常态化安全档案管理制度

PAGE常态化安全档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的安全管理工作，规范安全档案的建立、管理和使用，确保安全信息的完整性、准确性和可追溯性，有效预防和应对各类安全事故，保障公司/组织的正常运营和员工的生命财产安全，特制定本常态化安全档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及安全管理工作的相关活动及资料的档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家相关法律法规以及行业标准，确保安全档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：安全档案应如实记录安全管理活动的全过程，数据准确、内容完整，不得弄虚作假。3.分类管理原则：按照安全管理的不同类别和性质，对安全档案进行科学分类，便于查找、使用和管理。4.保密安全原则：妥善保管安全档案，防止信息泄露，确保档案的安全性和保密性。二、安全档案的分类与内容（一）安全管理文件档案1.法律法规与标准规范收集、整理国家及地方有关安全管理的法律法规、政策文件，如安全生产法、消防法、职业病防治法等。行业相关的安全标准规范，如建筑施工安全标准、化工行业安全规范等，并确保及时更新。2.公司安全管理制度制定的安全管理各项规章制度，包括安全生产责任制、安全检查制度、安全教育培训制度、事故应急预案等。制度的修订记录，包括修订原因、修订内容、审批过程等。3.安全管理工作文件安全管理工作计划、总结、报告等，如年度安全工作计划、季度安全工作总结、安全事故调查报告等。安全会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容及决议等。（二）安全检查与隐患排查档案1.安全检查表按照不同的场所、设备、活动等制定的详细安全检查表，如车间安全检查表、仓库安全检查表、施工现场安全检查表等。检查表的使用记录，包括检查时间、检查人员、检查结果等。2.隐患排查记录定期和不定期隐患排查工作记录，记录发现的安全隐患情况，包括隐患位置、隐患描述、隐患等级等。隐患整改情况跟踪记录，包括整改措施、整改责任人、整改期限、整改结果等。（三）安全教育培训档案1.培训计划年度安全教育培训计划，明确培训目标、培训对象、培训内容、培训时间安排等。根据实际情况调整后的培训计划及审批记录。2.培训教材与资料收集整理的各类安全教育培训教材、课件、视频等资料，如安全操作规程手册、消防安全知识读本等。培训资料的更新记录。3.培训记录每次安全教育培训的详细记录，包括培训时间、培训地点、培训讲师、培训内容、参加人员签到表、培训效果评估等。（四）安全设施与设备档案1.安全设施档案消防设施档案，包括消防器材清单、消防设施检查记录、维护保养记录、维修更换记录等。安全防护设施档案，如防护栏杆、安全网、通风设备等的相关资料，包括安装记录、使用情况记录、检查维护记录等。2.设备安全档案公司内各类生产设备、特种设备的档案，包括设备台账、设备操作规程、设备维护保养计划、设备维修记录、设备定期检验报告等。新设备的采购合同、安装调试记录、验收报告等资料。（五）安全事故档案1.事故报告安全事故发生后的即时报告，包括事故发生时间、地点、经过、伤亡情况、初步原因分析等。事故后续报告，如事故原因详细分析报告、事故责任认定报告等。2.事故调查资料事故调查过程中收集的各种证据材料，如现场照片、视频、证人证言、技术鉴定报告等。事故调查组成员名单、调查工作记录等。3.事故处理记录事故处理决定，包括对事故责任单位和责任人的处罚决定等。事故整改措施及落实情况记录。（六）职业健康档案1.职业健康体检档案员工职业健康体检计划及执行记录，包括体检时间、体检机构、体检项目、体检结果等。对体检结果异常员工的跟踪复查记录。2.职业病危害因素检测档案工作场所职业病危害因素定期检测报告，记录检测时间、检测项目、检测结果等。检测机构资质证明及检测合同等资料。3.职业健康防护档案为员工配备的个人职业健康防护用品清单，包括防护用品名称、型号、发放记录等。职业健康防护用品的定期检查记录。三、安全档案的建立与收集（一）责任部门与人员1.各部门负责本部门安全管理活动相关档案资料的收集、整理和初步审核，并指定专人负责档案管理工作。2.安全管理部门负责对全公司/组织的安全档案进行统一指导、监督和汇总归档。（二）档案建立要求1.安全档案应及时建立，确保与安全管理活动同步进行。各项安全管理工作开展过程中，相关责任人应按照档案内容要求，准确、完整地记录相关信息。2.档案资料应使用原件，如因特殊原因需使用复印件的，应在复印件上注明原件存放处，并经相关负责人签字确认。3.档案内容应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，不得随意涂改、伪造。（三）收集渠道1.日常安全管理工作中产生的各类文件、记录、报告等，由各部门及时收集整理。2.安全检查、隐患排查、培训教育、设备维护等活动结束后，相关人员应及时将形成的资料报送至档案管理人员。3.外部获取的与安全管理相关的文件、资料，如法律法规更新文件、行业协会通知等，由专人负责收集并传递给档案管理部门。四、安全档案的整理与归档（一）整理原则1.按照安全档案的分类标准，对收集到的资料进行分类整理，确保同一类别的档案集中存放。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除资料中的无关信息，对破损、褪色的资料进行修复或复制，保证档案资料的完整性和可读性。（二）归档方法1.纸质档案应按照分类顺序依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止日期等信息。2.电子档案应按照分类建立文件夹，文件夹命名应规范清晰，电子文件应按照日期或编号顺序排列，并建立相应的索引目录，便于快速检索。3.建立安全档案总目录，详细记录各类档案的名称、编号、存放位置等信息，方便查阅和管理。五、安全档案的保管与借阅（一）保管要求1.设立专门的安全档案保管场所，确保档案存放环境安全，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.定期对安全档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对电子档案要定期进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应妥善保管，异地存放。（二）借阅规定1.因工作需要借阅安全档案的，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅档案名称、借阅期限等信息，经部门负责人和安全管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅人员应严格遵守档案借阅制度，不得擅自转借、复印、涂改、损坏档案资料。如需摘录或复制部分内容，应经档案管理部门同意。3.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案。如需延期借阅，应重新办理审批手续。4.档案管理人员应对借阅情况进行登记，记录借阅时间、借阅人员、归还时间等信息，确保档案的安全和完整。六、安全档案的更新与销毁（一）更新要求1.安全档案应根据安全管理工作的变化和实际情况及时更新。如法律法规修订、公司安全管理制度调整、安全设施设备更换等，相关档案资料应在规定时间内进行修订和补充。2.档案更新后，应在原档案资料上注明更新日期，并将更新后的资料及时归档。同时，对相关索引目录等进行同步更新。（二）销毁规定1.对于已失去保存价值的安全档案，应按照规定程序进行销毁。销毁前，由档案管理部门提出销毁申请，填写销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.销毁申请经安全管