村级小学档案室管理制度

PAGE村级小学档案室管理制度一、总则（一）目的为了加强村级小学档案室的科学管理，有效保护和利用档案资源，为学校教育教学、管理决策等各项工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于村级小学档案室的档案管理工作，包括但不限于学校行政、教学、德育、后勤等各类文件材料的收集、整理、归档、保管和利用。（三）基本原则1.集中统一管理原则村级小学档案室对全校档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则归档的文件材料应真实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集学校在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.规范性原则档案管理工作应严格按照国家有关法律法规和行业标准进行，确保档案整理、保管、利用等环节的规范化。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理机构村级小学应设立档案室，档案室可隶属于学校办公室或指定专人负责管理。档案室应具备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责学校档案的日常收集、整理、归档、保管和利用工作。制定档案收集计划，指导各部门做好文件材料的收集、整理工作。按照档案整理规范，对各类档案进行分类、编号、编目、装订等工作，确保档案的系统性和规范性。负责档案库房的管理，定期检查档案保管状况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。积极为学校各部门和师生提供档案查阅、借阅服务，严格执行档案查阅、借阅制度。定期对档案进行统计、分析，向上级主管部门报送档案工作统计报表。2.各部门兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案室。协助档案管理员做好档案的查阅、借阅等工作，及时反馈档案利用情况。学习和掌握档案管理知识，提高本部门档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校行政文件上级教育主管部门及其他相关部门下发的各类文件、通知、通报等。学校制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告等。学校召开的各类会议文件、记录、纪要等。学校领导的重要讲话、批示、信函等。2.教学文件教学计划、教学大纲、课程标准等。教案、教学课件、教学案例、试卷、成绩册等。教学研究成果、教学改革方案、教学评估材料等。学生学籍档案，包括入学登记表、学籍卡片、成绩报告单、毕业生登记表等。3.德育文件德育工作计划、总结、报告等。学生思想政治教育材料、品德评定记录等。团队活动记录、学生奖惩材料等。4.后勤文件学校基本建设项目文件，如规划、设计、施工、验收等方面的文件。固定资产管理文件，如设备采购合同、资产登记册等。财务管理文件，如财务预算、决算、会计凭证、报表等。校园安全管理文件，如安全制度、应急预案、检查记录等。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门文件材料的收集工作，并确保文件材料的齐全、完整。2.兼职档案员应及时收集本部门产生的文件材料，按照档案管理要求进行分类整理，定期移交档案室。3.对于重要文件材料，应实行“双套制”归档，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.分类档案应按照年度—机构（问题）—保管期限进行分类。例如，先按年度将档案分为不同年份，再在每个年份内按机构（问题）分为行政、教学、德育、后勤等类别，最后根据保管期限分为永久、长期、短期。2.编号对每一份档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“全宗号—年度—保管期限—件号”的形式，如“01—2023—永久—001”。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，以便查询和利用。4.装订对纸质档案应进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档工作。2.对于一些特殊文件材料，如重大活动文件、突发事件处理文件等，应及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的文件材料移交档案室。2.档案管理员对移交的文件材料进行核对、检查，确认无误后办理归档手续。3.档案管理员将归档后的档案按照分类要求上架保管，并在档案管理系统中录入相关信息。（三）保管期限1.永久保管的档案学校制定的重要规章制度、发展规划、历史沿革等。上级教育主管部门及其他相关部门下发的具有长远指导意义的文件。学校重大活动、重要事件的文件材料。学校机构设置、人员任免等文件。学生毕业成绩册、毕业生登记表等学籍档案。2.长期保管的档案学校年度工作计划、总结、报告等。教学计划、教学大纲、课程标准等。教学研究成果、教学改革方案等。学生学籍档案中的其他材料，如转学、休学、复学等记录。学校固定资产管理文件。3.短期保管的档案学校一般性会议文件、记录、纪要等。临时性工作文件材料。学生日常考勤记录等。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应存放在专用档案柜中，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案发霉、虫蛀、破损等情况，应采取相应的修复措施。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、防潮设备、防虫药品、防盗设施等。5.电子档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开保管，并定期进行检查和更新。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.校内查阅学校各部门因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经部门负责人签字同意后，到档案室查阅。档案管理员应根据申请提供相应的档案，并做好查阅登记工作。2.校外查阅外单位因工作需要查阅学校档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经学校分管领导签字同意后，到档案室查阅。查阅档案时，档案管理员应在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照，应经学校档案管理部门负责人批准。3.借阅学校教职工因教学、科研等工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、范围、期限等，经部门负责人签字同意后，到档案室借阅。档案借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，到期应及时归还档案室。（二）复制与摘录1.校内复制学校各部门因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、内容、范围等，经部门负责人签字同意后，到档案室办理复制手续。档案管理员应按照规定进行复制，并做好登记工作。2.校外复制外单位因工作需要复制学校档案，应持单位介绍信，填写《档案复制申请表》，经学校分管领导签字同意后，到档案室办理复制手续。复制档案应按照国家有关规定收取一定的费用。（三）利用登记档案管理员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案内容、期限、归还情况等。档案利用登记册应妥善保管，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护学校历史真实面貌为出发点的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校分管领导、档案管理员、相关部门负责人等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员应逐件审查档案，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较，分析其在学校工作中的作用和地位，确定其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报学校分管领导审批。2.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理员和监销人员共同监督销毁过程，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为通用的JPEG或TIFF格式。2.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、去黑边等，确保图像清晰、完整。3.对数字化档案进行著录标引，录入档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，并建立索引数据库。（三）信息化管理系统1.选用适合学校档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅登记、统计分析等功能。2.对档案信息化管理系统进行安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。3.定期对档案信息化