厅机关专业档案管理制度

PAGE厅机关专业档案管理制度一、总则（一）目的为加强厅机关专业档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在厅机关各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厅机关各部门在履行职能活动中形成的专业档案，包括但不限于业务文件、技术资料、会议记录、统计报表、合同协议、资质证照等各类具有保存价值的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则厅机关专业档案实行集中统一管理，由厅办公室档案管理部门归口负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应遵循真实、准确、完整的要求，如实反映厅机关各项工作的实际情况，不得擅自篡改、伪造档案内容。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，满足厅机关各项工作对档案信息的需求。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息的泄露。二、档案管理职责（一）厅办公室档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定厅机关专业档案管理制度并组织实施。2.负责厅机关专业档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等日常管理工作。3.建立健全厅机关专业档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细登记。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全存放。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理的信息化水平。6.组织开展档案业务培训，提高厅机关工作人员的档案意识和档案管理能力。7.负责向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案。8.对厅机关各部门的档案管理工作进行监督指导，定期检查档案管理情况，发现问题及时督促整改。（二）厅机关各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门专业档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整。2.按照厅机关专业档案管理制度的要求，对本部门形成的文件材料进行分类整理，定期向厅办公室档案管理部门移交。3.配合厅办公室档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，如实提供相关档案信息。4.加强对本部门工作人员的档案意识教育，督促其做好文件材料的收集和整理工作，确保档案质量。三、档案收集（一）收集范围厅机关各部门应按照国家有关规定和本制度的要求,收集本部门在履行职能活动中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括但不限于以下内容：1.业务文件：上级机关下发的与本部门业务相关的文件、本部门制定的业务工作方案、计划、总结、报告、请示、批复等。2.技术资料：科研项目立项报告、研究成果报告、技术标准、操作规程、技术图纸、测试报告等。3.会议记录：各类工作会议、专题会议、研讨会等的会议记录、纪要。4.统计报表：本部门业务工作的统计报表、数据汇总分析报告等。5.合同协议：与外单位签订的各类合同、协议、合作意向书等。6.资质证照：本部门及工作人员获得的各类资质证书、许可证、荣誉证书等。其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案整理要求。3.对电子文件材料，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集，确保电子文件的格式规范、元数据完整、真实可用。4.各部门应定期将收集的文件材料进行整理，向厅办公室档案管理部门移交，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类根据厅机关专业档案的内容和性质，按照以下分类方法进行整理：业务类：按照业务工作的类别进行分类，如政策法规、行政审批、市场监管、公共服务等。技术类：按照技术领域或专业方向进行分类，如工程技术、信息技术、医疗卫生技术等。会议类：按照会议的类型或主题进行分类，如工作会议、专题会议、学术会议等。统计类：按照统计报表的种类或统计时间段进行分类。合同类：按照合同的类型或签订时间进行分类。资质证照类：按照资质证照的类别或颁发时间进行分类。其他类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查找。编号方法可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式，具体编号方案由厅办公室档案管理部门统一制定。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库，方便档案的检索和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字，便于档案的保管和查阅。装订时应去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行修复。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，档案盒应符合档案保管要求，盒面应标明档案编号、题名、保管期限等信息。档案盒应排列整齐，存放在档案架上。五、档案归档（一）归档时间各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的专业档案整理完毕，向厅办公室档案管理部门移交归档。对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案按照档案移交清单的内容进行核对，确保档案的数量、质量和完整性。2.厅办公室档案管理部门对接收的档案进行检查，对不符合归档要求的档案，应及时退回原部门进行补充或整改。3.经检查合格的档案，由厅办公室档案管理部门进行登记入库，并按照档案分类方案进行排列上架。六、档案保管（一）保管场所厅机关应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全存放。