档案室个人档案管理制度

PAGE档案室个人档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案室个人档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司管理、人力资源开发等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工个人档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映员工的工作经历、业绩、奖惩等情况。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护员工个人隐私，防止档案信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规及公司相关规定，做到标准化、规范化。二、档案内容（一）个人基本信息1.员工的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。3.家庭住址、紧急联系人姓名及联系方式。（二）学历学位证书1.从小学至最高学历的毕业证书、学位证书原件及复印件。2.学历学位认证报告（如有需要）。（三）工作经历1.历任工作单位名称、职位、工作起止时间。2.各工作单位的工作职责、业绩成果、奖惩情况等详细描述。（四）培训经历1.参加过的内外部培训课程、培训时间、培训机构名称。2.培训证书及相关培训资料。（五）职业资格证书1.与工作相关的职业资格证书，如专业技术资格证书、职业技能等级证书等。2.证书有效期、年检记录等。（六）绩效考核记录1.年度、季度绩效考核结果及评价意见。2.绩效改进计划及完成情况。（七）奖惩记录1.公司内部及外部获得的奖励，如荣誉称号、表彰文件等。2.受到的处罚，包括违纪通报、处分决定等。（八）薪酬福利记录1.工资调整记录、奖金发放记录。2.社保、公积金缴纳记录。3.其他福利享受情况。（九）劳动合同1.与公司签订的劳动合同原件及续签记录。2.解除或终止劳动合同的相关文件。（十）其他重要资料1.员工的述职报告、工作总结。2.参与的重要项目资料、成果报告。3.获得的专利、著作权等知识产权相关资料。4.其他与员工个人工作、发展相关的重要文件。三、档案收集与整理（一）收集职责1.员工本人应及时向档案室提交个人档案相关资料，确保资料的真实性和完整性。2.各部门负责人负责督促本部门员工按时提交档案资料，并对资料的准确性进行初步审核。3.档案室管理人员负责定期收集各部门提交的档案资料，对接收的资料进行详细核对和登记。（二）收集时间1.新员工入职一个月内，应将个人档案基本资料及学历学位证书等提交至档案室。2.学历学位发生变更、获得新的职业资格证书、工作经历变动等情况发生后一周内，员工应将相关资料提交至档案室。3.每年年终，员工应将本年度绩效考核记录、奖惩记录等资料提交至档案室。（三）整理要求1.档案室管理人员按照档案内容分类，对收集到的资料进行整理。2.每份资料应进行编号，并建立索引目录，方便查询。3.资料应使用A4纸张打印或复印，左侧装订，确保整齐、牢固。4.对于电子文档资料，应进行分类存储，并建立相应的文件名和文件夹结构，便于查找和管理。四、档案保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案室应配备必要的档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等设备。（二）保管方式1.个人档案按照员工姓名顺序排列，存放在档案柜中。2.对于重要的档案资料，如学历学位证书原件、劳动合同原件等，应采取单独保管、专柜存放的方式。3.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。（三）保管期限1.员工个人档案长期保管，直至员工离职后按照国家规定的期限进行保存。2.对于一些时效性较强的资料，如绩效考核记录、薪酬福利记录等，保存期限为[X]年，期满后可根据实际情况进行销毁或继续保存。（四）档案清查1.档案室管理人员每年定期对个人档案进行清查，核对档案资料的完整性、准确性，检查档案保管情况。2.清查过程中发现问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理。3.对清查结果应形成报告，上报公司领导。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的个人档案。2.公司内部因工作需要查阅员工档案的，需经所在部门负责人批准，并填写《档案查阅申请表》。查阅范围应严格限定在工作所需的相关资料。3.人力资源部门因招聘、晋升、调动等工作需要查阅员工档案的，可直接查阅，但应做好查阅记录。4.外部单位因特殊原因需要查阅员工档案的，必须持有单位介绍信，并经公司领导批准。查阅过程中应安排专人陪同，不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经批准后，交档案室管理人员。3.档案室管理人员根据申请表提供的查阅内容，取出相应档案，供查阅人在档案室指定地点查阅。4.查阅人不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅完毕后应及时归还档案室管理人员。（三）借阅权限1.原则上个人档案不允许借阅，如有特殊情况需要借阅的，必须经公司领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.《档案借阅申请表》经公司领导批准后，交档案室管理人员。3.档案室管理人员对借阅档案进行登记，记录借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人凭有效证件领取档案，并在规定时间内归还档案室。归还时，档案室管理人员应认真检查档案是否完整、有无损坏等情况。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案室管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.非档案管理人员未经允许不得进入档案室。3.在档案查阅、借阅过程中，查阅人、借阅人应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。（二）安全管理1.加强档案室的安全防范工作，安装监控设备，确保档案室24小时处于监控状态。2.定期对档案室的消防、防盗等设施进行检查和维护，确保设施正常运行。3.如发生档案丢失、损坏、泄露等情况，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。七、档案转递（一）转递原因1.员工离职、调动到其他单位等情况，需要将个人档案转递至新的工作单位或档案管理机构。2.根据国家相关规定或个人需求，需要对档案进行转递。（二）转递程序1.员工离职或调动前，应向人力资源部门提交《档案转递申请表》，注明转递原因、转递单位名称、地址、联系方式等信息。2.人力资源部门审核通过后，通知档案室管理人员办理档案转递手续。3.档案室管理人员对档案进行整理、核对，确保档案资料齐全、完整。4.将档案密封包装，并在封口处加盖档案室印章。5.通过机要交通、专人送取等方式将档案转递至接收单位，并要求接收单位在档案转递回执上签字确认。6.将档案转递回执归档保存，以备查询。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司个人档案信息管理系统，实现档案资料的电子化存储、查询、统计分析等功能。2.提高档案管理工作的效率和准确性，为公司人力资源管理提供更加便捷的服务。（二）数据录入与维护1.档案室管理人员负责将纸质档案资料录入个人档案信息管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对系统中的档案数据进行更新和维护，及时录入新产生的档案资料，删除已过期或无效的信息。（三）系统安全管理1.加强个人档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系