公车中心档案管理制度

PAGE公车中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强公车中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公车管理、服务保障等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公车中心各部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：公车中心档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公车中心的工作实际，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公车中心档案管理制度。2.负责公车中心各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。（二）各部门职责1.负责本部门在公务活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，配合档案管理部门做好档案的整理、归档等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改、转让档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公车购置计划、审批文件、采购合同、车辆行驶证、保险单等车辆相关档案。2.公车维修保养记录、维修合同、配件更换清单等维修档案。3.公车运行调度记录、出车任务单、行驶里程统计等运行档案。4.公车驾驶员档案，包括驾驶证、培训记录、考核记录等。5.文件、通知、报告、会议纪要等各类公务文件材料。6.其他与公车中心工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门在公务活动中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性和可读性。(三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为车辆管理类、运行调度类、维修保养类、驾驶员管理类、综合管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.装订：对纸质文件材料进行装订，去除金属物，保持文件的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保目录准确、清晰。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息，一式两份，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。4.将审核合格的档案按照分类编号顺序排列上架，进行妥善保管。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。具体保管期限根据档案的重要性和利用价值确定。1.永久保管的档案：公车中心的重要文件、法规性文件。涉及公车中心重大决策、重要活动的文件材料。具有历史查考价值的文件材料。2.定期保管的档案：保管期限为30年的档案：车辆购置合同、长期的维修保养记录、重要的运行调度资料等。保管期限为10年的档案：一般性的出车任务单、短期的维修记录等。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。五、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：根据利用者的需求，办理借阅手续，将档案借出使用。（三）利用程序1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、数量等信息。2.档案管理部门对利用申请进行审核，符合条件的予以批准。3.查阅档案时，利用者应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.借阅档案时，利用者应填写借阅登记表，注明借阅期限、归还日期等信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.利用者应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。6.利用完毕后，利用者应按时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如无问题，办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.已过保管期限，且确无保存价值的档案。2.重复、冗余的档案。3.内容不真实、不准确或与现行政策法规相抵触的档案。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，根据鉴定标准确定是否销毁。3.对确定销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限等信息。4.档案销毁清册经公车中心负责人批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用数据擦除等技术手段进行销毁，销毁过程应进行记录。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。七|、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的公车中心档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化扫描对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为通用格式。（三）数据录入与挂接将档案目录信息录入档案信息化管理系统，并与扫描后的电子文件进行挂接，实现档案信息的快速检索和利用。（四）系统功能要求1.具备档案录入、修改、删除、查询、统计等基本功能。2.支持档案分类管理、权限管理、借阅管理等功能。3.能够生成档案报表，如档案库存报表、利用情况报表等。4.具备数据备份和恢复功能，确保数据的安全。（五）安全管理1.建立档案信息化管理系统安全防护体系，设置防火