法制办档案工作管理制度

PAGE法制办档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强法制办档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为法制办各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于法制办机关各部门及所属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：法制办档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。3.服务利用原则：充分发挥档案的服务功能，为法制办的决策、执法监督、行政复议、应诉等工作提供及时、有效的档案信息支持。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门法制办设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全办档案工作的组织、协调、指导和监督。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责接收、征集各部门移交的档案材料，确保档案的齐全、完整。2.档案整理：按照档案分类标准和整理方法，对收集的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。3.档案保管：妥善保管档案，做好档案库房的安全管理工作，确保档案的实体安全。4.档案利用：根据工作需要，为各部门和人员提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，按照规定程序做好档案销毁工作。6.档案统计：负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。7.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.法律法规草案起草、审查过程中形成的文件材料：包括立法项目申请、调研论证报告、征求意见稿、修改稿、送审稿、审查报告等。2.行政复议、应诉工作中形成的文件材料：包括行政复议申请书、答辩书、证据材料、行政复议决定书、行政判决书、裁定书等。3.执法监督工作中形成的文件材料：包括执法检查计划、检查报告、整改通知、处理决定等。4.法制宣传教育工作中形成的文件材料：包括宣传计划、宣传资料、培训教材、活动记录等。5.机关内部管理工作中形成的文件材料：包括各类会议文件、工作计划、总结报告行政公文、人事档案、财务档案等。（二）归档要求1.材料齐全完整：各部门应确保移交的档案材料齐全、完整，能够准确反映工作的全过程。2.整理规范：档案材料应按照规定的分类标准和整理方法进行整理，做到分类科学、编号有序、编目准确、装订整齐。3.及时归档：各部门应在工作结束后及时将档案材料移交档案管理部门，不得积压或拖延。（三）归档程序1.部门整理：各部门负责对本部门形成的档案材料进行初步整理，按照归档要求分类、编号、编目，并填写《档案移交清单》。2.部门审核：各部门负责人对本部门移交的档案材料进行审核，确保材料的准确性和完整性。3.档案移交：各部门将审核后的档案材料连同《档案移交清单》一并移交档案管理部门。档案管理部门对移交的档案材料进行核对，无误后办理签收手续。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法法制办档案采用年度机构问题分类法进行分类。1.年度分类：按照文件形成的年度进行分类，不同年度的文件分别存放。2.机构分类：按照法制办内部机构设置进行分类，同一机构形成的文件集中在一起。3.问题分类：在机构分类的基础上，按照文件反映的问题进行细分，如法律法规起草、行政复议、执法监督等。（三）编号与编目1.编号：对每一份档案编制唯一的档案编号，并在档案封面、卷内目录等位置标注。档案编号采用“年度+机构代码+问题代码+顺序号”的格式。2.编目：编制卷内目录，详细记录每份档案的题名、日期、文号、责任者、页数等信息。同时，编制档案目录，对全办档案进行汇总登记，便于查找和利用。（四）装订与装盒1.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修补、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装的方式进行装订，确保档案的整齐、牢固。2.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒封面标注档案编号、年度、机构、问题等信息。五、档案的保管与保护（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。（二）档案存放档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位和盒号。（三）安全管理1.防火：档案库房应配备防火设施，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。严禁在库房内吸烟和使用明火。2.防潮：控制库房湿度，采取防潮措施，如安装除湿设备、放置干燥剂等，防止档案受潮霉变。3.防虫：定期对档案进行检查，发现虫害及时采取防治措施，如喷洒防虫药剂、放置驱虫物品等。4.防盗：库房门窗应坚固，安装防盗报警装置，加强安全保卫工作，防止档案被盗。5.防光：库房应采用防光窗帘、灯具等设施，避免档案直接受光照射，防止档案褪色、老化。6.防尘：保持库房清洁，定期打扫，防止灰尘污染档案。7.防有害气体：库房应保持良好的通风，避免有害气体对档案的侵蚀。（四）档案保护措施1.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案的保管状况，发现问题及时处理。2.修复与复制：对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.数字化备份：对重要档案进行数字化备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。六、档案的利用与服务（一）利用范围1.本办工作人员因工作需要查阅、借阅档案：包括法律法规草案起草、行政复议、执法监督等工作中需要参考档案资料的情况。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案：外单位查阅、借阅档案应按照规定办理相关手续，并经法制办领导批准。（二）利用方式1.查阅：本办工作人员可在档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并办理交接手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅人、查阅日期查阅内容、借阅人、借阅日期、归还日期等信息。（四）档案信息公开按照国家有关规定，对可以公开的档案信息，法制办应通过适当方式进行公开，为社会公众提供服务。档案信息公开应严格遵守保密规定，确保档案信息安全。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全完整，是否能够反映工作的全过程。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，有无错误或虚假信息。3.档案的时效性：判断档案是否仍具有现实利用价值，是否已过保存期限。4.档案的密级：审查档案的密级是否符合规定，是否需要调整密级或解密。（四）销毁程序1.编制销毁清册：鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一登记，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、文号、责任者、保管期限等信息。2.审批：《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核后，报法制办领导审批。3.销毁：经批准后，由档案管理人员会同监销人员在指定地点对档案进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁日期、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息。4.监销：销毁档案时应指定专人监销，监销人员应认真核对销毁档案的内容和数量，确保销毁工作彻底、无误。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案统计与移交（一）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，填写档案统计报表，向上级主管部门和档案行政管理部门报送。（二）档案移交1.移交范围：法制办撤销、合并或职能调整时，应按照有关规定将