陕西实物档案数字化制度

PAGE陕西实物档案数字化制度一、总则（一）目的为加强陕西实物档案的管理与利用，规范实物档案数字化工作流程，确保实物档案信息的安全、完整和有效共享，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于陕西境内各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织的实物档案数字化工作。（三）基本原则1.真实性原则：实物档案数字化应确保原始实物档案的真实性，不得对档案内容进行篡改或伪造。2.完整性原则：全面、完整地对实物档案进行数字化处理，确保档案信息不遗漏。3.安全性原则：采取有效措施保障数字化档案信息的安全，防止信息泄露、丢失或被非法篡改。4.规范性原则：遵循国家及行业相关标准和规范，统一工作流程和技术要求。5.便利性原则：数字化后的实物档案应便于查询、检索和利用，提高档案服务效率。二、实物档案定义与范围（一）定义实物档案是指各组织在工作和活动中形成的，具有保存价值的，以实物形态存在的各种载体的档案，包括但不限于奖杯、奖牌、证书、印章、题词、手稿、照片、音像资料等。（二）范围1.本组织获得的各类荣誉实物，如国家级、省级、市级荣誉奖杯、奖牌、奖状等。2.重要活动中形成的具有纪念意义的实物，如领导人题词、活动纪念品等。3.反映本组织历史沿革、发展变迁的实物，如早期的印章、营业执照、办公设备等。4.具有特殊价值的手稿、照片底片、音像母带等原始资料。5.其他经鉴定具有保存价值的实物。三、实物档案数字化流程（一）档案收集与整理1.收集各部门应定期将本部门产生或保管的实物档案移交至档案管理部门。移交时需填写实物档案移交清单，详细注明实物名称、来源、形成时间、保管情况等信息。2.整理档案管理部门对接收的实物档案进行分类整理。按照实物档案的类别、年度、保管期限等进行有序排列，编制实物档案目录，确保每件实物档案都有唯一的编号和准确的标识信息。（二）数字化前处理1.实物检查对拟进行数字化的实物档案进行全面检查，确保实物的完整性和真实性。检查内容包括实物的外观状况、有无损坏、字迹是否清晰等。2.清洁与修复对于有污渍、灰尘或轻微损坏的实物，进行必要的清洁和修复处理。清洁过程中应使用合适的工具和材料，避免对实物造成二次损伤。修复工作应遵循专业的档案修复原则和方法，确保修复后的实物能够真实反映其原始状态。3.标识与编号在实物档案上粘贴或悬挂唯一性标识标签，标签内容应包含实物档案编号、名称、来源等关键信息。标识应牢固粘贴，不影响实物的原貌和使用。（三）数字化采集1.图像采集根据实物档案的特点和数字化要求，选择合适的图像采集设备和方法。对于平面实物，如证书、文件等，采用高分辨率扫描仪进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，以确保图像清晰可读。对于立体实物，如奖杯、奖牌等，可采用多角度拍摄的方式，利用专业摄影设备获取清晰、完整的实物图像。拍摄时应注意光线均匀、避免反光，确保图像能够准确反映实物的细节特征。2.音频视频采集对于音像类实物档案，使用专业的音频视频采集设备进行录制。录制过程中应设置合适的参数，保证音频视频质量清晰、稳定。采集的音频视频文件应进行格式转换和编码，确保文件格式符合长期保存和利用的要求，如采用常见的MP4、WAV等格式，并进行相应的元数据标注。3.数据录入对实物档案的相关信息进行准确录入，包括实物名称、编号、来源、形成时间、保管期限、简要说明等。录入的数据应与实物档案目录及标识信息一致，确保数据的准确性和完整性。（四）图像处理与优化1.图像校正对采集的图像进行几何校正、亮度对比度调整、色彩平衡调整等处理，确保图像的视觉效果良好，符合档案数字化的质量要求。校正后的图像应清晰、端正，无明显的变形、模糊或色彩偏差。2.图像增强运用图像处理软件对图像进行锐化、去噪等增强处理，进一步提高图像的清晰度和可读性。增强处理过程中应避免过度处理导致图像失真，确保处理后的图像能够真实反映实物档案的原始面貌。3.图像裁剪与拼接对于扫描或拍摄的较大幅面图像，根据实物档案的实际范围进行裁剪，去除多余的空白部分。对于需要拼接的图像，如立体实物的多角度拍摄图像，应进行准确的拼接处理，确保拼接后的图像无缝、完整，且能够准确反映实物的整体形态。（五）数据存储与管理1.存储格式数字化后的实物档案数据应采用安全、通用的存储格式进行保存。图像文件可保存为TIFF、JPEG等格式，音频视频文件可保存为MP4、WAV等格式。同时，应建立相应的元数据文件，记录实物档案的相关信息，如题名、责任者、时间、来源等，元数据文件可采用XML、CSV等格式，以便于数据的检索和利用。2.