销售部档案资料管理制度

PAGE销售部档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强销售部档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高销售工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司销售部全体员工及与销售业务相关的各类档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映销售业务活动的实际情况。2.完整性原则：涵盖销售业务的各个环节，确保档案资料不遗漏。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据真实可靠。4.保密性原则：对涉及公司商业机密和客户隐私的档案资料严格保密。5.便利性原则：便于档案资料的查阅、使用和管理。二、档案资料分类及内容（一）客户档案1.客户基本信息包括客户名称、地址、联系人、联系电话、传真号码、电子邮箱等。2.客户背景资料如客户的行业属性、规模、经营范围、发展历程、市场地位等。3.客户需求记录详细记载客户对产品或服务的需求、偏好、特殊要求等。4.销售往来记录涵盖与客户的沟通记录、销售合同签订情况、订单执行进度、款项收付明细等。5.客户评价与反馈收集客户对公司产品、服务、销售团队等方面的评价和反馈意见。（二）销售合同档案1.合同文本包括销售合同、采购合同、合作协议等各类与销售业务相关的合同原件。2.合同审批文件如合同审批表、审批意见、相关领导签字等。3.合同变更记录记录合同执行过程中的变更事项，包括变更原因、变更内容、双方协商过程及结果等。4.合同执行情况跟踪详细记录合同的执行进度，如产品交付时间、交付数量、验收情况、款项回收情况等。（三）市场推广档案1.市场调研资料包括市场调研报告、行业动态分析、竞争对手研究等。2.推广活动策划方案如促销活动方案、新品推广方案、展会参展方案等。3.推广活动执行记录涵盖活动的时间、地点、参与人员、活动内容、效果评估等。4.宣传资料包括公司宣传册、产品手册、海报、宣传单页、广告视频等。（四）销售业务文件1.销售计划与目标公司下达的销售任务指标、部门制定的销售计划、销售目标分解及执行情况报告等。2.销售报表如销售日报、周报、月报、季报、年报等，反映销售业绩、市场份额、客户分布等情况。3.销售分析报告对销售数据进行分析，总结销售规律、趋势，找出存在的问题及改进措施。4.销售费用预算与报销记录销售费用的预算编制、实际支出明细、报销凭证等。（五）销售人员档案1.员工基本信息包括姓名、性别、年龄、学历、入职时间、岗位职务等。2.培训与考核记录参加的销售培训课程、培训成绩、考核结果等。3.业绩考核资料每月、季度、年度的销售业绩考核数据、排名情况、奖励与处罚记录等。4.职业发展记录员工的晋升情况、岗位调动记录、职业发展规划等。三、档案资料收集与整理（一）收集职责1.销售部各岗位员工负责及时收集与本岗位工作相关的档案资料，并按照规定的时间和要求移交至档案管理人员。2.项目负责人在项目结束后，负责将项目过程中产生的各类档案资料进行整理汇总，移交至档案管理人员。（二）收集时间1.客户档案资料应在与客户建立业务关系后及时收集，并随着业务的进展不断更新补充。2.销售合同档案在合同签订后一周内收集齐全，合同执行过程中的变更记录和执行情况跟踪资料应随时收集。3.市场推广档案资料在每次推广活动策划阶段开始收集相关策划方案，活动执行过程中及时记录执行情况，活动结束后一周内完成全部资料的整理移交。销售业务文件按照规定的报表报送时间和分析报告撰写周期及时收集。4.销售人员档案资料由人力资源部门和销售部共同负责收集，定期更新员工的基本信息、培训与考核记录、业绩考核资料等，职业发展记录实时更新。（三）整理要求1.档案管理人员收到档案资料后，应按照分类标准进行整理。对每份档案资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性。2.对纸质档案资料，应去除金属物，采用A4纸张规格进行折叠或粘贴，使其整齐统一。3.电子档案资料应按照规定的命名规则进行命名，确保文件名清晰反映档案内容和所属类别，同时建立相应的文件夹结构进行分类存储。4.对档案资料中的重复内容进行清理，保留有效、完整的信息。对不完整或存在疑问的档案资料，及时与相关人员沟通核实，补充完善。四、档案资料归档与存储（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案资料进行逐一核对，确保资料齐全、准确、完整。2.按照档案分类目录，将档案资料分别归入相应的档案盒或文件夹中，并在档案盒或文件夹上标明档案类别、年度、起止日期等信息。3.填写档案归档登记表，详细记录档案资料的名称、编号、归档日期、保管期限等内容。（二）存储方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。档案架应按照档案类别和年度顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案采用服务器存储和磁盘阵列备份相结合的方式，确保电子档案数据安全可靠。