档案查询及借阅工作制度

PAGE档案查询及借阅工作制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的管理，规范档案查询及借阅工作流程，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及员工对档案的查询及借阅活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查询及借阅工作必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准。2.安全保密原则：确保档案信息不泄露，维护档案的安全与完整。3.规范有序原则：明确查询及借阅流程，保证工作有序进行。4.服务高效原则：在确保安全和规范的前提下，为档案使用人员提供高效便捷的服务。二、档案查询（一）查询主体及权限1.公司/组织内部员工因工作需要可申请档案查询。2.不同岗位人员的查询权限根据其工作职责和业务需求进行设定：普通员工：可查询与其工作直接相关的一般性档案资料。部门主管：有权查询本部门业务范围内的档案，包括但不限于工作计划、总结、业务文件等。高级管理人员：根据工作需要，可查询涉及公司/组织整体运营、战略决策等方面的档案。（二）查询流程1.申请人填写《档案查询申请表》，详细注明查询目的、所需档案名称或范围、查询时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审批，部门负责人应根据申请人的工作需求和权限进行审核，如申请合理，予以签字批准。3.申请人持经审批的申请表前往档案管理部门。档案管理人员根据申请表内容，在档案系统中进行检索，并查找相应档案。4.档案管理人员在查找档案过程中，如发现档案存在缺失、损坏等情况，应及时记录并向相关部门反馈。5.对于能够提供的档案，档案管理人员应在指定地点为申请人提供查阅服务。查阅过程中，申请人应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。6.查询结束后，申请人应在档案查阅登记簿上签字确认查阅情况。（三）特殊情况查询1.涉及重大项目、重要决策等特殊情况需要查询档案的，申请人应详细说明查询原因及用途，并经公司/组织高层领导审批同意。2.档案管理部门接到高层领导审批意见后，应优先安排查询工作，并确保查询过程的准确性和保密性。三、档案借阅（一）借阅主体及条件1.公司/组织内部员工因工作需要且符合借阅条件的，可申请档案借阅。2.借阅条件如下：借阅人必须是公司/组织正式员工，且具备相应的工作权限。借阅人应具备良好的档案保管意识，承诺遵守本制度规定。因工作需要长期借阅特定档案的，借阅人所在部门应提供必要的担保措施，确保档案安全归还。（二）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，明确借阅档案名称、借阅期限、用途等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对借阅申请的必要性和合理性进行评估，审核通过后签字批准。3.借阅人持经部门负责人审批的申请表前往档案管理部门。档案管理人员对申请表进行再次审核，确认借阅人资格及申请内容合规后，办理借阅手续。4.档案管理人员根据申请表内容，从档案库中取出相应档案，与借阅人当面核对档案数量、完整性等，并在档案借阅登记簿上详细记录借阅信息，包括借阅人姓名、部门、档案名称、借阅日期、预计归还日期等。5.借阅人应在借阅期限内妥善保管档案，不得转借他人、擅自复制或用于申请以外的其他用途。如因特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。6.借阅期满，借阅人应按时归还档案。档案管理人员对归还的档案进行检查，确认档案无损坏、缺失、涂改等情况后，在档案借阅登记簿上记录归还日期，并办理注销借阅手续。（三）特殊档案借阅1.涉及公司/组织机密、核心技术等重要档案的借阅，必须经公司/组织最高管理层批准，并严格按照保密规定进行管理。2.对于此类特殊档案，借阅人应签署保密协议，承诺在借阅期间及归还后妥善保管档案信息，不得泄露给任何无关人员。档案管理部门应采取必要的监控措施，确保档案的安全流转。四、档案归还与续借（一）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限届满前归还档案。如遇特殊情况无法按时归还，应提前办理续借手续。2.归还的档案应保持整洁、完整，不得有损坏、涂改、抽取等情况。如有发现上述问题，借阅人应承担相应责任，并按照档案管理部门的要求进行修复或赔偿。3.档案管理人员在接收归还档案时，应认真核对档案数量、内容及完整性，确认无误后在档案借阅登记簿上签字确认。（二）续借流程1.借阅人如需续借档案，应在借阅期限届满前[X]个工作日向档案管理部门提交《档案续借申请表》，说明续借原因及预计续借期限。2.档案管理部门对续借申请进行审核，如认为续借理由合理且符合规定，予以批准，并在档案借阅登记簿上更新续借信息。3.续借期限一般不得超过原借阅期限，特殊情况需延长续借期限的，应经档案管理部门负责人审批。五、档案保管与保护（一）档案保管环境1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保库房环境符合档案保管要求。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。2.库房温度应保持在[适宜温度范围]，相对湿度应控制在[适宜湿度范围]。档案管理人员应定期对库房环境进行监测和记录，确保环境条件稳定。（二）档案整理与存放1.档案管理人员应按照档案分类标准，对档案进行科学整理和编号。档案编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。2.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序进行存放，排列整齐有序。对于电子档案，应建立完善的电子档案管理系统，确保档案数据的安全存储和有效检索。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和维护，发现档案有损坏、褪色等情况应及时采取修复措施。2.对于重要档案，应采取备份存储等方式，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失或损坏。3.加强对档案库房的安全管理，配备必要的安全防范设备，如监控摄像头、门禁系统等，确保库房安全。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案信息予以保密。未经授权，不得向任何无关人员透露档案内容。2.在档案查询及借阅过程中，档案管理人员应监督查阅及借阅人员的行为，防止信息泄露。对于涉及机密的档案，应在专门的保密区域进行查阅和借阅。3.借阅人应对所借阅档案的保密负责，不得将档案信息用于任何非法或不当目的。如发现档案信息有泄露风险，应及时向档案管理部门报告。（二）安全管理1.档案管理部门应制定安全应急预案，应对可能出现的火灾、水灾、盗窃等安全事故。定期组织安全演练，提高应急处理能力。2.加强对档案库房及周边环境的安全巡查，及时发现并排除安全隐患。对档案管理设备进行定期维护和检查，确保设备正常运行。3.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。进入库房的人员应登记姓名、部门、进入时间等信息。七、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案查询及借阅工作进行检查和监督。监督小组由档案管理部门负责人、相关业务部门代表等组成。2.监督小组应检查档案查询及借阅流程的执行情况、档案保管与保护措施的落实情况、档案保密与安全制度的遵守情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.建立档案查询及借阅工作考核制度，对档案管理部门及相关工作人员的工作进行考核评价。考核内容包括工作流程执行情况、档案管理质量、服务满意度等方面。2.考核结果与个人绩效挂钩，对于在档案管理工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对于违反本制度规定、导致档案管理出现问题的部门和个人，视