医保局档案管理管理制度

PAGE医保局档案管理管理制度一、总则（一）目的为加强医保局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在医保工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医保局机关及所属各部门在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医保局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映医保工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集医保工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用，为医保工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置医保局设立独立的档案管理科室，配备专业的档案管理人员，负责全局档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理规章制度并组织实施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、上架保管医保局各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.做好档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对本局各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。8.积极开发利用档案信息资源，为医保决策、业务工作、社会服务等提供档案信息支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医保政策法规文件：包括国家和地方出台的医保政策、法规、规章、规范性文件等。2.医保业务文件：如医保基金管理、医保待遇审核、医保定点机构管理等方面的文件。3.医保工作会议文件：局务会议纪要、专题会议文件、工作部署文件等。4.医保统计报表：各类医保业务统计报表、数据汇总分析报告等。5.医保工作记录：工作日志、工作台账、业务流程记录等。6.医保项目资料：医保信息化建设项目、医保基金审计项目等相关资料。7.医保宣传资料：宣传手册、海报、宣传片等。8.医保信访资料：群众来信、来访记录、处理结果等。9.其他与医保工作相关的文件、资料、图表、声像等材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。3.对于重要文件和紧急文件，应及时送交档案管理部门，确保档案的时效性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为文书档案、业务档案、会计档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等信息，确保目录准确、清晰、完整。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案保管环境安全适宜。（二）档案上架1.按照档案分类编号顺序，将档案上架存放，排列整齐，便于查找。2.建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、层数等信息，方便快速定位档案。（三）档案保管期限1.医保局档案保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要包括：医保政策法规性文件、重要业务文件、涉及医保基金重大事项的文件等。3.定期保管的档案期限分为30年、10年，具体保管期限根据档案的重要程度和实际利用价值确定。（四）档案清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，核对档案数量、编号、保管期限等信息，确保档案账实相符。2.每年对档案保管情况进行全面检查，检查档案的保管环境、载体状况等，发现问题及时处理。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则：严格按照国家法律法规和本局档案管理制度规定的程序和范围提供档案利用服务。2.服务大局原则：以医保工作大局为出发点，积极主动为医保决策、业务工作、社会服务等提供档案信息支持。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案检索效率，为利用者提供便捷、高效的服务。（二）利用范围1.医保局内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅医保局档案。3.司法机关、纪检监察部门因办案需要查阅医保局档案。4.参保单位、参保人员因办理医保业务需要查阅相关档案。（三）利用程序1.医保局内部工作人员查阅、借阅档案：填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并做好查阅、借阅登记。查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借、涂改、损毁档案。2.上级主管部门、相关单位查阅医保局档案：由医保局相关部门负责协调，档案管理部门根据需要提供档案复印件或查阅服务，并做好登记。3.司法机关、纪检监察部门查阅医保局档案：应出具正式的查阅函件，档案管理部门按照规定程序办理查阅手续，并做好记录。查阅过程中应安排专人陪同，确保档案安全。4.参保单位、参保人员查阅相关档案：按照医保局对外服务窗口的规定程序办理查阅手续，档案管理部门根据需要提供相应的档案复印件或查阅服务，并做好登记。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用者等信息进行详细记录。2.登记内容包括：查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、档号、查阅（借阅）目的、归还日期等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合医保工作实际，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，准确判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关部门代表组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的重要性、时效性、完整性等因素。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点审查。3.结合医保工作发展变化，对已不适应工作需要的档案进行鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案名称、档号、年度、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报医保局分管领导批准后实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁彻底。销毁过程中应进行现场监督，销毁后在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医保局档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息的快速检索、在线查阅、远程利用等功能，为医保工作提供便捷的档案信息支持。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案目录信息录入档案管理信息系统，建立电子档案目录数据库。4.挂接存储：将数字化档案图像与对应的目录信息进行挂接存储，形成电子档案库。（三）信息系统管理1.配备专业的系统管理人员，负责档案管理信息系统的日常维护和管理。2.建立健全信息系统安全管理制度，采取数据备份、访问控制、防火墙等安全措施，确保档案信息系统的安全稳定运行。3.定期对档案管理信息系统进行升级和优化，提高系统的功能和性能。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉医保业务工作流程。2.具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责。3.遵守档案管理规章制度，严格按照工作程序和标准开展档案管理工作。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，确保档案管理工作规范有序。2.做好档案库房的安全管理工作，定期检查档案保管环境，及时处理发现的问题。3.维护档案管理信息系统，保证系统的正常运行，及时更新档案数据。4.为档案利用者提供优质服务，解答利用过程中的疑问，协助办理查阅、借阅手续。5.参与档案鉴定、销毁工作，按照规定程序做好相关记录。6.开展档案业务研究和创新，不断提高档案管理工作水平。九、监督与考核（一）监督检查1.医保局档案管理部门定期对本局各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。