生态环境局档案保密制度

PAGE生态环境局档案保密制度一、总则（一）目的为加强生态环境局档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生态环境局全体工作人员，包括在编人员、合同制人员、借调人员以及参与档案管理工作的其他相关人员。同时，适用于本局在履行职责过程中形成、收集、整理、保管和利用的各类档案。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案保密的法律法规，如《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则将档案信息安全保密工作放在首位，采取有效措施，防止档案信息被非法获取、使用、披露或破坏。3.分级管理原则根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。4.便捷利用原则在确保档案安全保密的前提下，合理简化档案利用手续，提高档案利用效率，为生态环境局各项工作提供有力支持。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政类档案包括本局制定的各类政策文件、行政管理文件、会议纪要、工作计划与总结等。2.业务类档案涵盖环境监测数据、污染源普查资料、环境执法案卷、建设项目环境影响评价文件等与生态环境业务工作相关的档案。3.人事类档案涉及本局工作人员的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等人事档案材料。4.财务类档案包含本局的财务预算、决算报表、会计凭证、审计报告等财务档案。5.其他类档案除上述类别外的其他档案，如基建档案、设备档案、声像档案等。（二）档案分级根据档案的重要性、敏感性以及对生态环境工作和社会的影响程度，将档案分为绝密级、机密级和秘密级三级。1.绝密级档案涉及国家核心机密、生态环境关键技术或重大决策等，一旦泄露将对国家安全、生态环境安全造成特别严重损害的档案。2.机密级档案包含重要的环境监测数据、未公开的环境执法信息、涉及敏感区域的生态环境资料等，泄露后可能对生态环境工作或社会稳定产生严重影响的档案。3.秘密级档案一般的行政管理文件、普通的人事档案材料、常规的财务档案等，泄露后会对本局工作造成一定影响的档案。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门在工作过程中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，符合档案形成的原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可追溯性。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案应进行编号、编目，编制目录清单，注明档案的名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.对于纸质档案材料，应进行装订、编页，去除金属物，保持档案的整齐、牢固。4.电子档案应按照一定的命名规则进行命名，并建立相应的索引目录，确保电子档案的有序存储和快速检索。四、档案的保管（一）保管场所1.本局应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。3.档案库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案类别、保管期限进行分类存放，采用密集架或档案柜等方式进行保管，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应选用安全可靠的设备，并定期进行数据备份和检查，防止数据丢失。3.对于重要的档案，应采取异地备份存储的方式，确保档案信息的安全性。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括涉及国家核心机密、重要历史资料、具有长期保存价值的环境监测数据等。3.长期保管的档案保管期限为30年至50年，主要包括重要的行政管理文件、环境执法案卷、建设项目环境影响评价文件等。4.短期保管的档案保管期限为10年至30年，主要包括一般性的行政管理文件、人事档案材料、财务档案等。（四）档案清查与盘点1.档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和存储状态符合要求。2.清查和盘点工作应每年至少进行一次，清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管期限等。3.对于清查中发现的问题，应及时进行记录和处理，如档案缺失、损坏、过期等情况，应查明原因并采取相应的补救措施。五、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，严格按照规定的程序和权限进行。2.利用档案时不得损害国家利益、生态环境利益和他人合法权益，不得擅自涂改、抽取、撤换或销毁档案。3.档案利用应优先满足本局工作需要，同时在符合保密规定的前提下，为社会公众提供必要的档案信息服务。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅本局档案的，应持有单位介绍信，并经本局相关领导批准。涉及绝密级档案的，须经上级主管部门批准。3.司法机关因办案需要查阅、调取本局档案的，应按照法律程序办理相关手续。（三）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案时，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理人员应根据申请表进行审核，对符合规定和手续的，提供相应的档案，并做好查阅或借阅登记。3.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅的，应办理续借手续。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应进行核对和验收。（四）利用监督1.档案管理人员应对档案利用情况进行跟踪监督，确保档案利用过程符合规定和要求。2.对于违反档案利用规定的行为，档案管理人员应及时制止，并向相关部门报告。3.本局应定期对档案利用情况进行统计和分析，总结档案利用工作中存在的问题，不断完善档案利用管理制度。六、档案的保密措施（一）人员管理1.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。档案管理人员应签订保密承诺书，明确保密责任和义务。2.对涉及档案管理工作的人员进行背景审查，确保其政治素质和职业道德符合要求。3.严格限制接触档案的人员范围，并根据工作需要进行授权，严禁无关人员接触档案。（二）物理防护1.档案库房应安装门禁系统、监控设备等安全防护设施，对档案库房的出入情况进行实时监控和记录。2.档案库房的门窗应具备防盗、防火、防潮等功能，采用坚固的门锁和防护玻璃，确保档案库房的安全。3.对档案存储设备应进行加密处理，设置访问密码，并定期更换密码，防止电子档案信息被非法获取。（三）技术防范1.在档案管理工作中，应采用先进的信息技术手段，如数据加密、身份认证、访问控制等，保障档案信息的安全。2.定期对档案管理系统进行安全检查和维护，及时发现和修复系统漏洞，防止黑客攻击和病毒感染。3.建立档案信息备份与恢复机制，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的地点，确保在发生意外情况时能够及时恢复档案信息。（四）保密制度执行1.严格执行档案保密制度，对违反保密规定的行为进行严肃处理。对泄露档案信息的人员，将依法追究其法律责任。2.在档案利用过程中，应采取必要的保密措施，如对查阅或借阅的档案进行密封包装、限制使用范围等，防止档案信息泄露。3.加强对档案传递过程的管理，通过机要通信、专人送达等方式进行传递，确保档案在传递过程中的安全保密。七、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期满，经鉴定确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因保管不善导致档案损坏、变质，无法修复或失去利用价值的，可以进行销毁。3.由于工作需要，对重复、多余或已失去效力的档案，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》应经所在部门负责人审核，报本局分管领导批准。涉及绝密级、机密级档案的，须经上级主管部门批准。3.经批准后，档案管理人员应会同相关部门人员对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等