合同审批与执行标准化流程手册

合同审批与执行标准化流程手册一、前言本手册旨在规范企业合同全生命周期管理，明确合同从起草到归档各环节的责任主体、操作要求及风险控制要点，保证合同审批流程高效、合规，合同执行过程可控、可追溯，保障企业合法权益，降低运营风险。本手册适用于企业所有业务部门、法务部门、财务部门及相关管理人员，涉及各类业务合同、服务合同、采购合同等的审批与执行管理。二、适用范围与对象（一）适用合同类型本手册涵盖企业经营管理中各类对外合同，包括但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务交付）、服务合同（咨询、技术服务、外包等）、租赁合同（场地、设备）、合作协议（项目合作、代理合作）等。企业内部合同、劳动合同及法律法规另有规定的特殊合同除外。（二）涉及部门及人员业务部门：合同发起部门，负责需求对接、草稿拟定、履行执行；法务部门：负责合同合法性、合规性审核，条款风险把控；财务部门：负责合同金额、付款方式、税务条款等财务审核；审批管理层：根据合同金额及重要性，履行相应审批权限（部门负责人、分管副总、总经理等）；档案管理部门：负责合同正本及关联文件的归档、保管与调阅管理。三、标准化操作流程（一）合同起草阶段目标：基于业务需求，形成内容完整、条款清晰的合同初稿。需求对接与资料收集责任主体：业务部门经办人（经办人）操作内容：与合同相对方明确合作内容、权利义务、交易金额、履行期限等核心要素；收集相对方主体资格材料（营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书等），核实其合法存续状态及履约能力；确认合同类型对应的标准化模板（如无模板，需参考行业惯例拟定基础框架）。输出成果：《合同需求确认清单》（含相对方信息、合作核心条款、附件清单等）。合同草稿拟定责任主体：经办人（主导）、部门负责人（部门负责人，审核业务可行性）操作内容：按照企业《合同标准化模板》填写合同，包括：合同主体信息、合作内容与范围、双方权利与义务、价格与支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、生效条件、附件等核心条款；保证条款表述准确、无歧义，避免模糊用语（如“大概”“左右”）；拟定附件（如技术参数、服务标准、验收流程等），与内容保持一致。输出成果：《合同（草稿）》、附件材料、《合同需求确认清单》。（二）内部审批阶段目标：通过多部门审核，保证合同内容合法、合规、合理，符合企业利益。业务部门初审责任主体：部门负责人审核重点：合作内容是否符合部门业务规划及企业战略；权利义务对等性，是否存在明显利益倾斜；履行期限、交付标准是否可执行；合同金额是否在部门预算范围内。操作要求：初审通过后，在《合同审批表》中签署意见并流转至法务部门；若不通过，退回经办人修改并重新提交。法务部门审核责任主体：法务专员（法务专员）、法务部门负责人（法务负责人）审核重点：合同主体是否具备完全民事行为能力，授权委托是否有效；条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等），是否存在法律风险；违约责任、争议解决方式是否明确、可操作；知识产权、保密等特殊条款是否完整。操作要求：审核通过后，在《合同审批表》中签署意见并流转至财务部门；若需修改，出具《合同修改意见清单》，明确修改内容及依据，退回经办人调整。财务部门审核责任主体：财务专员（财务专员）、财务部门负责人（财务负责人）审核重点：合同金额、计价方式、税费承担是否准确，符合企业财务制度；付款条件、支付节点是否与企业资金计划匹配；发票类型、开具要求是否符合税务规定；涉及保证金、预付款的，是否明确退还条件及流程。操作要求：审核通过后，在《合同审批表》中签署意见并流转至管理层审批；若需修改，反馈至经办人调整财务相关条款。管理层审批责任主体：根据合同金额及重要性，由部门负责人、分管副总、总经理分级审批（具体权限见企业《合同管理办法》）。审批重点：合同事项对企业整体经营的影响；重大风险决策的合理性；超权限合同是否符合特殊审批流程（如董事会决议）。操作要求：审批通过后，在《合同审批表》中签署最终意见，审批流程结束；若未通过，退回业务部门并说明理由。（三）合同签署阶段目标：完成合同合法签署，明确双方权利义务，保证合同生效。最终稿确认与打印责任主体：经办人操作内容：根据各部门审批意见修改合同草稿，形成《合同（最终稿）》，经所有审批部门确认无误后打印；保证合同文本份数满足签署及归档需求（通常一式多份，双方各执正本，企业留存副本及复印件）。