档案库房应配备必要的档案保管设施设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行排列上架，存放有序，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的实体安全。对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在[具体温度范围]，湿度应保持在[具体湿度范围]。4.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行清扫，保持库房整洁。5.加强对档案库房的安全管理，配备必要的安全防护设施，如监控设备、门禁系统等，防止档案被盗、被抢、被篡改等情况的发生。6.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。七、档案鉴定（一）鉴定组织成立厅机关档案鉴定工作小组，由厅办公室档案管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对厅机关专业档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的价值。（三）鉴定内容1.档案的真实性：审查档案内容是否真实反映厅机关各项工作的实际情况，有无篡改、伪造等情况。2.档案的完整性：检查档案是否齐全完整，是否存在缺页、漏项等情况。3.档案的价值：根据档案的形成时间、内容、来源、形式等因素，综合判定档案的保存价值，确定档案的保管期限。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案进行逐件审查，直接判断档案的价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较分析，判断档案的价值。3.专家咨询法：对于专业性较强的档案，可咨询相关专家的意见，确定档案的价值。（五）保管期限划分档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为[具体年限]年、[具体年限]年。1.永久保管的档案：厅机关制定的重要政策法规、规范性文件。厅机关的年度工作计划、总结、统计报表等综合性文件材料。厅机关召开的重要会议、重大活动的文件材料。厅机关与外单位签订的重要合同、协议。厅机关获得的重要荣誉证书、资质证照。其他具有重要保存价值的文件材料。2.定期保管的档案：定期保管的档案根据其价值和实际需要确定保管期限，期满后经鉴定可以销毁的档案，应按照规定进行销毁。（六）鉴定结果处理档案鉴定工作小组应根据鉴定结果，编制档案鉴定意见书，提出档案的存毁意见。对拟销毁的档案，应填写档案销毁清单，经厅机关负责人批准后进行销毁。对仍需保存的档案，应按照规定调整保管期限，并做好相关记录。八、档案利用（一）利用范围厅机关工作人员因工作需要，可以查阅利用本部门及其他部门的专业档案。外单位因工作需要查阅利用厅机关专业档案的，应按照国家有关规定办理查阅手续。（二）利用手续1.内部查阅厅机关工作人员查阅利用档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等内容，经所在部门负责人签字同意后，到厅办公室档案管理部门查阅。2.外部查阅外单位查阅利用厅机关专业档案，应提前向厅办公室档案管理部门提交查阅申请函，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等内容，并加盖单位公章。厅办公室档案管理部门对查阅申请进行审核，经厅机关负责人批准后，安排专人负责查阅，并做好查阅记录。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。（三）利用方式1.查阅档案查阅人员应在档案管理人员的陪同下，在档案查阅室查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照、摄像档案内容。如需摘抄、复制、拍照、摄像档案内容的，应按照规定办理审批手续。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等内容，经所在部门负责人签字同意后，到厅办公室档案管理部门办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过[具体天数]天，如需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、丢失档案。（四）利用监督与反馈厅办公室档案管理部门应加强对档案利用工作的监督，定期检查档案查阅、借阅记录及档案利用情况，发现问题及时处理。档案利用人员应及时反馈档案利用过程中发现的问题，如档案内容不完整、字迹不清等，以便档案管理部门及时进行处理。九、档案统计（一）统计内容厅办公室档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅利用人次、查阅利用档案数量等。（二）统计方法档案统计应采用定期统计和不定期统计相结合的方式。定期统计应每月、每季度、每年进行一次，统计结果应及时上报厅机关负责人。不定期统计应根据工作需要随时进行，对重要档案管理情况进行专项统计。（三）统计报表厅办公室档案管理部门应按照规定的格式和要求，定期编制档案统计报表，报表内容应真实、准确、完整。档案统计报表应报送厅机关负责人及上级档案管理部门，并妥善保存。十、档案信息化建设（一）建设目标推进厅机关专业档案信息化建设，建立档案信息数据库,实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平，为厅机关各项工作提供便捷的档案信息服务。（二）建设内容1.档案数字化对厅机关现有的专业档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，建立档案信息数据库。档案数字化应确保扫描图像清晰、完整，数据准确无误。2.档案管理系统建设开发或选用适合厅机关档案管理工作的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用等全过程的信息化管理。档案管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计等功能，方便档案管理人员操作和利用。3.档案信息安全保障加强档案信息化建设中的信息安全保障工作，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等安全措施，确保档案信息的安全。（三）建设要求