城建办档案管理制度汇编

PAGE城建办档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强城建办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于城建办各部门及全体工作人员在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等各种形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：城建办档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实完整原则：档案应如实反映城建办各项工作的实际情况，保持其原始性和完整性。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善城建办档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管城建办各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作。3.建立健全档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等。6.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案管理人员进行业务培训。7.积极开发利用档案信息资源，为城建办各项工作提供服务。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理的要求，定期将本部门的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案的损坏、丢失和泄密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。2.认真做好档案的收集、整理、保管、查阅、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和科学化。3.熟悉档案业务，不断提高业务水平，积极参加档案业务培训和学习。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管情况，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。5.对档案管理工作中出现的问题及时向领导汇报，并提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.城建办在各项工作中形成的文件、通知、报告、会议记录、决议、合同、协议、图纸、图表、照片（底片）、录音带（录像带）、光盘等各种形式的材料。2.上级机关下发的与城建办工作有关的文件、资料。3.城建办与其他单位往来的文件、函件、合同等。4.城建办工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作成果、获奖情况等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署齐全，符合档案管理的要求。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件损坏或丢失。4.收集的文件材料应按照规定的时间和要求及时移交综合档案室。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、声像档案类等。2.编号：对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用全宗号、目录号、案卷号、件号等多级编号方式。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映城建办主要职能活动和基本历史面貌的，对城建办工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映城建办一般工作活动，在较长时间内对城建办工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映城建办短期工作活动，在较短时间内对城建办工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.对电子档案应采取备份存储、异地存储等措施，防止数据丢失。同时，要定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。（三）库房管理1.档案库房应安排专人负责管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.档案库房管理人员应严格遵守库房管理制度，做好库房的日常管理工作。3.库房内严禁吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。4.定期对库房进行清洁卫生，保持库房整洁。5.做好库房温湿度的记录和调控工作，确保库房温湿度符合档案保管要求。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围本制度适用于城建办内部工作人员、上级主管部门、相关单位及个人因工作需要查阅城建办档案的情况。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经部门负责人签字同意后，交综合档案室审核。3.综合档案室根据申请内容，确定是否提供查阅，并安排专人负责查阅服务。4.查阅人员凭有效证件到综合档案室查阅档案，查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。（三）利用方式1.查阅人员可在综合档案室现场查阅档案，如需复印、拍照、摘录档案内容，应经综合档案室同意，并按照规定办理相关手续。2.对涉及机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还综合档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（四）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、拍照、摘录等利用情况进行详细记录。登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、利用方式、归还日期等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，以维护档案的历史真实性和完整性为原则，准确判定档案的价值，确保档案的科学管理和有效利用。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件逐页进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的价值。2.分析比较法：将档案与同类档案或相关档案进行比较，分析其异同点，判断档案的价值。3.效益评估法：从档案对城建办工作的实际效益出发，评估档案的利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定失去保存价值的档案，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等信息。3.《档案销毁清册》经综合档案室负责人审核，报城建办领导批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、归档、查阅、利用、鉴定、销毁等工作情况。3.档案库房的温湿度、安全状况等情况。（二）统计要求1.综合档案室应建立档案统计台账，定期对档案工作情况进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。3.定期对统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。（三）移交规定1.各部门应按照档案管理的要求，定期将本部门形成的档案移交综合档案室。移交时间一般为每年的[具体时间]。2.移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管