存储介质选择质量可靠、性能稳定的存储介质进行数据存储，如磁带、光盘、硬盘阵列等。存储介质应定期进行备份，备份份数不少于[X]份，并分别存储于不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，应对存储介质进行标识和管理，记录存储介质的编号、存储内容、存储时间等信息。3.存储环境为确保数字化数据的安全保存，应提供适宜的存储环境。存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件，温度保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度保持在[X]%[X]%之间。定期对存储环境进行检查和维护，确保存储设备和数据的安全。4.数据管理系统建立实物档案数字化管理系统，对数字化后的实物档案数据进行集中管理。管理系统应具备数据录入、存储、检索、查询、统计、备份等功能，能够方便快捷地实现对实物档案数字化信息的有效管理。同时，管理系统应设置严格的用户权限管理机制，确保不同用户只能访问其权限范围内的数据信息。（六）质量检测与验收1.质量检测在数字化过程中，应定期对数字化成果进行质量检测。检测内容包括图像清晰度、色彩准确性、数据完整性、元数据准确性等。采用专业的检测软件和工具，按照相关标准和规范进行检测，确保数字化质量符合要求。2.验收数字化工作完成后，由档案管理部门组织相关人员进行验收。验收人员应根据本制度及相关标准，对数字化成果进行全面检查。验收合格后，填写实物档案数字化验收报告，报告内容应包括数字化工作概况、验收依据、验收内容、验收结论等信息。验收不合格的，应及时通知数字化实施部门进行整改，直至验收合格为止。四、人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定实物档案数字化工作计划和实施方案，明确工作目标、任务、流程和要求。2.组织协调实物档案数字化工作的开展，对各部门的实物档案移交工作进行指导和监督。3.负责实物档案数字化工作的质量控制和验收工作，确保数字化成果符合相关标准和要求。4.建立和维护实物档案数字化管理系统，对数字化后的实物档案数据进行安全存储和有效管理。收集、整理和分析实物档案数字化工作中的相关数据和信息，为组织的决策提供支持。（二）数字化实施部门职责1.根据档案管理部门的要求，具体承担实物档案数字化的实际操作工作，包括档案收集、整理、数字化采集、图像处理、数据存储等环节。2.负责数字化设备的选型、采购、维护和管理，确保设备正常运行，满足数字化工作的需要。3.对数字化工作人员进行培训和指导，提高其业务水平和操作技能，确保数字化工作的质量和进度。4.按照档案管理部门的安排，及时完成数字化工作任务，并提交数字化成果进行验收。5.配合档案管理部门做好数字化成果的后期利用和服务工作，根据实际需求提供相关数据和信息。（三）其他部门职责1.负责本部门实物档案的收集、整理和初步保管工作，按照规定的时间和要求将实物档案移交至档案管理部门。2.协助档案管理部门和数字化实施部门开展实物档案数字化工作，提供必要的信息和支持。3.在实物档案数字化过程中，配合做好相关实物的检查、清洁、修复等工作，确保实物档案的原始状态不受影响。五、安全管理（一）数据安全建立严格的数据安全管理制度，对数字化过程中的数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。定期对数据进行备份，备份数据应存储于安全可靠的异地存储中心。同时，设置数据访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作数字化档案数据。（二）设备安全加强对数字化设备的管理和维护，定期对设备进行检查、保养和维修，确保设备正常运行。设备使用过程中应严格遵守操作规程，防止因操作不当导致设备损坏或数据丢失。对设备的存储介质进行定期清理和更新，确保存储介质的安全性和可靠性。（三）人员安全对参与实物档案数字化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。工作人员应严格遵守安全制度和操作规程，不得擅自泄露数字化档案数据信息。在工作场所设置必要的安全警示标识，配备消防、防盗等安全设施，确保人员和设备的安全。六、监督与检查（一）内部监督档案管理部门应定期对实物档案数字化工作进行内部监督检查，检查内容包括工作流程执行情况、数字化质量、安全管理措施落实情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保数字化工作规范、有序进行。（二）外部检查积极配合上级主管部门、档案行政管理部门等开展的实物档案数字化工作检查。对于检查中