酒店文件及档案管理制度

PAGE酒店文件及档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店文件及档案管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，提高酒店运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门及全体员工在工作中形成的各类文件及档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：酒店文件及档案由专门的档案管理部门集中管理，确保管理的规范性和一致性。2.真实性原则：文件及档案应如实反映酒店各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：涵盖酒店运营各个环节产生的文件及资料，保证其全面性和系统性。4.保密性原则：对涉及酒店机密、商业秘密的文件及档案严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：建立科学合理的分类和检索体系，方便员工查询和使用文件及档案。二、文件管理（一）文件分类1.行政文件：包括酒店发布的各类规章制度、通知、通报、报告等。2.业务文件：如市场营销方案、客户资料、预订记录、财务报表等。3.工程文件：涉及酒店建设、装修、设备维护等方面的图纸、技术资料、维修记录等。4.人事文件：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。（二）文件起草与审核1.文件起草由相关部门或人员负责，应符合国家法律法规、行业标准及酒店实际情况，语言规范、表述准确。2.重要文件需经部门负责人审核，涉及多部门的文件要进行会签，确保文件内容的全面性和可行性。（三）文件编号与格式1.酒店对各类文件进行统一编号，以便于识别和管理。编号规则应简洁明了，体现文件类别、年份、顺序等信息。2.文件格式应规范统一，一般采用A4纸型，字体、字号、排版等符合公文格式要求。（四）文件发布与存档1.文件起草完成并审核通过后，由起草部门按照规定的流程进行发布。行政文件通过酒店内部办公系统、公告栏等渠道发布；业务文件根据需要发送给相关部门或人员。2.文件发布后，起草部门应及时将文件原件及电子文档提交至档案管理部门存档。档案管理部门对文件进行分类整理，建立相应的档案目录。（五）文件修订与废止1.随着酒店业务发展和内外部环境变化，文件需要适时修订。修订文件的流程与起草文件相同，需注明修订原因、修订内容等。2.已不适用的文件应及时废止，档案管理部门在档案目录中进行标注，并将废止文件单独存放，以备查阅。三、档案管理（一）档案收集1.各部门应定期将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表等收集整理，移交至档案管理部门。2.档案管理部门应主动跟踪酒店各项工作进展，及时督促相关部门提交应归档的文件，确保档案收集的及时性和完整性。（二）档案整理1.档案管理部门按照档案分类方案对收集到的档案进行整理，包括分类、编号、编目、装订等。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理，方便查询和利用。（三）档案分类方案1.行政管理类：包括酒店组织架构、行政办公会议记录、行政事务处理文件等。2.市场营销类：涵盖市场调研报告、营销活动策划与执行资料、客户关系管理档案等。3.客房服务类：如客房预订台账、入住与退房记录、客房清洁与维修档案等。4.餐饮服务类：包括菜单设计、菜品研发资料、顾客用餐反馈记录等。5.财务管理类：财务报表、预算资料、成本核算文件、资金往来记录等。6.人力资源类：员工基本信息档案、薪酬福利记录、培训与发展档案、劳动关系文件等。7.工程管理类：酒店建设项目档案、设备设施档案、工程维修与改造记录等。（四）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.对电子档案要定期进行备份，存储在不同介质上，并分别存放于不同地点，防止数据丢失。3.建立档案保管期限表，明确各类档案的保管期限，定期对到期档案进行鉴定和销毁。（五）档案利用1.酒店员工因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据审批情况，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.如需复印、借阅档案，应严格按照规定办理手续，明确归还时间，并确保档案的安全与完整。（六）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，根据档案保管期限表和酒店实际情况，确定档案的存毁。2.对失去保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经酒店领导审批后，由专人负责销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。四、保密管理（一）保密范围1.涉及酒店商业秘密的文件及档案，如客户信息、经营策略、财务数据、技术秘密等。2.酒店内部尚未公开的重要决策、会议纪要等文件。（二）保密措施1.对保密文件及档案进行单独标识，注明保密等级和保密期限。2.档案管理部门应采取加密存储、限制访问权限等技术手段，确保电子档案的保密性。3.加强对档案管理人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任。4.严格控制保密文件及档案的查阅和借阅范围，未经授权不得擅自传播或泄露。五、监督与考核（一）监督检查1.酒店定期对各部门文件及档案管理工作进行监督检查，检查内容包括文件起草、审核、发布、存档情况，档案收集、整理、保管、利用等环节。2.档案管理部门应建立日常巡查制度，及时发现和纠正文件及档案管理过程中的不规范行为。（二）考核评价1.将文件及档案管理工作纳入部门和员工绩效考核体系，制定明确的考核指标和评分标准。2.对在文件及档案管理工作中表现优秀的部门和个人进行表彰