合同签署与用印责任主体：经办人（协调）、法定代表人/授权代表（签署）、行政部（用印管理）操作内容：双方签署：企业由法定代表人或其授权代表（需出具《授权委托书》）签字，相对方由其法定代表人或授权代表签字，并加盖公章或合同专用章；用印管理：行政部核对签署人身份及《授权委托书》（如需）后，加盖企业公章或合同专用章，保证骑缝章完整（多页合同）；签署时间：合同签署日期一般为最后一方签字盖章日期，直接影响合同生效时间。合同分发与备案责任主体：经办人、行政部、档案管理部门操作内容：经办人将签署完成的合同正本交相对方，留存副本及复印件，同步将电子版至企业合同管理系统；档案管理部门收到合同后，在《合同归档登记表》中记录合同编号、名称、签署日期、份数、保管部门等信息，并分类存放。（四）履行跟踪阶段目标：保证合同按约定履行，及时发觉并处理履行过程中的问题，保障企业权益。履行计划制定责任主体：经办人、业务部门负责人操作内容：根据合同约定，制定《合同履行计划》，明确各阶段关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）、责任分工及完成标准；将履行计划同步至财务、法务等相关部门，保证信息对称。履行过程监控责任主体：经办人（主导）、相关协作部门操作内容：进度跟踪：经办人定期（如每周/每月）记录合同履行情况，对照《合同履行计划》检查是否按时完成节点，形成《合同履行记录表》；问题处理：若出现履行延迟、质量不符等问题，经办人应及时与相对方沟通，协商解决方案（如延期履行、整改赔偿），并形成书面沟通记录；付款管理：财务部门根据合同约定及履行进度，审核付款申请，保证资金支付与履行成果匹配。验收与确认责任主体：经办人、业务部门、质检部门（如需）、财务部门操作内容：验收准备：根据合同约定，明确验收标准、方法及参与人员（如技术、质量、业务部门）；验收实施：按标准对相对方交付的成果（产品、服务、项目等）进行验收，出具《合同验收报告》，明确验收结果（合格/不合格）；确认反馈：验收合格后，由双方授权代表签字确认；不合格的，要求相对方限期整改并重新验收。（五）归档管理阶段目标：实现合同全生命周期档案规范化管理，保证档案完整、安全，便于查阅与追溯。归档资料收集责任主体：经办人、档案管理部门归档范围：合同正本及副本；审批流程资料（《合同审批表》、修改意见等）；签署阶段资料（《授权委托书》、签署页复印件等）；履行阶段资料（《合同履行计划》《履行记录表》《验收报告》等）；变更或解除合同的补充协议及审批文件；与合同相关的沟通函件、会议纪要等。档案整理与保管责任主体：档案管理部门操作内容：按合同编号分类整理，建立电子与纸质档案双重索引；纸质档案装入档案盒，标注合同名称、编号、日期，存放在专用档案柜；电子档案加密存储，定期备份，保证数据安全；保管期限：根据合同类型及法律法规要求确定（如一般合同保管不少于10年，重大合同不少于20年）。档案调阅与销毁责任主体：档案管理部门、申请部门操作内容：调阅：因工作需要调阅档案的，由申请部门提交《档案调阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门负责人审批后，在档案管理室现场查阅（涉密档案需限制复印）；销毁：超过保管期限的档案，由档案管理部门提出销毁申请，经法务部门、财务部门审核及分管领导批准后，双人监销并记录销毁过程，保证档案信息无法恢复。四、关键模板表格（一）合同审批表合同名称合同编号合同类型相对方名称相对方统一社会信用代码签署日期合同金额（元）付款方式履行期限发起部门经办人联系方式合同核心条款概述（合作内容、权利义务、违约责任等）：各部门审批意见业务部门负责人：日期：法务部门审核：日期：财务部门审核：日期：管理层审批：日期：备注（二）合同履行跟踪表合同编号合同名称相对方名称履行阶段关键节点计划完成时间实际完成时间责任人履行情况说明问题记录及处理：更新日期记录人审核人（三）合同验收报告合同编号合同名称验收日期验收项目验收标准验收结果□合格□不合格验收小组意见：业务部门：质检部门（如需）：相对方确认：备注（整改要求及其他说明）：五、重要注意事项（一）合规性要求合同主体必须真实、合法，不得与“三无企业”或被吊销营业执照的主体合作，签约前需核实相对方营业执照、法定代表人证件号码明及授权委托书（如为授权签署）；合同条款不得违反法律法规强制性规定，如“霸王条款”“非法目的条款”等，法务部门需严格审核；涉及行政审批的项目（如特种设备生产、特殊行业经营），合同生效前需保证完成相关审批手续。（二）风险控制要点金额较大或风险较高的合同，需引入第三方评估（如尽职调查、审计），降低履约风险；违约责任条款需明确具体（如违约金计算方式、赔偿范围），避免模糊表述导致争议；保密条款需明保证密范围、期限及违约责任，特别是涉及商业秘密的合同。（三）沟通协作机制业务部门需主动向法务、财务部门提供合同背景及需求，保证审核部门充分理解合作意图；履行过程中出现的问题，经办人应及时向部门负责人及相关部门汇报，不得擅自处理；合同变