记录是否包括销毁时间日期、档案名称、数量、销毁方式、监销人员等信息，记录是否完整、准确。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.明确电子档案的收集范围，是否涵盖公司/组织在信息化建设过程中形成的各类电子文件、数据等。2.电子档案的收集是否及时、完整，是否与纸质档案同步进行收集和整理。3.电子档案的整理方法是否符合国家和行业标准，是否建立电子档案的分类、编号、存储等管理制度。（二）电子档案的保管1.电子档案的保管场所是否具备安全可靠的存储设备和环境，是否采取数据备份、加密等技术措施，保障电子档案的安全。2.电子档案的存储格式是否规范、统一，便于长期保存和利用。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可用性。（三）电子档案的利用1.提供电子档案的利用方式，如在线查阅、下载等，满足利用者的便捷需求。2.电子档案利用过程中是否有相应的权限管理和安全审计机制，保障电子档案的信息安全。（四）电子档案的鉴定与销毁1.参照纸质档案的鉴定标准，对电子档