定期对电子档案进行备份，备份数据存储在异地存储设备中。同时，建立电子档案索引数据库，方便快速检索查询。（三）保管期限1.客户档案一般保管期限为自业务结束后[X]年，涉及重要客户或商业机密的档案保管期限为[X]年。2.销售合同档案保管期限为自合同履行完毕后[X]年。3.市场推广档案保管期限为自推广活动结束后[X]年。4.销售业务文件销售计划与目标、销售报表等保管期限为[X]年，销售分析报告等重要文件保管期限为[X]年。5.销售人员档案保管期限为员工离职后[X]年。五、档案资料查阅与借阅（一）查阅权限1.销售部员工因工作需要可查阅本部门相关的档案资料。查阅客户档案时，需经销售经理批准。2.公司其他部门员工因工作需要查阅销售部档案资料的，需填写查阅申请表，经销售部经理和公司分管领导批准后方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅销售部档案资料的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准，并在档案管理人员的陪同下查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的和查阅时间等信息。2.将申请表提交至相应的审批人进行审批。3.审批通过后，查阅人在档案管理人员的陪同下到档案库房或电子档案存储设备处进行查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅人按照规定的要求查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。4.查阅人如需摘录或复制档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理相关手续。摘录或复制的档案资料应注明出处和用途。（三）借阅规定1.销售部员工因工作需要借阅本部门档案资料的，需填写借阅申请表，经销售经理批准后，在档案管理人员处办理借阅登记手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。2.公司其他部门员工借阅销售部档案资料的，参照查阅流程进行审批，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.外部单位或个人原则上不得借阅销售部档案资料。如因特殊情况确需借阅的，按照查阅流程经公司总经理批准后，办理借阅手续，借阅期限不得超过[X]个工作日，并需缴纳一定的押金。借阅期间，借阅人应妥善保管档案资料，不得转借、泄露档案内容。六、档案资料保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业机密和客户隐私的档案资料，档案管理人员应严格保密，不得向无关人员透露档案内容。2.在档案查阅和借阅过程中，档案管理人员应对查阅人和借阅人的身份进行核实，并监督其查阅和借阅行为，防止档案资料的不当使用和泄露。3.对电子档案资料，应设置不同级别的访问权限，确保只有经过授权的人员才能访问相应的档案数据。同时，采用加密技术对重要的电子档案进行加密存储，防止数据被非法获取。4.与档案资料接触的员工应签订保密协议，明确保密责任和义务，对违反保密规定的行为进行严肃处理。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防器材、监控设备等，确保档案库房安全。定期对档案库房进行检查，及时发现和排除安全隐患。2.对电子档案存储设备进行定期维护和检查，确保设备正常运行，数据安全可靠。同时，制定电子档案数据备份和恢复计划，防止因设备故障、自然灾害等原因导致数据丢失。3.档案管理人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案资料。对过期或不再使用的档案资料，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。七、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由销售部经理担任组长，档案管理人员、相关业务人员为成员。负责对到期档案资料进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准根据档案资料的保管期限、重要性、实用性等因素，对档案资料进行综合评估。对已失去保存价值的档案资料，可提出销毁意见；对仍有一定参考价值的档案资料，可适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案资料进行逐一审核，形成档案销毁清单，注明档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.将档案销毁清单提交至公司分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点对档案资料进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员