档案及重要物品管理制度

PAGE档案及重要物品管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案及重要物品管理，确保档案及重要物品的完整、安全与有效利用，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、分支机构及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案及重要物品实行集中统一管理，明确管理职责，确保管理工作的规范化、标准化。2.真实性与完整性原则档案及重要物品应如实反映公司各项活动，保证内容完整，不得遗漏、篡改。3.安全保密原则采取有效措施确保档案及重要物品的安全，防止信息泄露、丢失或损坏，严格遵守保密规定。4.方便利用原则在确保安全保密的前提下，充分考虑档案及重要物品的利用需求，提供便捷的查询、借阅等服务。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司章程，公司管理制度，行政公文，人事档案，财务档案等。2.业务档案涵盖市场营销、销售合同、采购合同、生产记录、质量检验报告、技术研发资料、客户资料等。3.项目档案针对公司各类项目，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收报告等。4.其他档案如审计档案、税务档案、法律事务档案、对外投资档案等。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料及时收集齐全。2.对于外来文件，如政府部门文件、合作单位往来文件等，由相关部门负责签收、登记，并及时移交档案管理部门。3.员工离职时，应将本人保管的档案材料全部移交所在部门，由部门统一整理后移交档案管理部门。（三）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.按照档案分类标准，对每份档案材料进行准确分类，编制唯一的档案编号，并建立档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，确保档案的完整性。（四）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存放。2.按照档案保管期限，对档案进行分类存放，定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理。3.对电子档案，应进行备份存储，并采取加密、防病毒等安全措施，确保电子档案的安全。（五）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、数量、借阅期限等内容，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，对于涉及公司机密的档案，需经公司保密委员会批准后方可借阅。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。借阅期间应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。4.借阅档案时，档案管理部门应进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。（六）档案查阅1.公司内部人员查阅档案，可直接到档案管理部门进行查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人在场监督，确保查阅过程符合规定。2.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应提前向公司提出书面申请，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排查阅，并按照规定收取查阅费用。查阅过程中，应严格遵守公司保密规定，不得擅自摘抄、复制档案内容。（七）档案鉴定与销毁1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已超过保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及公司分管领导组成，对拟销毁档案进行审核。3.经鉴定小组审核同意销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司总经理批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。三、重要物品管理（一）重要物品范围1.印章包括公司公章、法人章、财务章、合同章、部门章等。2.证照如营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、商标证书、专利证书等。3.票据发票、收据、支票、汇票等各类财务票据。4.合同文本正在履行或已履行完毕的各类合同原件。5.其他重要物品如公司核心技术资料、商业秘密文件、重要客户资料等。（二）印章管理1.印章刻制公司印章由办公室统一负责刻制，刻制印章必须到公安机关指定的正规刻章单位办理，并留存印模备案。2.印章保管设立印章保管专柜，指定专人负责印章保管。印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章带出公司或交他人保管。3.印章使用使用印章时，应填写《印章使用申请表》，注明使用事项、使用部门、使用人、使用时间等内容，经相关领导审批后，方可使用印章。严禁在空白纸张、合同上加盖印章。4.印章交接印章保管人因工作变动等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，由交接双方及监交人共同签字确认，并报办公室备案。（三）证照管理1.证照领取公司各类证照由办公室统一负责领取，并进行登记备案。领取后，应及时交专人保管。2.证照使用因工作需要使用证照原件的，应填写《证照使用申请表》，经相关领导审批后，到证照保管人处办理借用手续，并在规定时间内归还。严禁擅自复印、外借证照原件。3.证照年检与换证办公室应及时关注各类证照的年检与换证时间，提前准备相关材料，办理年检与换证手续，确保证照的有效性。（四）票据管理1.票据购买财务部门指定专人负责票据购买，按照规定到税务机关或其他相关部门办理票据申购手续，并妥善保管票据购买凭证。2.票据保管设立票据专用保险柜，由专人负责票据保管。票据保管人应建立票据登记簿，详细记录票据种类、号码、数量、起止号码、领用时间、领用部门、领用人等信息。3.票据使用票据使用人应按照规定填写票据，确保票据内容真实、完整、准确。使用完毕后，应及时将票据存根联交回票据保管人，由保管人进行核对、销号，并妥善保管。4.票据核销财务部门定期对票据进行核销，核对票据使用情况与实际业务是否相符。对于作废票据，应加盖“作废”章，并与存根联一并保存。（五）合同文本管理1.合同签订公司签订合同应使用统一的合同文本格式，合同内容应明确双方权利义务、违约责任等条款。合同签订前，业务部门应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同的合法性、有效性和可行性。2.合同审核合同签订前，应提交相关部门进行审核，审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及合同对方的主体资格、信用状况等。审核通过后，方可签订合同。3.合同保管合同签订后，业务部门应及时将合同原件交档案管理部门进行保管。档案管理部门应按照合同编号、签订时间等进行分类存放，便于查询和利用。4.合同履行与变更合同履行过程中，业务部门应及时跟踪合同执行情况，如有变更事项，应签订书面补充协议，并按照合同管理流程进行审核和保管。（六）其他重要物品管理1.对于公司核心技术资料、商业秘密文件、重要客户资料等其他重要物品，应按照公司保密制度进行严格管理，采取加密存储、专人保管、限制访问等措施，防止信息泄露。2.涉及重要物品的部门应定期对本部门保管的重要物品进行清查盘点，确保账实相符。如发现问题，应及时报告并采取相应措施进行处理。四、监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对档案及重要物品管理工作进行监督检查，定期或不定期对各部门档案及重要物品管理情况进行抽查。（二）检查内容1.档案管理检查内容档案收集是否齐全、及时；整理是否规范；保管是否安全；借阅、查阅手续是否完备；鉴定与销毁是否符合规定等。2.重要物品管理检查内容印章、证照、票据、合同文本等重要物品的保管、使用、交接等环节是否符合规定；其他重要物品的管理措施是否落实到位等。（三）问题处理对于监督检查中发现的问题，办公室应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。