少先队档案管理制度范本

PAGE少先队档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强少先队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在少先队工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区各级少先队组织的档案管理工作。（三）档案定义少先队档案是指少先队组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：少先队档案由各级少先队组织集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映少先队工作的实际情况。3.保密性原则：对涉及国家机密、少先队工作秘密和个人隐私的档案，要严格保密。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构各级少先队组织应设立档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本组织的档案管理工作。（二）职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本组织的档案管理制度。负责收集、整理、保管、统计、鉴定和销毁少先队档案。开发档案信息资源，为少先队工作提供档案利用服务。指导和监督所属单位的档案管理工作。2.专（兼）职档案管理人员职责负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作。做好档案的保管、保护工作，确保档案的安全。按照规定提供档案查阅服务，做好查阅登记工作。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.少先队组织工作计划、总结、报告、决议等文件材料。2.少先队活动方案、记录、照片、录像等资料。3.队员登记表、队员名册、优秀队员事迹材料等。4.队干部任免文件、培训记录等。5.与其他单位或组织的往来文件、信函等。6.少先队工作的统计报表、财务资料等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求及时间1.各部门应在工作活动结束后及时将应归档的文件材料收集齐全，移交档案管理部门。2.对于重要活动或事件，应在活动结束后一周内完成文件材料的收集工作。（三）整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案的内容、形式等特征进行分类，一般可分为综合类、组织建设类、活动类、宣传教育类、权益保护类等。编号：对每一类档案进行编号，编号应具有系统性和唯一性。编目：编制档案目录，包括案卷号、题名、日期、保管期限等内容。装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序存放档案，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，如光盘、硬盘等，同时建立电子档案目录。（三）保管期限1.少先队档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映少先队组织重大历史事件、重要工作成果等具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要是少先队组织在一定时期内具有重要参考价值的文件材料。短期保管的档案：保管期限为1年至15年的档案，主要是一般性的文件材料。2.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定执行，并结合少先队工作实际情况确定。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时记录并采取措施解决。3.清查结束后，应形成清查报告，对档案管理工作进行总结和评估。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应符合国家法律法规的规定。2.服务大局原则：档案利用要围绕少先队工作大局，为各项工作提供支持。3.方便快捷原则：简化利用手续，提高利用效率，方便档案利用者。（二）利用范围1.少先队组织内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.法律规定的其他可以查阅档案的单位或个人。（三）利用手续1.查阅档案应填写查阅申请表，并注明查阅目的、内容等。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并提供查阅服务。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、单位、查阅目的、查阅档案内容、归还日期等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划定标准，结合少先队工作实际，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见。2.档案鉴定小组对销毁意见进行审核，形成鉴定报告。3.经批准后，对拟销毁的档案进行登记造册。（四）销毁方法1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方法进行销毁。2.对电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行销毁处理。（五）销毁监督1.档案销毁工作应在档案鉴定小组的监督下进行，确保销毁工作的真实性和彻底性。2.销毁过程中应填写销毁记录，包括销毁日期、档案名称、数量、销毁方法等，销毁记录应保存备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现少先队档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等环节的信息化管理。2.对电子档案进行规范化管理，确保电子档案的安全和完整。3.利用信息技术开发档案信息资源，为少先队工作提供便捷的信息服务。（三）信息化安全保障1.加强档案管理信息系统的安全防护，