幼儿图书馆档案管理制度

PAGE幼儿图书馆档案管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿图书馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿图书馆全体工作人员及与图书馆业务相关的各类档案管理。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿图书馆在业务活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案由图书馆综合档案室集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映图书馆的业务活动和历史面貌。3.完整性原则：保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及机密的档案严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理图书馆各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查询。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等工作。6.组织开展档案业务培训，提高工作人员的档案管理水平。7.积极提供档案利用服务，为图书馆的决策、教学、科研等工作提供支持。（二）各部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交综合档案室。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时归档和妥善保管。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括图书馆的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、人事档案、财务档案等。2.业务工作类档案：如幼儿图书采购计划、图书编目数据、读者借阅记录、阅读活动方案及总结等。3.设备设施类档案：图书馆的建筑图纸、设备购置合同、设备维护记录等。4.声像类档案：图书馆举办活动的照片、视频、录音等资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。3.对重要的档案材料应进行备份，以防丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，分为行政管理、业务工作、设备设施、声像等类别，并在各类别下进一步细分二级类目。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。3.装订：对纸质档案进行整理装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管措施1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，定期进行检查和维护。3.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况。4.定期对档案进行清查，确保档案的数量和质量与台账记录一致。（三）安全管理1.严格遵守档案库房的安全管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.加强对档案库房的安全检查，发现问题及时处理。3.做好档案的保密工作，防止档案信息泄露。五、档案的利用（一）利用范围1.图书馆工作人员因工作需要查阅档案。2.幼儿家长及相关单位因合理需求查阅与幼儿阅读相关的档案。3.因教学、科研等需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交综合档案室审核。3.综合档案室根据审核情况，确定是否提供查阅，并安排专人协助查阅。4.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室同意。（三）利用登记1.对档案的查阅、复印、摘录等利用行为进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。2.登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析和慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合图书馆实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经图书馆领导审批后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为图书馆的发展提供有力支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和档案管理软件，满足档案信息化管理的需求。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.加强对电子档案的安全管理，设置用户权限，防止电子档案被篡改或丢失。4.定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）信息化利用1.利用档案信息