深圳市档案归案制度标准

PAGE深圳市档案归案制度标准一、总则（一）目的为加强深圳市各公司/组织档案管理，确保档案归案工作的规范化、标准化，提高档案管理水平，保障档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度标准。（二）适用范围本制度标准适用于深圳市行政区域内的各类公司、企事业单位、社会团体等组织（以下统称“组织”）的档案归案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案归案应确保档案内容真实、准确反映组织各项活动和业务工作实际情况。2.完整性原则：全面收集组织在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。3.规范性原则：严格按照规定的程序、方法和标准进行档案归案操作，确保档案整理规范、有序。4.保密性原则：对涉及组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。5.便利性原则：档案归案应便于档案的保管、查阅和利用，提高档案管理工作效率。二、档案归案范围（一）文书档案1.上级机关来文，包括命令、决定、指示、通知、通报、报告、批复等。2.本组织形成的各类文件，如请示、报告、通知、会议纪要、规章制度、工作计划与总结等。3.与其他组织往来的函件、协议、合同等。（二）科技档案1.科研项目档案，包括项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果报告等。2.工程建设档案，涵盖工程项目规划、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。3.设备仪器档案，包含设备购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。（三）财务档案1.会计凭证，如原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账等。3.财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。4.财务审计报告、税务资料等。（四）人事档案1.员工入职登记表、履历表、身份证复印件等。2.劳动合同、薪酬福利文件、绩效考核记录等。3.员工培训记录、奖惩材料、职称评定文件等。4.员工离职手续文件等。（五）业务档案1.市场营销档案，如市场调研报告、客户资料、营销活动策划与执行记录等。2.生产管理档案，包括生产计划、工艺流程、质量检验记录等。3.行政管理档案，如办公设备采购与管理记录、办公用品领用记录等。三、档案归案要求（一）文件材料齐全完整各部门应按照档案归案范围，全面收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保无遗漏。对于重要文件的草稿、修改稿等也应一并收集归档。（二）文件材料真实有效归档的文件材料应是组织在实际工作中形成的原始记录，内容真实可靠，签字盖章齐全，具有法律效力。严禁伪造、篡改档案内容。（三）文件材料格式规范归档文件应使用统一规定（[具体格式标准]）的纸张、字体、字号、排版等，确保文件格式规范、清晰易读。电子文件应采用通用格式存储，并保证其可读性和完整性。（四）文件材料分类准确按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行准确分类，归入相应的类目。不得将不同类别的文件混淆归档。（五）文件材料编号清晰对归档的文件材料应进行编号，编号应连续、唯一，便于查找和管理。编号方式可根据档案类别和实际情况确定，但应保持一致性和系统性。四、档案归案流程（一）文件材料收集1.各部门指定专人负责本部门文件材料的收集工作，定期对工作中形成的文件材料进行整理、分类。2.对于上级机关来文，由办公室统一接收，并及时分发给相关部门阅办，阅办完毕后由承办部门负责将文件材料交回办公室归档。3.组织内部形成的文件材料，由各部门在文件办理完毕后，按照归档要求进行初步整理，及时移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的文件材料后，按照档案分类方案进行详细分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写档案盒封面、盒脊、备考表等项目。3.将文件材料按照排列顺序依次装入档案盒，填写档案目录，编制电子目录。（三）档案装订1.对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行修整、裱糊等处理。2.按照规定的装订顺序（[具体装订顺序]）对文件材料进行装订，确保整齐牢固，便于翻阅和保管。（四）档案上架1.将整理装订好的档案按照档案库房的排架顺序上架存放，填写档案存放位置索引。2.在档案管理系统中录入档案的相关信息，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理。五、档案归案时间（一）定期归案1.文书档案应在次年上半年完成归案工作。2.科技档案应在项目结束后[X]个月内完成归案。3.财务档案应在会计年度终了后[X]个月内整理归档。4.人事档案应随时归案，员工离职后[X]个工作日内将其档案整理归档。（二）不定期归案对于突发事件、专项工作等形成的文件材料，应在事件结束或工作完成后及时归案。六、档案归案责任（一）部门责任1.各部门负责人为本部门档案归案工作的第一责任人，负责组织、协调本部门的档案归案工作，确保文件材料按时、完整、准确移交。2.各部门档案收集人员应严格按照档案归案要求，认真做好文件材料的收集、整理和初步分类工作，对所收集的文件材料的真实性、完整性负责。（二）档案管理部门责任1.档案管理部门负责制定档案归案制度标准，指导、监督各部门的档案归案工作。2.对各部门移交的档案进行审核、整理、装订和上架，确保档案归案工作质量。3.负责档案归案工作中各类问题的协调处理，定期对档案归案情况进行检查和总结。七、档案归案监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门档案归案工作进行检查，检查内容包括文件材料收集情况（[具体检查项目及标准]）、整理质量、归案时间等。2.对检查中发现的问题及时向相关部门反馈，并督促其限期整改。整改情况纳入部门绩效考核。（二）外部监督（如有需要）1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等对本组织档案归案工作的监督检查。2.对监督检查提出的意见和建议，认真落实整改措施，不断完善档案归案工作。八、附则