会计档案归档制度要求包括

PAGE会计档案归档制度要求包括一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.归档：是指将会计核算过程中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料，按照规定的时间、方法和要求，整理成案卷，并移交档案管理部门保存的过程。二、会计档案的内容及分类（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、工资表、成本计算单、出入库单等各种原始单据。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，用于记录经济业务的会计凭证。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目设置的，用于分类登记公司全部经济业务的账簿。2.明细账：按照明细科目设置的，用于详细记录某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账、固定资产明细账等。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，用于逐日逐笔记录现金和银行存款的收支情况。4.辅助账簿：如备查账簿等，用于补充记录某些在总账和明细账中未能详细反映的经济业务。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告：除月度报告内容外，还可能包括附注等。3.年度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项。2.银行对账单：由银行提供的，反映公司银行账户收支情况的对账单。3.纳税申报表：包括增值税申报表、企业所得税申报表等各种纳税申报资料。4.会计档案移交清册：记录会计档案移交情况的清册。5.会计档案保管清册：记录会计档案保管情况的清册。6.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁情况的清册。三、会计档案的归档要求（一）归档时间1.会计凭证应在每月终了后[X]个工作日内整理归档。2.会计账簿应在年度终了后[X]个月内整理归档。3.财务会计报告应在月度、季度终了后[X]个工作日内整理归档，年度终了后[X]个月内整理归档。4.其他会计资料应在形成后及时整理归档。（二）归档质量要求1.会计凭证应按编号顺序排列，附件齐全，折叠整齐，装订牢固，并在封面上注明年度、月份及起讫日期、凭证种类、起讫号码等。2.会计账簿应账页齐全，账表相符，无空页、空行，记账凭证与账簿记录核对无误，并在账簿封面注明账簿名称、年度、册数等。3.财务会计报告应数字准确，内容完整，格式规范，签字盖章齐全，并在报告封面注明报告名称、年度、月份等。4.其他会计资料应分类整理，编目编号，装订成册，并在封面上注明资料名称、年度、月份等。（三）归档手续1.会计档案整理完毕后，由会计部门编制会计档案移交清册，一式两份，一份由会计部门留存，一份交档案管理部门。2.档案管理部门接收会计档案时，应按照移交清册逐一核对，核对无误后双方在移交清册上签字盖章。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿保管期限为[X]年。2.月度、季度财务会计报告保管期限为[X]年。3.年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等保管期限为永久。4.其他会计资料保管期限按照国家有关规定执行。（二）保管地点会计档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。（三）保管要求1.档案管理部门应建立会计档案保管清册，详细记录会计档案的名称、数量、保管期限、存放地点等信息。2.会计档案应分类存放，便于查找和利用。3.档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理。4.会计档案不得外借，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。五、会计档案的查阅与复制（一）查阅权限1.本公司内部人员查阅会计档案，需经会计部门负责人批准，并在档案管理部门登记。2.外单位查阅会计档案，需持有单位介绍信，经本单位负责人批准，并在档案管理部门登记。（二）查阅程序1.查阅人员应填写会计档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等。2.档案管理人员应按照查阅登记表的内容提供相应的会计档案，并在查阅现场监督查阅人员的查阅行为。3.查阅人员不得擅自将会计档案带出档案库房，如需复印，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理复印手续。（三）复制要求1.复制会计档案应使用档案管理部门统一提供的纸张和设备，确保复制件清晰、完整。2.复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明“此件与原件核对无误”字样。3.复制会计档案的费用由查阅单位或个人承担。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由档案管理部门提出销毁意见，会同会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。（二）销毁程序1.公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。2.销毁会计档案时，应当由档案管理部门和会计部门共同派员监销。3.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。（三）不得销毁的会计档案1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中