公司档案部惩处制度

PAGE公司档案部惩处制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，维护档案的真实性、完整性和安全性，确保档案工作的规范有序进行，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本惩处制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及涉及公司档案管理工作的外部人员。（三）基本原则1.依法依规原则：惩处措施严格依据国家法律法规、行业标准以及公司相关规定执行。2.公平公正原则：对违规行为的认定和惩处，遵循公平、公正的原则，确保制度面前人人平等。3.教育与惩处相结合原则：以教育为主，惩处为辅，通过惩处促使员工遵守档案管理规定，同时加强对员工的教育引导，提高档案管理意识。二、档案管理职责与违规行为界定（一）档案管理人员职责1.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.对档案的安全保管负责，采取必要的安全防护措施，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案管理中的问题。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交至档案部。2.协助档案部做好档案的清查、盘点等工作，提供相关档案信息。3.遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、出借本部门档案。（三）其他员工职责1.妥善保管个人在工作中形成的各类档案资料，并按照要求及时移交至档案部。2.借阅档案时，严格遵守借阅制度，按时归还，不得转借他人或擅自复制、摘抄档案内容。3.不得故意损坏、丢失公司档案，不得泄露档案机密信息。（四）违规行为界定1.档案收集方面违规行为未按规定及时收集应归档的文件资料，导致档案缺失。对重要文件资料隐瞒不报，致使档案内容不完整。2.档案整理方面违规行为未按照档案分类标准进行整理，导致档案混乱无序。擅自更改档案内容或编号，影响档案的真实性和准确性。3.档案归档方面违规行为逾期未将档案移交至档案部，造成档案积压。归档的档案资料不符合要求，如手续不全、签字盖章缺失等。4.档案保管方面违规行为未妥善保管档案，导致档案损坏、霉变、丢失。违反档案安全管理制度，如在档案保管场所吸烟、使用明火等，造成安全隐患。未经批准擅自将档案带出公司或外借，导致档案失控。5.档案利用方面违规行为未经授权查阅、借阅档案，或超越权限查阅、借阅档案。在借阅档案过程中，擅自涂改、复制、摘抄档案内容，或将档案转借他人。利用档案谋取私利，或泄露档案机密信息。三、惩处措施（一）警告1.适用情形初次违反档案管理规定，情节较轻，未造成严重后果的。能够主动承认错误，并及时纠正违规行为的。2.惩处方式由档案部发出书面警告通知，指出违规行为及后果。在公司内部进行通报批评，提醒全体员工引以为戒。（二）罚款1.适用情形因违规行为给公司档案管理工作造成一定损失，但损失金额较小的。多次违反档案管理规定，经警告后仍未改正的。2.惩处方式根据违规行为的严重程度和造成的损失情况，确定罚款金额，罚款金额从[X]元至[X]元不等。罚款从员工当月工资中扣除，并在公司财务部门备案。（三）降职或降薪1.适用情形违规行为导致公司档案管理出现较大问题，影响正常工作开展的。因违规行为给公司造成较大经济损失或声誉损害的。2.惩处方式由公司人力资源部门根据相关规定，对违规员工进行降职或降薪处理。降职幅度根据员工原职务和违规情节确定，降薪幅度一般为原工资的[X]%至[X]%。（四）辞退1.适用情形严重违反档案管理规定，如故意销毁重要档案、泄露大量机密档案信息，给公司造成重大损失的。多次违规且拒不改正，情节恶劣，严重影响公司档案管理秩序的。2.惩处方式由公司人力资源部门按照辞退程序办理相关手续，解除与违规员工的劳动合同。对于因违规行为给公司造成损失的，公司保留依法追究其法律责任的权利。四、惩处程序（一）违规行为发现与报告1.档案管理人员在日常工作中发现违规行为，应及时记录并报告档案部负责人。2.其他部门或员工发现档案管理违规行为，应及时向档案部或公司相关管理部门报告。（二）调查核实1.档案部负责人接到报告后，应立即组织人员对违规行为进行调查核实。2.调查人员通过查阅档案记录、询问当事人、收集相关证据等方式，全面了解违规行为的事实经过。（三）证据收集1.在调查过程中，调查人员应注重收集与违规行为相关的各种证据，如文件资料、工作记录、证人证言等。2.证据应真实、合法、有效，并能够充分证明违规行为的存在。（四）违规认定与惩处建议1.根据调查核实的情况，档案部会同公司相关部门对违规行为进行认定，并提出相应的惩处建议。2.惩处建议应明确惩处措施、依据及理由，报公司管理层审批。（五）惩处决定下达1.公司管理层根据审批结果，下达惩处决定。2.惩处决定应以书面形式送达违规员工，告知其违规行为、惩处措施及申诉权利。（六）申诉与处理1.违规员工如对惩处决定不服，可在接到惩处决定之日起[X]个工作日内，向公司人力资源部门提出申诉。2.人力资源部门应在接到申诉后[X]个工作日内，组织相关部门进行复查，并将复查结果及时反馈给申诉员工。3.如复查后维持原惩处决定，申诉员工应接受惩处；如复查后改变原惩处决定，公司应按照新的惩处决定执行。五、档案管理工作中的保密规定及违规惩处（一）保密规定1.公司档案涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要内容，档案管理人员及接触档案的员工必须严格遵守保密规定。2.未经公司书面授权，任何人不得向公司以外的单位或个人泄露档案内容。3.在档案管理工作场所，应采取必要的保密措施，如限制无关人员进入、对档案资料进行加密存储等。（二）违规惩处1.对于违反保密规定，泄露档案机密信息的员工，一经查实，视情节轻重给予相应惩处。2.情节较轻的，给予警告、罚款等处罚；情节严重的，给予降职、降薪、辞退等处罚，并依法追究其法律责任。3.因员工泄露档案机密信息给公司造成损失的，公司有权要求其赔偿相应经济损