万科房地产档案制度设计

PAGE万科房地产档案制度设计一、总则（一）目的为加强万科房地产公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于万科房地产公司总部及各下属分支机构、项目公司的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的统筹管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项经营管理活动的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司在各个阶段、各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，使其具有系统性，便于查找和利用。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，指导、监督各部门的档案管理工作。3.集中管理公司重要档案，包括但不限于公司文件、合同协议、项目资料、财务档案等。4.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。5.建立档案检索系统，提供档案查询、借阅等服务。6.定期对档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。7.组织开展档案信息化建设，提高档案管理效率和水平。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理和保管工作，确保档案的完整和准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至综合管理部门。3.配合综合管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。4.对本部门形成的电子文件进行规范管理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务等方面的档案。2.业务管理类：涵盖市场营销、项目开发、工程管理、物业管理、客户服务等业务领域的档案。3.财务管理类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务方面的档案。4.合同协议类：涉及公司签订的各类合同、协议、意向书等档案。5.项目资料类：针对公司开发的各个项目，包括项目前期策划、可行性研究、规划设计、施工管理、竣工验收等阶段形成的档案。6.声像档案类：记录公司重要活动、项目建设过程、产品展示等的照片、录像、录音等档案。7.电子档案类：以电子形式存储的各类文件、数据、图表等档案。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度类别顺序号”的结构。2.全宗号：暂定为“WK”，代表万科房地产公司。3.年度：采用公元纪年，如“[年份]”。4.类别：根据档案分类设置相应的类别代码，如行政管理类用“XZ”表示，业务管理类用“YW”表示等。5.顺序号：按照档案形成的先后顺序依次编号，位数根据档案数量确定。例如，一份2023年行政管理类的第5号文件，其编号为“WK2023XZ005”。四、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在日常工作中形成的各类文件、资料、报表、记录等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、函件等。3.项目开发过程中产生的各种技术文件、图纸、报告等。4.公司组织的各类会议、活动形成的文件、照片、录像等。5.员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件、成果等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的档案，并确保档案的齐全、完整。2.对于重要文件和资料，应在形成后及时归档，不得积压。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片或电子目录信息。3.去除档案中的金属物，对破损或褪色的档案进行修复。4.按照一定的顺序将档案装订成册或装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止日期等信息。五、档案保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管方式1.纸质档案应按照类别、年度、顺序号依次排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。3.声像档案应按照内容分类整理，存储在光盘、磁带等存储介质上，并注明相关信息。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久保管、定期保管两种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、年度财务报告、重要合同协议等。3.定期保管的档案根据其重要程度和使用频率确定保管期限，一般分为3年、5年、10年等。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。六、档案利用（一）查询服务1.公司内部员工因工作需要查询档案的，可填写《档案查询申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查询手续。2.综合管理部门应根据查询申请，及时提供档案查询服务，并做好查询记录。3.对于涉及公司机密的档案，查询人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。（二）借阅服务1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。重大事项借阅档案需经公司分管领导批准。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（三）复制服务1.如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，说明复制的原因、内容和数量，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，由综合管理部门安排专人进行复制。2.复制的档案应加盖“万科房地产公司档案复制专用章”，并注明复制日期和份数。3.复制档案的费用由申请部门承担。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。鉴定工作小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其是否具有保存价值。2.参考档案的利用情况，对于长期未被利用且已超过保管期限的档案，重点进行审查。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的客观性和公正性。（四）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报公司分管领导批准。3.批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份留存综合管理部门作为档案销毁的依据，一份交档案销毁执行人。4.档案销毁执行人应按照《档案销毁清册》所列内容，对档案进行销毁。销毁过程中应指定专人监销，确保档案销毁彻底。5.档案销毁后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数据录入与维护1.对已有的纸质档案和电子档案进行数字化处理，将档案内容录入档案信息化管理系统。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）系统功能与应用1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足公司档案管理工作的需要。2.员工可通过公司内部网络或移动终端，方便快捷地查询和利用档案信息。（四）安全管理1.加