机密档案管理制度

PAGE机密档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司机密档案的管理，确保公司机密信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、分支机构及全体员工在工作中涉及的机密档案管理。（三）定义1.机密档案：指公司在经营管理、技术研发、业务拓展等过程中产生的，涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等，一旦泄露可能对公司造成重大损失或不良影响的各类文件、资料、数据等。2.密级划分：根据机密档案的重要性和敏感性，分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密级：是最重要的公司机密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害，如公司核心技术、重大投资决策、未公开的财务报表等。机密级：是重要的公司机密，泄露会使公司的权益和利益遭受严重的损害，如关键业务流程、客户核心信息、重要合同协议等。秘密级：是一般的公司机密，泄露会使公司的权益和利益遭受较大的损害，如一般性业务资料、内部规章制度等。（四）管理原则1.严格保密原则：对机密档案采取严格的保密措施，防止信息泄露。2.分级管理原则：根据密级不同，实行分级分类管理。3.规范操作原则：明确机密档案的收集、整理、存储、使用、传递、销毁等环节的操作规范。4.确保安全原则：确保机密档案在各个环节的安全，防止丢失、损坏、篡改等情况发生。二、档案的密级确定与标识（一）密级确定1.各部门在产生或接触到可能涉及机密的档案时，应及时进行密级评估，根据档案的内容和性质确定密级。2.对于难以确定密级的档案，由相关部门负责人会同公司保密管理部门共同研究确定。（二）标识方法1.绝密级档案在文件首页左上角加盖“绝密”红色印章，并在文件封面标注“绝密”字样。2.机密级档案在文件首页左上角加盖“机密”蓝色印章，并在文件封面标注“机密”字样。3.秘密级档案在文件首页左上角加盖“秘密”绿色印章，并在文件封面标注“秘密”字样。4.电子文档的密级标识，应在文件标题前以特殊颜色字体标注相应密级，如“[绝密]文件名称”。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门机密档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.在业务活动中形成的机密档案，承办人员应在业务结束后[X]个工作日内将档案移交至本部门专人。3.对于外来的机密文件、资料等，接收人员应进行登记，并及时移交至相关部门进行处理。（二）整理规范1.收集到的机密档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.每份档案应编制清晰、准确的目录，注明文件名称、编号、日期、密级等信息。3.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，并建立相应的索引目录，便于查询和管理。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质机密档案应存放在专门的保密档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.保密档案室应设置不同的存储区域，分别存放不同密级的档案。3.电子机密档案应存储在公司的专用服务器或存储设备上，并进行加密处理。存储设备应定期进行备份，备份数据应异地存放。（二）保管措施1.保密档案室应安排专人负责管理，管理人员应具备良好的保密意识和责任心。2.建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、名称、数量及借阅人员等信息。3.定期对保密档案室进行检查，确保档案存储环境的安全和档案的完好无损。发现问题应及时报告并采取相应措施。4.对于超过保管期限的机密档案，应按照规定进行鉴定和销毁，严禁擅自销毁或丢弃。五、档案的使用与借阅（一）使用规定1.公司员工因工作需要使用机密档案时，应填写《机密档案使用申请表》，注明使用目的、档案名称、密级等信息，经部门负责人审批后，方可到保密档案室查阅或借阅。2.使用人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借他人或带出公司。3.在使用机密档案过程中，应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如需复制，应按照规定办理审批手续。（二）借阅流程1.借阅人填写《机密档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报公司保密管理部门审批。3.保密管理部门审批通过后，借阅人凭审批后的申请表到保密档案室办理借阅手续。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长，应重新办理审批手续。5.借阅人归还档案时，应在档案管理人员的监督下进行检查，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。六、档案的传递与交换（一）传递方式1.机密档案的传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、加密电子传输等。2.采用专人送达方式时，送件人员应确保档案的安全，不得将档案交予无关人员。3.采用加密电子传输方式时，应使用公司规定的加密软件，并确保传输渠道的安全。（二）交换规定1.公司与外部单位进行机密档案交换时，应签订保密协议，明确双方的权利和义务。2.交换的机密档案应按照规定进行包装和标识，确保在传递过程中的安全。3.外部单位接收公司机密档案后，应按照保密协议的要求进行保管和使用，不得擅自泄露或转让给第三方。七、档案的保密监督与检查（一）监督机制1.公司成立保密监督小组负责对机密档案管理制度的执行情况进行监督检查。2.各部门负责人为本部门机密档案管理的第一责任人，应定期对本部门的保密工作进行自查。（二）检查内容1.档案的密级确定、标识是否准确。2.档案的收集、整理、存储、保管是否符合规定。3.档案的使用、借阅、传递、交换是否履行审批手续。4.员工对保密制度的知晓和执行情况。（三）违规处理1.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违反保密制度导致公司机密信息泄露，给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任。八、档案的销毁（一）销毁条件1.机密档案超过保管期限或已失去保存价值的，应进行销毁。2.因公司业务调整、机构变更等原因，不再需要保存的机密档案，应及时销毁。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出销毁申请，填写《机密档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、密级、销毁原因等。2.申请表经公司保密管理部门审核后，报公司主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门会同相关部门共同实施销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。4.对